Совершенствование документооборота

Подписанный документ передается делопроизводителю для регистрации, затем оператору копировально-множительного аппарата для тиражирования (при необходимости).

Контрольный экземпляр  документа подшивается в дело. Копии подписанных документов в  обязательном порядке передаются должностному лицу, осуществлявшему подготовку соответствующего проекта. Прочие экземпляры документа выдаются должностным лицам (структурным подразделениям) для руководства в практической работе.

 

2.4 Рекомендации по совершенствованию документооборота

в МУ ЦРБ Новокузнецкого района

 

В настоящее время  в МУ ЦРБ Новокузнецкого района ведется  традиционный документооборот. Это приводит к ряду проблем:

• Документы теряются;
• Накапливаются множество документов, назначение и источник которых неясны;
• Тратится масса рабочего времени на поиск нужного документа;
• Создается несколько копий одного и того же документа – на бумагу и копирование документов тратится немало средств;
• На подготовку и согласование тратится много времени.

Для решения данных проблем считаю необходимым провести следующие мероприятия:

1. Совершенствование существующих в МУ ЦРБ Новокузнецкого района порядка документирования документов и организации работы с ними: разработка рациональных схем движения документов, оптимизация процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения и др. Именно в неэффективной организации документооборота кроется несвоевременность принятия решений, отправки ответов заявителям, посылки запросов и т.д.

Для более оперативной работы с документами считаю необходимым установить порядок работы с некоторыми входящими документами. Для быстрого исполнения документов после регистрации передавать менее важные документы сразу исполнителям, избегая передачу для рассмотрения сначала руководством больницы.

2. Сокращение объема документооборота. Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов.

Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение документообразования. Основным его методом является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным методом сокращения неоправданного документопотока является и повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен содержать только необходимую информацию, четко трактовать сущность решения и определять реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Имея задачу сокращения расхода ресурсов, в том числе  экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул, исключения из служебной переписки немотивированных персональных обращений и выражений благодарности и т.п.

Реальным методом сокращения объемов документации является также  построение эффективных информационно-поисковых  систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии, а может быть, и планового и производственного отделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать ненадежный, а главное, длительный поиск. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети. ¹⁰

3. Электронный документооборот имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным, а именно:

• Более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;

• Автоматическое составление сводок, отчетов, справок, реестров;
• Быстрый и результативный поиск документов как по одному реквизиту, так и по совокупности реквизитов;
• Автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины;
• Автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и регистрационных карточек и т.д.;

С помощью системы  электронного документооборота можно  организовать коллективную работу над  документом. Причем в ней могут  принять участие специалисты, находящиеся в разных структурных подразделениях.

Важной особенностью систем электронного документооборота является возможность подписывать документы с помощью электронной подписи и зашифровывать их. Это позволяет не только подтверждать подлинность документа и однозначно определять его автора, но и обеспечить безопасность хранения секретной информации.

Если при отсутствии системы электронного документооборота сотрудник, участвующий в формировании того или иного документа, обязан четко знать, кому этот документ должен быть передан (его маршрут), то при использовании такой системы документ автоматически передается нужному лицу. ¹¹

В настоящее время существует огромное количество программных продуктов, предназначенных для автоматизации документооборота. Проанализировав часть из них можно сделать вывод, что для МУ ЦРБ Новокузнецкого района наиболее подходит СЭД «Дело».

«Дело» - это комплексное  промышленное решение, позволяющее  автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных ведомственных структурах. Использование системы «Дело» позволяет автоматизировать административные регламенты и организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации.

Функции системы:

• Регистрация и ввод документов;
• Работа над проектами документов;
• Исполнение документов;
• Контроль исполнения;
• Поиск документов;
• Опись дел и архивное хранение. ¹²
4. После завершения работы над документом и отправки его на дальнейшее хранение необходимо ввести в службу ДОУ ЛПУ ставку архивиста. Т.к. на данный момент это должность отсутствует, архивное хранение документов не осуществляется должным образом. Так же необходимо выделить помещение, отвечающие нормам и требованиям к хранению архивных документов согласно основным правилам работы архивов организаций.

 

 

Заключение

 

В заключении подведем основные итоги курсовой научно-исследовательской  работы. Работа была посвящена анализу системы документооборота Муниципального учреждения Центральная районная больница Новокузнецкого района и разработке рациональных предложений по ее совершенствованию.

В общей части работы рассмотрены следующие вопросы:

1. Описана типовая  служба документационного обеспечения  управления организации. Рассмотрены основные функции службы в целом и функции конкретных групп работников. Указано какими нормативно-правовыми документами регламентируется деятельность службы ДОУ. Так же рассмотрена примерная организационная структура службы ДОУ государственного учреждения.

2. Рассмотрена организация  документооборота на предприятии. Дано определение понятия «документооборот», описаны 3 вида потоков документов, порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

3. Описаны основные  правила составления и оформления  документов в организации.

В специальной части рассмотрены следующие вопросы:

1. Дана общая характеристика  организации (Муниципальное учреждения  Центральная районная больница Новокузнецкого района).

2. Описана работа службы  ДОУ: ее задачи, функции, какие  должности входят в состав службы ДОУ ЛПУ и их должностные обязанности.

3. На основании анализа движения документов в ЛПУ было выявлено, что главное правило организации документооборота — оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени на этапе от первичной обработки до поступления на исполнение, не соблюдается.

Анализ существующей системы документооборота ЛПУ выявил необходимость разработки рациональных предложений по совершенствованию системы документооборота.

В ходе работы предложены следующие мероприятия по совершенствованию системы документооборота:

• разработать рациональные схемы движения входящих и исходящих документов;
• сократить объем документооборота путем повышения качества самих документов; сокращения текста за счет значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул; построения эффективной поисково-информационной системы; при подготовке документов максимально широко использовать унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.
• ввести электронный документооборот. Он имеет ряд преимуществ перед традиционным документооборотом, а именно:

• Более быстрое движение документов в организации и сокращение трудоемкости обработки документов, позволяющие повысить оперативность и эффективность выполнения должностных обязанностей, а также качество принимаемых решений;
• Автоматическое составление сводок, отчетов, справок, реестров;
• Быстрый и результативный поиск документов как по одному реквизиту, так и по совокупности реквизитов;
• Автоматизированное ведение контроля исполнения документов и как результат – повышение исполнительской дисциплины;
• Автоматическая рассылка необходимого числа электронных версий документов и регистрационных карточек и т.д.;

 

Список использованной литературы

 

1. Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
2. Делопроизводство: Учебник / Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина; Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560 с.
3. Документационное обеспечение управления: Учебник для студ. учреждений сред. проф. образования/ Л.А. Румынина. – 3-е изд., испр. – М.: Издательский центр «Академия», 2005. – 224 с.
4. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд. стандартов, 1998. – Пункт 60.
5. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000. – 818 с.
6. Илюшенко М.П. Организация документооборота./ Делопроизводство. – 1998 - № 1 – с. 51 – 57.
7. Организация работы с документами: Учебник. / Кудряев, В.А., Корнеев И.К., Ксандопуло, Г.Н. и др. - М., Инфра-М, 2001 - 572 с.
8. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 2003. – 69 с.
9. Устав Муниципального учреждения Центральная районная больница Новокузнецкого района.
10. Кузнецова, Т.В. Методы совершенствования документооборота. / Секретарское дело - 2002 - №2 – с.16.
11. Козлов, М.С. Совершенствуем делопроизводство. / Автоматизация документооборота – 2002 - №2 – с.24-26.
12. Кузнецов, С.Л. Программы автоматизации. Общий обзор. / Делопроизводство – 2001 - № 1 – С. 73-77.

 

Приложение  А

 

Примерная организационная структура службы ДОУ

государственного  предприятия

 

 

Приложение  Б

 

Организационная структура службы ДОУ

МУ ЦРБ новокузнецкого района

 

Приложение  В

 

Оперограмма движения входящих документов

Кто выполняет Операции	Руководитель	Секретарь руководителя	Делопроизводитель	Оператор  копировально-множительного аппарата	Исполнители	Курьер
Доставка документов
Прием документов
Вскрытие
Сортировка
Регистрация
Передача на рассмотрение руководству
Рассмотрение руководством
Получение от руководства рассмотренных  документов
Фиксация резолюции
Постановка на контроль
Изготовление копий документа
Передача исполнителю
Получение документа исполнителем
Исполнение