Совершенствование первичного учета и документооборота в организации

Исключение - документы по учету кассовых операций и безналичных расчетов. В эти бланки никаких изменений вносить нельзя. Если для какой-либо хозяйственной операции типовой бланк не предусмотрен, можно разработать его самостоятельно. Форма такого документа должна быть утверждена в приказе об учетной политике организации. Кроме того, такой документ должен содержать обязательные реквизиты.

Обязательные реквизиты первичных документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать первичный документ следующий:

• наименование и код документа (формы);
• дата составления документа;
• наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);
• наименование должностей работников, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи этих работников и их расшифровки.

В официально утвержденных типовых бланках все обязательные реквизиты уже предусмотрены. Код формы - это семизначный номер документа в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД). Если же для операции, по которой типовой бланк не предусмотрен, бухгалтер предприятия разработал форму документа самостоятельно, реквизит "Код формы" можно не заполнять. Остальные реквизиты должны присутствовать. Печатью должны заверяться те документы, для которых это предусмотрено законодательством (например, квитанция к приходному кассовому ордеру), учетной политикой или соглашением сторон. Записи в первичных учетных документах допускается производить чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации. Возможно их заполнение и другими средствами при условии, что они обеспечивают сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Рассмотрим теперь особенности хранения первичной документации. Как долго нужно хранить первичные документы, различные нормативные акты определяют по-разному. Так, Федеральный закон "О бухгалтерском учете" устанавливает, что первичные документы должны храниться на предприятии "в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет". Это требование относится к бухгалтерским документам. Налоговый же кодекс говорит о том, что "данные бухгалтерского учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов" должны храниться в течение четырех лет.

Документы, подтверждающие размер убытка, переносимого на будущее в соответствии со статьей 283 Налогового кодекса, должны храниться в течение "всего срока, пока организация уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков". Как разделить первичные документы на "бухгалтерские" и "налоговые", неизвестно. Поэтому во избежание недоразумений первичные документы необходимо хранить пять лет. Если предприятие не соблюдает порядок и сроки хранения учетных документов, то руководителя фирмы могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 рублей.

Помимо Закона "О бухгалтерском учете" и Налогового кодекса сроки хранения документов регламентирует архивное законодательство. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.) подробно расписано, какие бумаги сколько времени нужно хранить. 
 Для первичных бухгалтерских документов этот перечень также предполагает пятилетний срок хранения. А вот документы по учету кадров (например, лицевые счета работников) перечень обязывает хранить 75 лет. Для документов акционерных обществ установлен специальный порядок хранения документов. Он приведен в постановлении Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс. За нарушение архивного законодательства руководителя фирмы также могут привлечь к административной ответственности. Наказание может быть в виде предупреждения или штрафа. Размер штрафа составляет от 300 до 500 рублей. Хранить обработанные документы можно как на своем предприятии, так и в архиве. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен. Как хранить документы в организации Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. По общему правилу обработанные первичные документы, относящиеся к определенному учетному регистру (например, кассовые, банковские документы), подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

На практике же каждый бухгалтер сам решает, как хранить обработанные документы. Это зависит и от размера предприятия, и от видов осуществляемой им деятельности, и от способа организации бухгалтерского учета. Например, выписанные в адрес предприятия счета на оплату многие бухгалтеры подшивают к соответствующим платежным документам, а использованные командировочные удостоверения - к авансовым отчетам. Особый порядок предусмотрен для счетов-фактур. Полученные от поставщиков счета-фактуры и вторые экземпляры счетов-фактур, выставленных покупателям, необходимо хранить в специальных журналах.

Если бухгалтерский учет ведется на компьютере, нужно делать бумажные копии первичных документов для других участников хозяйственной операции, а также по требованию налоговой инспекции и других контролирующих органов. Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого руководитель назначает инвентаризационную комиссию, которая составляет акт об уничтожении (в произвольной форме). Передача документов на хранение в архив.

Документы, срок хранения которых еще не истек, можно сдать на хранение в архив (государственный или частный). Чтобы передать документы в Росархив, достаточно заключить договор с его территориальным отделением. В договоре, указывается, что работники архива вправе приходить на предприятие с проверками. Однако на практике таких случаев практически не случается.

Во-первых, архивисты могут прийти по решению суда. Например, если в суд обратился бывший работник фирмы, отчаявшийся получить справку, подтверждающую его стаж.

Во-вторых, архивисты могут появиться в организации и по приглашению экспертов из инспекции Минтруда, если те в ходе своей проверки выявят нарушения правил ведения кадровых документов.

Если документы сданы на хранение в архив, то уничтожить эти бумаги без разрешения сотрудников архива уже нельзя. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего. Изъятие документов.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями. Изъятие может производиться только на основании мотивированного постановления, оформленного в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо вправе снять копии с изымаемых документов в присутствии органов, производящих изъятие. При этом на документах указывают дату и основание изъятия.  
 
         1.3 Организация документооборота на предприятии 

Как уже упоминалось, бухгалтерский учет ведут на основе первичных документов (накладных, актов сдачи-приемки, приходных и расходных кассовых ордеров, платежных поручений и т. д.).

Документооборот - это порядок их оформления, принятия к учету, обработки и передачи в архив. Он регламентируется специальным графиком. От того, насколько правильно составлен график, во многом зависит работа бухгалтерской службы фирмы.

График документооборота - это схема, которая описывает движение первичных документов на фирме от момента их создания (получения) до момента передачи на хранение. Как правило, график составляют под руководством главного бухгалтера. Руководитель должен утвердить его в составе учетной политики фирмы.

В учетной политике не нужно подробно описывать весь график документооборота. Достаточно отразить лишь его основные положения. Полный график лучше изложить в отдельном приказе по организации. Если на фирме графика нет, то за это не накажут. Но сотрудникам бухгалтерии и других служб фирмы без него будет значительно сложнее работать.

График документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются ответственные за оформление, обработку и проверку каждого документа, срок, в который должен быть составлен каждый документ, и порядок его передачи в архив. Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждая фирма составляет его самостоятельно исходя из количества сотрудников, видов деятельности и методов организации бухгалтерского учета. Так, например, график документооборота торговой фирмы будет отличаться от графика производственного предприятия.

График документооборота составьте по каждому участку бухгалтерского учета, ведь на каждом из них используют свои первичные документы (по учету основных средств, нематериальных активов, материально-производственных запасов, кассовых операций, безналичных расчетов и т. д.). Работники фирмы (табельщики, кладовщики, подотчетные лица, снабженцы и др.) должны оформлять и сдавать документы, которые относятся к сфере их деятельности в срок, указанный в графике. Для этого каждому исполнителю вручите копию выписки из графика документооборота. В ней перечислите документы, которые он должен оформлять или получать от других фирм, укажите сроки их представления и подразделение фирмы, в которое он должен документы сдать. Работнику нужно на выписке расписаться. Оформлять и подписывать первичные документы могут не все сотрудники фирмы. Перечень работников, которые имеют на это право, должен утвердить руководитель фирмы по согласованию с главным бухгалтером.  

         1.4 Классификация первичных документов

Все документы, применяемые в настоящее время в хозяйственной деятельности, можно классифицировать по следующим основным признакам.

По своему назначению документы подразделяются:

• на распорядительные документы, предписывающие совершить какое-либо действие или ряд действий, содержащие разрешение на совершение определенной хозяйственной операции (например, приказ на выплату премии, распоряжение руководителя на выдачу денежных средств под отчет, платежное поручение на перечисление денежных средств с расчетного счета и т.д.). Такие документы разрешают проведение операции, но содержащаяся в них информация не отражается в учетных регистрах;
• на оправдательные документы, подтверждающие факт совершения определенных хозяйственных операций и обоснованность их совершения, содержащие информацию об исполнении распоряжения (например, накладные, авансовый отчет, квитанция к приходному кассовому ордеру и т.д.). Информация, содержащаяся в этих документах, заносится в учетные регистры;
• на комбинированные документы, заключающие в себе функции распорядительных (разрешительных), оправдательных документов и документов бухгалтерского оформления (например, расчетно - платежная ведомость или расходный кассовый ордер, являющиеся, с одной стороны, распоряжением на выплату денежных средств из кассы определенным лицам, а с другой, - подтверждением получения указанными лицами соответствующих денежных сумм);
• на документы бухгалтерского оформления, предназначенные исключительно для целей бухгалтерского учета, конкретизирующие или поясняющие отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий (например, бухгалтерская справка, расчет амортизации основных средств и т.д.). Эти документы нужны для оформления бухгалтерских записей с целью дальнейшего использования в учетном процессе.

2 Практические аспекты организации первичного учета на предприятии 
         2.1 Организационно-экономическая характеристика ООО «Старый парк»

Общество с ограниченной ответственностью «Старый парк» (сокращенно ООО «Старый парк») – является предприятием общественного питания. Целью деятельности ООО «Старый парк» является осуществления хозяйственных, коммерческих операций для удовлетворения потребительского спроса населения в товарах и услугах, создание дополнительных рабочих мест, получение прибыли в интересах учредителей.

Уставный капитал Общества не изменялся с момента создания и составляет 250 000 тыс. рублей. Общество обладает полной хозяйственной самостоятельностью в вопросах распределения чистой прибыли. Чистая прибыль Общества (после уплаты налогов) остается в распоряжении Общества и по решению собрания участников направляется на формирование фондов Общества, на другие цели и распределятся между участниками пропорционально их долям в Уставном капитале Общества.

Общество вправе формировать резервные и другие фонды. Резервный фонд формируется в размере не менее 15% Уставного Капитала Общества. Формирование резервного фонда осуществляется путем ежегодных отчислений до достижения фондом установленного размера, но не менее 5% от суммы чистой прибыли.

Данное предприятие представлено в основном пиццерией «Старый парк», а также грилем и летнем кафе.

Пиццерия «Старый парк» - это общедоступное предприятие общественного питания, предоставляющее потребителям широкий ассортимент блюд сложного приготовления, а также винно-водочные, табачные и кондитерские изделия. Высокий уровень обслуживания сочетается с организацией отдыха посетителей.

В пиццерии также предоставляются услуги по организации обслуживания небольших приемов, семейных торжеств, банкетов. Потребителей обслуживают официанты, бармены, прошедшие специальную подготовку. Блюда и напитки приготовляют высококвалифицированные повара.

На основании представленной организационной структуры можно сделать вывод, что она относится к линейно-функциональному типу. В целом предприятием руководит генеральный директор. Ему непосредственно подчиняется заведующий производством и главный бухгалтер. 
 
          2.2 Организация бухгалтерского учета на предприятии

Ответственность за ведение бухгалтерского учета несет Главный бухгалтер предприятия. Он также разрабатывает учетную политику, занимается ведением учета основных средств, налогов, а также составляет финансовую отчетность предприятия.

Бухгалтер калькулятор занимается расчетом нормативов и калькуляцией себестоимости продукции, а также ведет учет денежных средств в кассе и на расчетном счете.