Совершенствование документооборота

Федеральное агентство  по образованию

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Сибирский государственный  индустриальный университет»

 

Кафедра управления качеством  и документоведения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ РАБОТА

 

 

Тема:  Организация и совершенствование документооборота в МУ ЦРБ Новокузнецкого района

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент группы ЭД – 09 у

________  _________  Е.И. Колегова

          (дата)                  (подпись)

 

Проверил:                                                                                                к.т.н., доцент   С.В. Морин

_______  __________  ________

   (оценка)                      (дата)                      (подпись)

 

 

 

 

 

 

 

Новокузнецк

2012

Содержание

 

Введение  3

1 Общая часть  6

1.1 Служба документационного обеспечения управления  6

1.2 Организация документооборота  10

1.3 Порядок работы с входящей документацией  16

1.4 Порядок работы с исходящей документацией  19

1.5 Порядок работы с внутренними документами  21

1.6 Основные правила составления и оформления документов  23

2 Специальная часть   26

2.1 Характеристика организации   26

2.2 Организация работы службы ДОУ в МУ ЦРБ Новокузнецкого района  28

2.3 Организация документооборота в МУ ЦРБ Новокузнецкого района 32

2.4 Рекомендации по совершенствованию документооборота в

МУ ЦРБ Новокузнецкого района  35

Заключение  39

Список использованной литературы 41

Приложение А  43

Приложение Б  44

Приложение В  45

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией – это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.

Таким образом, документированная  информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.

В связи с усложнением  структуры и содержания информационных ресурсов, взрывным ростом их объема возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

В рамках работ по совершенствованию организационных структур и методов управления, улучшению системы правового регулирования хозяйственной деятельности все более отчетливо выделяется комплекс социальной и технико-экономической информации, совершенствованию документирования и документооборота в системах государственного управления.

Непрерывный рост объемов  документации во всем мире, все более  широкое применение электронно-вычислительной техники при обработке информации, использование небумажных носителей и другие объективные факторы приводят специалистов к выводу о необходимости поиска новых методов разработки унифицированных форм документов с учетом возможности их компьютерной обработки.

Актуальность выбранной  темы определена недостаточной проработкой  проблемы совершенствования документирования управленческой деятельности, в данном случае Муниципального учреждения Центральная районная больница Новокузнецкого района, что ведет к снижению эффективности труда, временным и материальным издержкам.

Объектом исследования выступает Муниципальное учреждение Центральная районная больница Новокузнецкого района.

Предметом исследования является система документооборота ЛПУ: организация документооборота ЛПУ в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.

Целью написания работы является разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации на примере МУ ЦРБ Новокузнецкого района с учетом проведенного анализа методических основ и современного состояния технологии ДОУ. Достижение цели предполагает решение следующих задач:

• Изучить теоретические основы построения системы документооборота в МУ ЦРБ Новокузнецкого района;
• Охарактеризовать объект исследования;
• Провести анализ документооборота в МУ ЦРБ Новокузнецкого района, выявить основные проблемы документооборота, проанализировать направления совершенствования существующей системы документооборота;
• Разработать на основе анализа существующей системы документооборота МУ ЦРБ Новокузнецкого района конкретные мероприятия по ее совершенствованию;
• Провести расчет экономической эффективности от внедрения проекта.

В качестве методов для  проведения работы были выбраны анализ, наблюдение, опрос, изучение документационных источников, проектирование, планирование, экономический расчет.

Задачи подготовки работы можно свести к следующим:

• Приобретение навыков работы с нормативными документами по изучаемой проблеме;
• Обобщение и систематизация результатов исследований проблемы;
• Приобретение навыков обработки фактического материала, представления его в форме таблиц, схем, графиков и их анализ.

 

1 Общая часть

 

1.1 Служба документационного обеспечения управления

 

Служба документационного  обеспечения управления – это  организационное обособленное структурное  подразделение организации, выполняющее работу с документами.

Основной задачей службы ДОУ является своевременная обработка  и передача на разные уровни управленческой информации, необходимой для осуществления  функций.

Существует 3 категории  работников службы ДОУ:

1. Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции и др.
2. Специалисты: архивист, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь.
3. Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка, стенографист, секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка.

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения  управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами, отдел делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения, однако при его выборе желательно учитывать следующие факторы:

• структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);
• требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);
• существующие делопроизводственные традиции. ¹

В небольших организациях служба документационного обеспечения  управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Говоря о службе документационного  обеспечения управления, необходимо выделить функции структурных частей:

1. Функции экспедиции: прием поступающей корреспонденции; сортировка на регистрируемую и нерегистрируемую; распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учет документов; отправка исходящей корреспонденции; доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.
2. Функции группы по учету и регистрации корреспонденции: учет и регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации; проверка правильности исходящих и внутренних документов.
3. Функции группы контроля: контроль за своевременным исполнением документов; проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя; информирование руководства о ходе исполнения документов или поручений.
4. Функции отдела писем: прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан; подготовка и передача на исполнение предложений, заявлений и жалоб граждан в структурные подразделения; извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб; формирование дел с предложениями, замечаниями и жалобами и передача их в архив; анализ и обобщение исполнения; организация приема посетителей.
5. Функции архива: прием, учет, хранение, использование дел, подлежащих сдаче в архив; контроль за правильностью формирования, хранения и  использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.
6. Функции секретаря руководителя: подготовка поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам к рассмотрению руководством; организация документационного обслуживания совещаний; бездокументационное обслуживание работы руководства. ²

Повседневная деятельность службы документационного обеспечения  управления регламентируется:

• положением о службе ДОУ;
• положением о структурных подразделениях (при наличии последних в составе службы ДОУ);
• инструкцией по делопроизводству;
• инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;
• инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;
• нормами времени на выполнение работ по ДОУ;
• должностными инструкциями персонала службы.

Организационная структура  и численный состав службы ДОУ  определяется в соответствии со штатным  расписанием. Для определения оптимальной  организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ.

Примерная организационная  структура службы документационного  обеспечения управления государственного предприятия представлена в Приложении А.

Определение численного состава службы ДОУ – по структурным  подразделениям и в целом – рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации, учитывающих:

• объем документооборота;
• основные виды управленческих документов;

• периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т.п. ³

1.2 Организация документооборота

 

Документооборот – это  движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. ⁴

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, т.к. определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. ⁵

Основными характеристиками документооборота является маршрут  движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда и главное правило организации документооборота – оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

• максимально сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработки документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);
• исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке – регистрация и доставка, при их подготовке – визирование и согласование и т.д.)
• максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным;