Документационное обеспечение системы управления персоналам в ООО санаторий профилакторий «Камские зори»

№ Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

№ Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;

№ Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

№ Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

№ Т-10 «Командировочное удостоверение»;

№ Т-10а «Служебное задание  для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

№ Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

№ Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников». Также  имеются кадровые документы (приказы), создаваемые по форме, принятой в  данном обществе.¹¹

Все приказы формируются  в папки в соответствии с порядком нумерации.   
            Для учета хранящихся в обществе трудовых книжек работника ведется книга учета и движения трудовых книжек. При необходимости выдать трудовую книжку работнику на руки, у него отбирается расписка, в которой указано: на какой срок выдана трудовая книжка и срок ее возврата.

Сами трудовые книжки хранятся в специальном алфавитном ящике  в сейфе кадровой службы. Сотрудники, принятые в общество по совместительству трудовую книжку в кадровую службу санатория не передают, она храниться по основному месту работы.

Особенностью      делопроизводства   санатория  является то,   что несмотря на необязательность этого для коммерческих организаций,  на каждого сотрудника составляется личное дело.

В личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности в обществе, в том числе:

• личный листок по учету кадров;
• копия приказа о приеме на работу;
• копии документа об образовании;
• трудовой договор (второй экземпляр);
• договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);
• копии сертификатов о квалификации (для медицинских работников);
• должностная инструкция;
• копии приказов) о переводе на другие должности;
• копия свидетельства о браке (при необходимости);
• копия приказа об увольнении.

Необходимость хранения в  личном деле медицинских сотрудников  сертификатов, подтверждающих их специализацию, обусловлено спецификой деятельности общества, как исполнителя медицинских услуг. В соответствии с Законом  «О защите прав потребителя» информация о квалификации медицинских сотрудников должна быть доступна для потребителей. Кроме того сертификат о специализации медицинского работника выдается на 5 лет, после чего необходимо переобучение и подтверждение квалификации. Поэтому одной из функций кадровой службы является отслеживание сроков действующих сертификатов и составление планов переобучения сотрудников.

В личных делах работников, принятых в общество до 2004  года имеются личные карточки сотрудников старого образца.  На работников, принятых позднее заведены карточки нового образца.

 Личное дело каждого  работника формируется в отдельную  папку. Все личные дела  располагаются  в шкафу в алфавитном порядке.  Металлический шкаф  с личными  делами запирается на ключ, который  находится только у специалиста  по кадрам, что обеспечивает сохранность  личных данных работников.¹²

 Личные дела работников  хранятся кадровой службе весь  период работы отдельного работника. При увольнении работника личное дело подшивается, нумеруется, к нему составляется опись документов и  затем сдается в архив общества.   Срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

 

 
2.4. Рекомендации по кадровому  и  делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом

Анализ деятельности кадровой службы санатория-профилактория позволил выявить  некоторые особенности ведения делопроизводства в кадровой службе:

Кадровым делопроизводством  в обществе занимается один специалист по кадрам, работающий по совместительству, что усложняет его задачу  поскольку специалист по кадрам находится в санатории неполный день. В решении этой проблемы помогает взаимодействие специалиста по кадрам  с другими структурными подразделениями санатория, но документированием  занимается исключительно кадровая служба.

В кадровом делопроизводстве преимущественно используются документы унифицированных форм, но также имеются приказы, создаваемые по форме, принятой в данном обществе. 

Особое внимание  уделяется  формированию и хранению личных дел  сотрудников, что обуславливается  важностью заключенной в них  информации и передачей на дальнейшее хранение. 

На основе проведенного анализа  можно составить следующие  рекомендации по кадровому и  делопроизводственному обеспечению системы управления персоналом

1. В отсутствии законодательно закрепленной обязанности ведения личных дел всех сотрудников, можно предложить вести личные дела только медицинских работников и управленческого персонала, а в отношении административно-хозяйственного персонала ограничиться ведением личных карточек работников.
2. Использование личных карточек разного образца является нецелесообразным. Новые карточки унифицированной формы Т-2 более удобны в дальнейшем употреблении, они имеют больший размер, исполнены на толстой бумаге, что обеспечивает их длительное хранение. Для единообразия документации предлагается привести все карточки к единой форме, переписав все карточки старого образца.
3. Ввиду ограниченности времени специалиста по кадрам при работе по совместительству большим подспорьем в работе было бы ведение кадрового делопроизводства с помощью кадровой программы.

Современный рынок  предлагает много простых и удобных в  работе кадровых программ. Например,  программа «Кадры Плюс» - одна из самых простых кадровых программ.  Она позволяет учитывать и хранить персональные данные – фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, пол, адрес регистрации и фактический адрес местожительства, сведения о документе, удостоверяющем личность, предусмотрена возможность вставки фотографии работника; сведения о семейном положении работника,  место работы, условия труда, характер работы, стаж, сведения о трудовом договоре, категории плательщика страховых взносов и номер страхового свидетельства в ПФР; учет кадровых перемещений (прием на работу, переводы, увольнение); учет сведений о командировках работника; сведения о виде образования и учебном заведении работника, информация о послевузовском образовании, аттестация, квалификация, переподготовка, знание иностранных языков, профессия работника и т.д. Программа имеет возможность ввода любых дополнительных сведений.  

 Основные возможности  данной программы:

• структурированная система организации;
• ведение базы данных сотрудников, работающих по трудовым договорам;
• ведение базы данных сотрудников, работающих по договорам гражданско-правового характера;
• автоматическая подготовка приказов (T1, T1а, Т-2, T-3, T5, T5a, T6, T6a, T-7, T8, T8a, T9, T10, T10a, T11, T11a);
• учет рабочего времени сотрудников и печать табелей (Т-12, Т-13);
• учет движения сотрудников и ведение кадровой статистики;
• журнал документов;
• расчет стажа;
• формирование стандартных отчетов;
• создание своих отчетов;
• экспорт отчетов;
• экспорт сведений о сотрудниках;
• загрузка из xls-файла списка сотрудников и структуры организации;
• поддержка шаблонов документов. Создание своих шаблонов для связи с документами.¹³ 
  

 

Заключение

Документированная информация составляет основу управления. Документирование трудовых отношений - неотъемлемая часть деятельности любой организации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Острота проблем кадровых служб обуславливается недостаточным  вниманием многих организаций к  вопросам документационного обеспечения  работы с персоналом. Большинство  работодателей не учитывают всех особенностей кадрового делопроизводства и лишь поверхностно выполняют требования законодательства в этой области. Это объясняется в первую очередь рекомендательным характерам нормативно-законодательных актов, регулирующих эту область, а также недостаточной их проработанностью.

Работа кадровой службы непосредственно  связана с персональными данными  работников. Основная часть информации, с которой связана деятельность сотрудников отдела кадров, носит конфиденциальный характер. Поэтому важным направлением деятельности кадровой службы является обработка, защита и хранение такого рода информации.

Соблюдение правил ведения  и хранения кадровой документации, а также своевременная сдача  этой документации в архив - профессиональный долг каждого работника кадровой службы. Постоянный контроль за деятельностью кадровой службы, оперативное устранение недостатков - одно из важнейших задач директора предприятия.

Важнейшей функцией кадровой службы является правильное и полное документирование трудовых отношений  в организации.

При разрешении трудовых конфликтов в судебном порядке, которые всегда сопровождаются представлением в суд  документов, подготовленных в кадровой службе, важнейшую роль играет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и  его оформление в соответствии с действующими требованиями законов, иных нормативных актов

 

Библиографический список

1. Будатаров С.М., ДевяшинД.Г.Основы делопроизводства в учреждениях и органах ФСИН России Москва – ред. 2010 с. 11
2. ./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп Изд-во проспект, 2011. – 456 с.
3. Кибанов А.Я.  Служба управления персоналом: учебное пособие / А.Я. Кибанов, В.Г. Коновалова, М.В. Ушаков. – М.: КНОРУС, 2010.- 416с.
4. Кибанова А.Я. Управление персоналом организации: Учебник/ Под ред..- 3-е изд., доп. и перераб. – М.: ИНФРА-М, 2011. – 638 с.
5. Колосова, М. Методы оптимизации численности персонала: четыре подхода./ М. Колосова// Управление персоналом. – 2008. - № 16. – С. 70-74.

6. Кузнецова Т.В. , проф. РГГУ Журнал «Делопроизводство» №2 2011 год. Ст. Организация работы с персональными данными

7. Кузнецов . С.Л., к.и.н. Журнал «Делопроизводство»  №4 2011 год ст. проблемы перехода к электронным документам: взгляд архивиста
8. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб.пособие. – М.: ФОРУМ: ИНФРА – М, 2004. – 256 с.
9. Турчинов А.И . Управление персоналом.  Ред. М.: 2009. - 488 с
10. Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.12.2012)
11. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации"
12. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 5114198 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстадарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – далее ГОСТ Р 5114198 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
13. Делопроизводство в системе государственного управления. Учебно-практическое пособие. – М.: РАГС, 2001.
14. http://kamskie-zori.ru/
15. Должностная инструкция специалиста по кадрам ООО санаторий-профилакторий «Камские Зори»
16. Инструкция по делопроизводству ООО санаторий профилакторий «Камские зори»
17. Устав ООО санаторий-профилакторий «Камские Зори»
18. http://www.consultant.ru/
19. http://market.yandex.ru/search.xml?text=%D0%BA%D0%B0%D0%B4%D1%80%D1%8B%20%D0%BF%D0%BB%D1%8E%D1%81&clid=545

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 1

 

 

¹Будатаров С.М., ДевяшинД.Г.Основы делопроизводства в учреждениях и органах  ФСИН РоссииМосква – 2010 с. 11

²Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 5114198 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – далее ГОСТ Р 5114198 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

³Делопроизводство в системе государственного управления. Учебно-практическое пособие. – М.: РАГС, 2001.

⁴Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 5114198 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28) – далее ГОСТ Р 5114198 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».