Понятие процесса закупок . Цели и задачи логистического управления закупочной деятельностью

Основные этапы выбора поставщика.

Одной из основных проблем в управлении закупками материальных ресурсов является проблема выбора поставщика. Важность ее объясняется не только тем, что на современном рынке функционирует большое количество поставщиков схожих материальных ресурсов, но, главным образом тем, что поставщик должен быть надежным партнером товаропроизводителя в реализации его логистической стратегии. В связи с этим рассмотрим основные этапы выбора поставщика.

Идентификация или переоценка потребностей. Процесс  управления закупками начинается с определения тех снабженческих договоренностей, которые должны быть установлены между отделом закупок и конкретными потребителями материальных ресурсов (подразделениями) фирмы. В некоторых случаях, например, при изменении ассортимента выпускаемой готовой продукции может быть пересмотрен состав внутрифирменных потребителей и (или) номенклатура материальных ресурсов.

Определение и оценка требований потребителей. Как только внутрифирменные потребители и номенклатура материальных ресурсов определены, должны быть установлены требования к весу, размерам, параметрам поставок, планы и спецификации на каждую позицию номенклатуры и определенную номенклатурную группу материальных ресурсов. Кроме того, должны быть установлены требования пользователей, определяющие сервис поставок.

Решение «делать или покупать». Прежде чем определять возможных поставщиков, необходимо решить вопрос: не выгоднее ли самой фирме производить определенные виды материальных ресурсов ,чем покупать у других. В этом случае для принятия окончательного решения обычно оцениваются соответствующие затраты и достижимый уровень качества.

Определение типов закупок. В настоящее время существует три основных типа организации закупок материальных ресурсов в зависимости от продолжительности и сложности: установившиеся закупки, модифицированные закупки (в которых меняется или поставщик или параметры закупаемых материальных ресурсов), новые закупки, вызванные потребностями нового внутрифирменного пользователя.

Анализ поведения рынка. Источник материальных ресурсов для фирмы (поставщик) может функционировать в различной рыночной среде и типе рынка: монополистическом, олигополистическом, высоко конкурентном. Знание и анализ рынка поставщиков помогают логистическому персоналу фирмы определить количество возможных поставщиков, позицию на рынке, профессионализм и  другие факторы, позволяющие правильно организовать закупки. 

Идентификация всех возможных поставщиков. Эта логистическая операция включает определение всех возможных поставщиков определенного вида (номенклатуры) материальных ресурсов, которые могут удовлетворить требования внутрифирменных пользователей. Важным моментом является включение в этот список тех фирм-поставщиков, услугами которых товаропроизводитель ранее не пользовался.

Предварительная оценка возможных источников закупаемых материальных ресурсов заключается в сравнении предлагаемого (рекламируемого) поставщиками качества материальных ресурсов и сервиса с требуемыми внутрифирменными пользователями. Такую оценку должны проводить эксперты как производственного, так и логистического менеджмента.

Оценка оставшихся поставщиков и окончательный выбор поставщика.

После уменьшения количества возможных поставщиков на этапе предварительного отбора оставшиеся оцениваются с точки зрения наилучшего удовлетворения потребностей фирмы в материальных ресурсах конкретного вида. Для окончательного выбора поставщика используется, как правило, многокритериальная оценка, включающая такие показатели как уровень цены, надежность поставок, качество сопутствующего сервиса и др. Одним из основных требований к поставщику является соответствие принятой фирмой внутрипроизводственной логистической концепции и системы.

Доставка материальных ресурсов и сопутствующий сервис. Включает ряд логистических активностей связанных с реализацией процесса поставок конкретной номенклатуры материальных ресурсов от поставщика фирме-производителю: оформление договорных отношений, передача прав собственности на материальные ресурсы, процедуру заказов, транспортировка, грузопереработка, хранение, складирование и т.п. В ряде случаев включает решения по организационной структуре собственных логистических каналов продвижения материальных ресурсов от выбранного поставщика.

Контроль и оценка выполнения закупок. После завершения процесса доставки должен быть организован входной контроль качества материальных ресурсов (данная процедура для надежных поставщиков, может отсутствовать). Эффективность управления закупками оценивается в результате непрерывного контроля и аудита выполнения условий договоров по срокам, ценам, параметрам поставок, качеству материальных ресурсов и сервиса.

Кроме определенных количественных критериев оценки поставщика существует большая группа качественных . показателей, которые играют важную роль в процедуре выбора, но трудно поддаются определению. К таким показателям относятся имидж поставщика, отсутствие негативных сообщений о нем от партнеров по бизнесу или в средствах массовой информации, доброжелательность, способность к контакту и длительным партнерским отношениям и т.п. Негативная оценка хотя бы по одному из таких показателей может вычеркнуть поставщика из списка возможных партнеров. Важную роль в этом плане играют упаковка материальных ресурсов, сопутствующие сервисные услуги в виде соответствующих инструкций, обучения пользованию, возврата некондиционных материальных ресурсов, другим видам предпродажного и послепродажного сервиса. В некоторых случаях сюда же относится совместная работа по разработке новых видов или модификации используемых товаропроизводителем материальных ресурсов. Если в номенклатуру покупаемых материальных ресурсов входят сложные технические компоненты (например, агрегаты для автомобилей или сборочные единицы компьютеров), то в состав сопутствующего сервиса входит также обеспечение необходимыми запасными частями.

Не последнюю роль в выборе поставщика играет его географическое расположение. Важность этого критерия определяется, прежде всего, транспортными расходами на доставку материальных ресурсов. Партнерство с близлежащими поставщиками обеспечивает, как правило, доставку материальных ресурсов с баз промежуточного хранения, лучшие условия для внедрения JIT -подхода, более короткие производственные циклы, большую надежность поставок, лучшие условия для кооперации. Однако следует учитывать, что удаленные поставщики могут обеспечить поставку материальных ресурсов более высокого качества, по более низким ценам, с лучшим сервисом.

Расстановка приоритетов при выборе поставщика зависит от очень большого числа факторов и, прежде всего, от маркетинговой и логистической стратегий фирмы-производителя. Укрупненно их можно свести к трем основным: цена, качество, сервис (надежность) поставок материальных ресурсов.

Фактор цены как самих материальных ресурсов, так и затрат, связанных с управлением закупками, является преобладающим для большинства фирм, так как напрямую определяет прибыль. Поэтому, прежде всего поставщики отбираются по ценовому критерию. Обычно менеджер по закупкам пользуется четырьмя базовыми процедурами определения цен материальных ресурсов потенциальных поставщиков: ценами товарных бирж, прайс-листами, ценовыми котировками и переговорами напрямую с поставщиками. Цены товарных бирж (в частности, крупных фьючерсных бирж) являются наилучшими на момент котировки ориентирами, так как определяются из условия равновесия спроса и предложения.

Прайс-листы обычно публикуются специальными изданиями и поставляются вместе со стандартными продуктами. Издаваемые поставщиками каталоги содержат подробные прайс-листы на все виды предлагаемых материальных ресурсов.

 

1.3 Определение оптимального варианта форм и методов закупок на предприятии

Формы закупок

На сегодняшний день выделяют три основных формы закупок.

Повторная закупка без изменений ( установившаяся). Это ситуация, при которой агент или менеджер по закупкам делает повторный заказ на существующий товар или услугу, выбирая поставщика по имеющемуся списку и не консультируясь при этом ни с пользователями, ни с влияющими на закупку сотрудниками отдела по контролю качества продукции, а также специалистами конструкторского и производственного отделов. По этой схеме обычно осуществляют закупки канцелярских принадлежностей и услуг по техническому обслуживанию.

 Повторная закупка с изменениями ( модифицированная). Это ситуация, при которой пользователи, а также влияющие на закупку и принимающие решение хотят внести изменения в технические характеристики товара, цену и условия поставки - или заменить самого поставщика. Хотя в данном случае приобретаются, как правило, такие же товары, как и при прямой повторной закупке, вносимые изменения обычно требуют расширения состава закупочного центра и включения в него лиц, не являющихся сотрудниками отдела снабжения.

Новая закупка. Это ситуация, при которой организация впервые закупает какой-либо товар или услугу. Закупка сопряжена с высоким потенциальным риском, поэтому состав закупочного центра расширяется за счет включения в него всех сотрудников, так или иначе связанных с новой закупкой. Примером подобной ситуации может служить описанная выше закупка наушников для проигрывателя компакт-дисков.

Определение метода закупок

Выбор метода закупок зависит от сложности конечного продукта, от состава комплектующих изделий и материалов.

Основными методами закупок являются:

оптовые закупки;

регулярные закупки мелкими партиями;

закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки.

Рассмотрим наиболее часто используемые методы.

I. Закупка товара одной партией. Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки).

Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки.

Недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

2.  Регулярные  закупки мелкими партиями. В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода.

Преимущества таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.

Недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

3. Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям

Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары.

Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

— полный перечень товаров;

— количество товара, имеющегося на складе;

— требуемое количество товаров.

Преимущества: ускорение оборачиваемости капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

4. Получение  товара по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную поставку товаров, но характеризуется следующими особенностями:

— количество не устанавливается, а определяется приблизительно;

— поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;

— оплачивается только поставленное количество товара;

— по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать товары, которые еще только должны быть поставлены.

Преимущества: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

5. Закупка товара  с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода — покупка нечасто используемых товаров, когда невозможно получать их по мере необходимости.Товар заказывается тогда, когда он требуется, и вывозится со складов поставщиков.

Недостаток этого метода – увеличение издержек, связанных с необходимостью детального оформления документации при каждом заказе, измельченностью заказов и множеством поставщиков.

Кроме этого , стоит сказать и о таких методах техники поставок, как:

Открытые заказы. Представляет собой технику поставок, при которой заказ в процессе выполнения может быть уточнен или скорректирован (как правило, в части расписания и объема текущих поставок); выполняемый заказ является контрактом на закупку определенного количества единиц товара, но без права их отгрузки поставщиком до получения соответствующего требования от заказчика.

 Закупки без счетов-фактур. Представляет собой технику поставок, при которой один постоянный поставщик снабжает заказчика всеми материалами или комплектующими, необходимыми для производства конкретного продукта; оплата закупок осуществляется на основе простого расчета количества материалов или комплектующих, использованных заказчиком при производстве своей продукции за отчетный период.

 Электронные заказы и фонд перечислений. Представляет собой технику поставок, при которой действует электронная система заказов, акцептуется 100% товаров, производится оплата с помощью электронного фонда перечислений полученного количества единиц товара; использование стандартных процедур электронных расчетов и информационного сопровождения поставок упрощает осуществление связей поставщика и потребителя, устраняет бумажный документооборот, ускоряет оформление заказов и взаиморасчеты по поставкам.

 Закупки без запасов. Представляет собой технику поставок, при которой запасы для потребителей поддерживает поставщик; это экономически выгодно не только заказчикам, но и поставщику, если он имеет ряд потребителей одного и того же своего продукта; индивидуализация поставки под конкретного заказчика осуществляется поставщиком путем выбора из имеющегося запаса требуемого продукта в нужном количестве, формирования отправки и, возможно, упаковки.