PR-мероприятие в сети магазинов

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Организация  и проведения PR-мероприятий на примере сети магазинов «Мебельные реформы»

 

 

2.1. Краткая характеристика сети магазинов «Мебельные реформы» и отдела по связям с общественностью ООО «МР-РЕЖ»

 

 

Учебно-производственная практика была пройдена в Обществе с ограниченной ответственностью «Мебельные реформы – Реж». Сокращённым наименованием организации является: ООО «МР-РЕЖ». Центральный офис данного предприятия и его руководящие органы располагаются в Екатеринбурге, а один из филиалов организации, в котором практика пройдена непосредственно, был открыт в городе Асбесте Свердловской области 24 декабря 2009 года.

Сеть розничных магазинов «Мебельные реформы» является частью крупной мебельной  компании «Солиум», включающей сразу  несколько юридических лиц, в том числе и ООО «МР-РЕЖ», по сути являющегося одним из территориальных подразделений компании (Асбестовский и Режевской городские округа). Значительное число мебельных магазинов компании под фирменными названиями «Мебельные реформы» и «Шкафчик» работают, главным образом, в 8-ми городах Свердловской области: Екатеринбурге, Верхней Пышме, Полевском, Первоуральске, Ревде, Реже, Асбесте, Нижнем Тагиле, а также в челябинском городе Миассе. Произведённая в компании мебель также поставляется торгующим организациям других городов и регионов Урала (включая Башкортостан) и Сибири. В Екатеринбурге и Новосибирске действуют крупные выставочные стенды «Мебельных реформ».

Группа компаний «Мебельные реформы» работает на рынке уже почти 10 лет, начиная с 2002 года. Одна из компаний, ООО «МР-РЕЖ», является коммерческим непроизводственным предприятием, которое реализует все основные виды мебели:

-мягкую мебель,

-корпусную мебель,

-матрацы,

-офисные стулья,

-мебель из стекла.

Магазины компании имеют  единую ассортиментную и ценовую  политику, в том числе и в асбестовском филиале покупатели могут выбрать и приобрести любой вид мебели из более чем 2 тысяч моделей: гостиные, детские, кухни, спальни, прихожие шкафы-купе и другую мебель, поскольку ассортимент максимально широк. В магазине выставлено около 30 моделей мягкой мебели собственного производства, большой выбор мебели для гостиной, спальные гарнитуры, прихожие, мебель для кухни, шкафы-купе и, особое место занимает мебель для детей и подростков.

Как и любое успешное современное предприятие, компания «Мебельные реформы» имеет в своей организационной структуре подразделение по связям с общественностью (то есть по PR), именуемое отделом по связям с общественностью. Данный отдел попутно выполняет и функции рекламного отдела. Стоит также отметить, что в составе асбестовского филиала ООО «МР-РЕЖ» также существует отдел по связям с общественностью, в составе которого работает специалист по связям с общественностью. Место этого специалиста в организационной структуре рассматриваемого предприятия отражает схема, размещённая в Приложении 3.

Задачами отдела по связям с общественностью компании «Мебельные реформы» являются:

1). Информационное представительство компании, а также планирование и организация информационных программ (PR-мероприятий), касающихся работы компании.

2). Создание системы источников деловой информации.

3). Анализ и обобщение первичной деловой информации, разработка форм её представления.

4). Формирование с помощью средств массовой информации у общественности объективного представления о компании.

5). Подготовка выступлений, пресс-конференций и сообщений в средствах массовой информации.

6). Обеспечение информацией о деятельности компании заинтересованных лиц.

7). Обобщение, анализ и доведение до сведения руководства предприятия материалов, опубликованных в печати и посвященных компании, а также отрасли в целом.

8). Ведение устава компании.

9). Взаимодействие со СМИ, общественными организациями для своевременного информирования общественности о важнейших событиях в деятельности компании.

10). Распространение в печати, по радио и телевидению материалов  компании.

Документами, которые регламентируют деятельность отдела, являются:

1. Внешние документы (действующие нормативно-правовые акты);
2. Внутренние документы (Устав ООО «МР-РЕЖ», Положение о подразделении, Правила внутреннего трудового распорядка).

В процессе своей деятельности отдел по связям с общественностью ООО «МР-РЕЖ» взаимодействует с:

1). генеральным директором – по вопросам заключения договоров с типографиями, рекламными агентствами, а также с генеральными подрядчиками: доведения до сведения руководителя текущих приказов, постановлений, инструкций, публикаций в СМИ, разработка общей стратегии совместной деятельности, общей политики и единого стиля взаимоотношений сотрудников;

2). главным бухгалтером - по вопросам предоставления финансового отчёта, расчётам с поставщиками услуг, начисления заработной платы для каждого из специалистов отдела, ежемесячного выделения суммы на их премирование по итогам работы, а также согласования, по меньшей мере, 3-х уровней бюджетов: рекламного, спонсорского и представительского.

3). всеми иными подразделениями предприятия – по вопросам подготовки материалов в СМИ, получения разъяснений специалистов других отделов, технических консультаций, отчётов о выполнении планов, мнений работников на сообщения в СМИ об ООО «МР-РЕЖ».

Поскольку исследователи  выделяют 2 области связей с общественностью, внутреннюю и внешнюю, отдел по связям с общественностью, равно как  и специалист по связям с общественностью асбестовского филиала, разрабатывают все PR-мероприятия соответственно в целях внутреннего PR и внешнего PR. Рассмотрим, каким образом на ООО «МР-РЕЖ» происходит деятельность в рамках каждой из 2-х этих областей.

 

 

2.2. Деятельность отдела по связям с общественностью

ООО «МР-РЕЖ» в области организации и проведения

внутренних и внешних PR-мероприятий

 

 

Задача любого внутреннего PR, называемого также внутрикорпоративным, в основном сводится к созданию благоприятных и доверительных отношений руководства компании с персоналом на всех уровнях управления. Можно выделить следующие виды и формы внутрикорпоративных PR-коммуникаций в ООО «МР-РЕЖ»:

- Информационная политика (то есть, достоверная, объективная,  актуальная, существенная информация о деятельности организации);

- Печатные средства (отчёты, доски объявлений);

- Электронные (сайт  компании);

- Телефонные;

- Устные формы (встречи  с руководителями, неформальная  информация, распространяющаяся по  личным каналам связи, именуемая  слухами).

Между тем, инструменты налаживания и поддержки связей с общественностью внутри каждого предприятия могут несколько варьироваться. В ООО «МР-РЕЖ» наиболее действенными, а потому и чаще используемыми являются следующие инструменты:

1). информационные (в частности,  официальный интернет-сайт ООО  и стенд компании);

2). аналитические (обратная  связь с руководством ООО);

3). организационные (собрания  и разного рода внутрикорпоративные  праздники);

4). коммуникационные (выступления  руководителей и специалистов  компании).

Поскольку всякая деятельность ООО «МР-РЕЖ» по организации какого-либо внутреннего PR-мероприятия направлена на развитие сотрудников (обучение, отдых, праздники) и влияет на корпоративную культуру организации, работа по внутреннему PR отдела по связям с общественностью ООО «МР-РЕЖ», а также руководства организации в первую очередь строится в соответствии с Уставом ООО «МР-РЕЖ».

Устав организации позволяет  задействовать в целях внутреннего PR целый комплекс мер, среди которых:

1). Изучение и анализ мнений рядовых сотрудников о деятельности предприятия, о руководстве и коллегах (анкетирование, ящики обратной связи и другое);

2). Разъяснение сотрудникам компании политики руководства, стратегии организации (собрания с участием руководства и с участием профсоюза);

3). Мероприятия, направленные на формирование лояльности сотрудников к компании (внутрикорпоративные праздники, тренинги и так далее);

4). Разработка и контроль соблюдения корпоративных правил поведения сотрудников;

5). Антикризисные информационные программы для сотрудников ООО «МР-РЕЖ», представленные на информационном стенде предприятия.

Особую значимость здесь  представляет корпоративное обучение. Тренинги и семинары могут быть ориентированы на создание корпоративной культуры, сплочение коллектива, улучшение социально-психологического климата коллектива. На предприятии иногда проводятся и нестандартные тренинги и семинары, ориентированные на решение конкретных рабочих проблем, результатом чего становятся конкретные решения.

Если в компании преобладает  неформальная коммуникация - в виде слухов, стоит задуматься о причинах подобного явления. Как правило, они кроются в дефиците официальной информации и дают информацию о значимых и важных темах обсуждения сотрудниками [Красовский Ю. Д., 2002, с. 147]. В ООО «МР-РЕЖ» принято противодействовать неформальной коммуникации с помощью таких инструментов, как:

- своевременное информирование персонала ООО;

- однозначная трактовка распространяемой информации;

- акции по профилактике слухов.

Методы работы специалиста по связям с общественностью в области осуществления внутреннего PR ООО «МР-РЕЖ» в основном заключаются в постоянном информировании сотрудников организации и обеспечении для них каналов коммуникации с руководителями. Специалист по связям с общественностью публикует годовой отчёт для сотрудников, в котором подчёркивает  информацию об операциях компании. Он проводит опросы, чтобы выяснить, какие сведения сотрудники считали полезными, занимается оформлением доски объявлений. Специалист по связям с общественностью играет также большую роль в привлечении новых сотрудников, при проведении реорганизации, перебазирования и слияния, а также в разрешении трудовых споров.

Одной из важнейших функциональных обязанностей специалиста по связям с общественностью является участие в разработке и реализации общекорпоративной стратегии, заключающейся в разработке и сборке  полезных идей, зародившиеся в недрах организации, обсуждение их в своих отчётах, а действительно перспективные предложения предлагает учесть при формировании стратегии бизнес-единиц и всего предприятия [Ньюсом Д., 2008, с. 512]. Также он осуществляет анализ конкурентной среды и сценарное планирование, организует и проводит ежегодные совещания по стратегии, по улучшению производительности, формулирует стратегические положения для того, чтобы генеральный директор мог использовать их на встречах с трудовым коллективом (разумеется, сотрудники предпочитают получать информацию «из первых рук», то есть от главы компании). Чтобы стратегия была эффективной, необходимо согласовывать с ней планы функциональных служб, а специалисту нужно теснее взаимодействовать со всеми этими службами.

Помимо этого, специалист по связям с общественностью анализируют эффективность работы организации и возникающие по ходу дела проблемы. Он подготавливает программу для еженедельных совещаний с участием руководителей, а также для более представительных ежемесячных заседаний с участием всего коллектива. Эффективная деятельность специалиста по связям упрощает и оптимизирует управление и позволяет сократить штат других подразделений, в частности, упразднить должности, связанные со сбором данных и подготовкой отчётов.

Реально весомыми результатами хорошо спланированных и реализованных внутренних PR-мероприятий в ООО «МР-РЕЖ» становятся следующие изменения:

- осведомленность сотрудников о стратегии и деятельности организации;

- развитие корпоративного  духа, чувства приверженности к  своей компании;

- понимание и следование  принципам и нормам поведения;

- минимальное сопротивление  сотрудников или поддержка изменений;

- положительный образ и репутации компании.

Как известно, внешний PR, в отличие от внутреннего, заключается в работе с внешней средой компании, в частности, с конкурентами, партнёрами, покупателями и, возможно, всеми другими лицами, кроме самих сотрудников компании. Эта область организации PR-мероприятий крайне широка и ограничивается лишь ресурсами компании.

Внешние PR-мероприятия проводятся в целях работы с внешней целевой аудиторией (общественностью), для коммерческого предприятия, каковым является ООО «МР-РЕЖ», это, прежде всего, покупатели.

В связи с этим, настоящее  время методами внешнего PR в ООО «МР-РЕЖ» являются следующие:

1). использование печати  и, в частности, публикация статей руководителей ООО, проверяемых ответственным специалистом отдела по связям с общественностью;

2). выпуск пресс-релизов, содержащих краткие сведения о деятельности ООО «МР-РЕЖ», его реквизиты (адрес, контактные телефоны и другое), а также информацию о новых проектах и продуктах компании;

3). дача интервью, традиционно направленного на формирование определённого положительного мнения об организации, при этом, интервью предварительно подготавливается, составляется его схема с возможными контролируемыми изменениями разговора, чаще всего, представитель организации сам является адресатом вопроса (самая лучшая импровизация — это подготовленная импровизация):

4). спонсорская деятельность, которая заключается в предоставлении финансовой или материальной поддержки со стороны ООО «МР-РЕЖ» каким-либо организациям и отдельным лицам, группам лиц, мероприятиям, продуктам, такая PR-деятельность обычно осуществляется организацией или физическим лицом (спонсором) в целях продвижения спонсора или его продуктов (в отличие от меценатства или благотворительной деятельности, осуществляемых на бескорыстной основе);