Система организации контрольной деятельности

Системный контроль, осуществляемый в постоянном режиме, приводит персонал организации к пониманию неотвратимости оценки отклонений в их деятельности. Это позволяет сместить акценты в контрольной деятельности с работы по устранению отклонений к деятельности по устранению причин возникновения отклонений. Если причины возникновения отклонений не будут устранены, они будут выявляться системой контроля вновь и вновь в последующие периоды. Это может привести к применению серьезных воздействий на персонал.

Подразумевается, что отклонения должны быть устранены в ходе самой  проверки, а в последующем должна вестись работа по выявлению последствий  и причин возникновения отклонений и по их устранению. Данное предложение  основано на том, что не менее 75% выявленных отклонений возникают в результате неправильных действий исполнителей и  для устранения не требуют дополнительных ресурсов. До 25% отклонений обусловлены или имеющимися ресурсными ограничениями при принятии управленческих решений, или низкой квалификацией управленческого персонала.

Процессы и объекты  контролируются как на соответствие принятой в организации политике, так и по их результатам (сколь  достигнуты цели, поставленные системой управления, в результате реализации принятых управленческих решений). Определяющим критерием при этом является уровень  достижения целей управленческой системы.

Такой подход позволяет постоянно  совершенствовать внутреннюю нормативную  базу организации: отрицательные результаты (недостижение целей, поставленных управленческой системой), полученные при соблюдении принятой политики, заставляют пересмотреть внутренние нормативные документы, определяющие политику.

Переход к работе с причинами  возникновения отклонений является необходимым условием ухода от «реактивной  формы управления». При реактивной форме управления управленческие решения  принимаются как ответ на возникшие  значительные отклонения. Система мониторинга  основных процессов, механизмы прогноза возможных неблагоприятных ситуаций отсутствуют. Количество отклонений постоянно растет и наступает момент, когда не менеджмент управляет ситуацией, а ситуация управляет менеджментом.

Целенаправленная работа по выявлению и устранению причин возникновения отклонений позволяет  избежать таких ситуаций; позволяет  в планировании деятельности менеджмента  ударение перенести с оперативных  вопросов на тактические и стратегические. Это, в свою очередь, дает возможность создать структуру по уровням управления и закрепить за ними основные управленческие и контрольные функции.

Перенос тяжести на работу по устранению причин возникновения  отклонений соответствует требованиям  риск-менеджмента и требованиям международного института внутренних аудиторов к организации внутреннего аудита.

Уровень контрольной деятельности в организации определяется контрольной  средой – контроль существует в  той мере, в которой он востребован  системой управления и лично первым руководителем. С другой стороны, система  управления будет потреблять только ту продукцию контрольной деятельности, которая действительно востребована в процессе управления. Таким образом, созданная системой управления система  контроля должна постоянно выявлять потребности процесса управления и  стремиться их удовлетворять. Это позволяет  системе контроля постоянно развиваться  в соответствии с изменениями  внутренней и внешней среды.

1.4 Признаки эффективной  системы внутреннего контроля

Система управления и соответственно система контроля должны обеспечивать достижение целей и задач организации.

Для создания трех основных составляющих эффективной системы  контроля необходимо (исходя из специфики  деятельности организации, ее фактического состояния, целей и задач) определить, во-первых, признаки (какой должна быть эффективная система контроля для организации) и, во-вторых, основные принципы организации внутреннего контроля.

приразработке системы внутреннего контроля в качестве признаков эффективной системы контроля можно выделить следующие:

1. Прозрачность – система контроля должна быть понятна всем, кто принимает участие в ее работе; информационные потоки должны обеспечить принятие управленческих решений, информация должна быть представлена в приемлемой для принятия управленческих решений форме и не оставлять возможности для иного толкования и сомнения в ее качестве.

2. Предупреждение возможных отклонений и причин их возникновения. Эффективная система контроля должна своевременно выявить возможные отклонения и нацелить систему управления на устранение причин возможных отклонений. 
При возникновении отклонений система контроля должна в кратчайшие сроки информировать об этом менеджмент соответствующего уровня.

3. Система контроля должна быть сконцентрирована на наиболее важных аспектах деятельности, имеющих значение для стратегических целей организации.

Это позволит эффективно использовать имеющиеся ресурсы, избегать негативного  отношения персонала к излишнему  контролю и не упускать ключевые моменты  жизнедеятельности организации .

4. Гибкость. Создание системы контроля не является самоцелью, она должна способствовать повышению эффективности управленческой деятельности, положительно влиять на результаты работы организации, быстро и адекватно реагировать на изменения внешней и внутренней среды .

5. Должна быть согласована с задачами той деятельности, в которой она действует. Система контроля должна не только выявлять отклонения, но и предлагать альтернативные варианты корректирующих воздействий, адекватные последствиям выявленных отклонений и причинам их возникновения.

В обязанности менеджмента  входят рассмотрение альтернатив и  избрание оптимального варианта при  имеющихся ограничениях, который  устранит причины возникновения  отклонений .

6. Системность, комплексность и постоянство (непрерывность) контрольной деятельности. В российской практике традиционно контрольная деятельность подразумевается в областях экономики, финансов и бухгалтерского учета. К такому пониманию толкает и законодательная база, регламентирующая деятельность внешних контролирующих органов. Вне поля зрения контроля остается производственная деятельность, хотя основные активы предприятий используются в производственной сфере и цена ошибок там гораздо выше, чем в традиционно контролируемых областях. Недостаточно активно развивается контрольная деятельность в сфере информационных технологий, что актуально в связи с повсеместной механизацией и автоматизацией информационных потоков.

7. Эффективная система контроля должна

быть рискоориентированной. Работа предприятий в условиях глобальной конкуренции, прогноз последствий предстоящего вступления в ВТО и мировая практика показывают, что стратегическое направление развития контроля ориентировано на управление рисками в ключевых сферах деятельности организаций .

8. Эффективная система контроля должна постоянно совершенствоваться. Системы контроля сами должны подвергаться постоянной проверке для определения их эффективности и соответствия возложенным задачам. Системы контроля не должны быть сложными и дорогостоящими, но, тем не менее, должны отвечать всем указанным выше требованиям.

9. Должны быть определены и соблюдаться принципы организации контрольной деятельности. Отсутствие утвержденных принципов организации контрольной деятельности или несоблюдение принятых принципов делают систему контроля уязвимой.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2   Характеристики эффективного контроля.

Поведение людей, естественно, не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того чтобы контроль мог выполнить  свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

2.1Стратегическая направленность контроля

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их. Относительная  сложность оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу затраты — эффект никогда  не должна служить критерием для  решения — нужно ли вводить  механизм контроля. Деятельность в  областях, которые не имеют стратегического  значения, следует измерять не очень  часто, и о полученных результатах  можно никому и не сообщать до тех  пор, пока отклонения не станут необычно большими. Абсолютный контроль над  обычными операциями (такими как мелкие расходы) не имеет смысла и будет  только отвлекать силы от более важных целей. Открытое неповиновение требованиям  вести детальную бухгалтерскую  отчетность по всем видам расходов, которое можно часто наблюдать  в торговых организациях, это фактически единственный способ, с помощью которого коммивояжеры могут донести до своего руководства ту мысль, что огромные отчеты о расходах — нонсенс, а  не разумный контроль.

Но если высшее руководство  считает, что какие-то виды деятельности имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно  должен быть налажен эффективный  контроль, даже если эта деятельность с трудом поддается измерению. Естественно, что конкретные области в разных организациях будут разными, но все  организации нуждаются в эффективных  системах контроля.

2.2Ориентация на результаты 

Конечная цель контроля состоит  не в том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить  проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как  средство достижения этой цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, вы должны тщательно следить з.а тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не заняли более важного места, чем подлинные цели организации. Например, было бы глупо увольнять лучших коммивояжеров фирмы только потому, что они никогда не представляют отчеты о расходах вовремя.

Более того, бессмысленно провозглашать, что ваша система направлена на получение  конкретных результатов, если фактически она не может их достичь. Бесполезно иметь обширную и точную информацию о различных отклонениях от намеченных целей, если эта информация не используется для осуществления необходимых  корректирующих действий. Это означает, что информация о результатах  контроля важна только тогда, когда  доходит до тех лиц, которые обладают правом произвести на ее основании  соответствующие изменения. Когда  контрольный механизм не срабатывает, то чаще всего причина кроется  в том, что необходимо усовершенствовать  структуру прав и обязанностей, а  не процедуру измерений. Таким образом, чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями  управления.

В итоге контроль можно  назвать эффективным только тогда, когда организация фактически достигает  желаемых целей и в состоянии  сформулировать новые цели, которые  обеспечат ее выживание в будущем.

2.3 Соответствие делу

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому  виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию. Так, например, общепринято оценивать эффективность торговли путем установки некоторой квоты и сопоставления с нею реального объема продаж в долларах. Но это может привести фирму прямиком к огромным потерям, потому что на самом деле успех определяется не объемом продаж, а уровнем прибылей. Многие факторы могут привести к выполнению квоты при фактически низком уровне результативности торговли. Так, например, фирма может предложить необычно высокие скидки или необычайно большой объем послепродажного обслуживания, чтобы тем самым получить новые заказы, или же цены могут возрастать вследствие инфляции. В подобных ситуациях фирма будет терять деньги на каждой продаже, а не зарабатывать их.

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть своевременным. Своевременность  контроля заключается не в исключительно  высокой скорости или частоте  его проведения, а во временном  интервале между проведением  измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

Магазину розничной торговли, например, может понадобиться достаточно точная еженедельная информация о складских запасах. Это нужно для того, чтобы быть уверенным в том, что магазину есть, чем торговать. Однако реальную физическую инвентаризацию товаров для определения убытков от краж и хищений следует делать не чаще одного раза в квартал. Аналогично розничный торговец должен определять и регистрировать объем своих продаж ежедневно с тем, чтобы внести деньги в банк и проконтролировать поток наличности. Но время от времени розничному торговцу необходимо определять почасовой объем продаж с тем, чтобы определить часы максимального и минимального объема продаж и соответствующим образом расставить своих работников в торговых залах. Это одна из причин того, почему компьютеризованные кассы печатают на чеках время продажи. Другая причина состоит в том, что зная время продажи, руководство может определить ответственного в случае какой-либо ошибки или плохого обслуживания.