Деловое общение

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………	3
ГЛАВА 1. Деловая беседа как основная форма делового общения……….	4
1.1. Деловое общение, его виды и формы………………………………….	4
1.2. Основные принципы ведения делового общения …………….………	7
1.3. Особенности и функции деловой беседы……………………………….	9
ГЛАВА 2. Проведение деловой беседы……………………………………...	12
2.1. Подготовка и этапы проведения деловой беседы.……......……………	12
ЗАКЛЮЧЕНИЕ .………………………………………………………………	16
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ..…………………………………………………..	17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Деловая беседа, как основная форма делового общения является актуальной темой на сегодняшний день. Деловое общение с людьми – это наука и искусство. Чтобы успешно вести дела, необходимо знать общепринятые правила и нормы делового общения, уметь выстраивать свои отношения с людьми, находить к ним подход и расположить к себе для достижения плодотворного сотрудничества.

Необходимо знать, как построить эффективную коммуникацию, быстро проанализировать ситуацию, учесть интересы партнера, говорить на общем языке. Эти умения и знания лежат в основе жизненного и профессионального успеха.         Мастерство в любом деле приходит с практикой, и деловое общение не является исключением.         Деловая беседа является наиболее благоприятной и единственной возможностью убедить собеседника принять ваши конкретные предложения.

В современной трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и досуга для установления деловых отношений и разрешения деловых проблем.

Объектом данной работы является деловое общение.

Предмет исследования  - деловая беседа как основная форма делового общения.

Цель контрольной работы раскрыть особенности деловой беседы, как основной формы делового общения.     

Задачи:

- дать характеристику деловой беседы, как основной формы делового общения;

- проанализировать этапы  проведения деловой беседы.

ГЛАВА 1. Деловая беседа как основная форма делового общения

 

1.1. Деловое общение, его виды и формы

 

  Деловое общение - это процесс взаимосвязи и взаимодействия, в котором происходит обмен информацией и опытом предполагающим достижение определенного результата, решение конкретной проблемы или реализацию определенной цели.

Деловое общение можно разделить на прямое (это непосредственный контакт) и косвенное (когда между собеседниками существует пространственно-временная дистанция).

Цель делового общения - организация совместной предметной деятельности.

Особенности делового общения заключаются в том что:

- партнер в деловом общении всегда выступает как личность, значимая для субъекта;

- общающихся людей отличает хорошее взаимопонимание в вопросах дела;

- основная задача делового общения - продуктивное сотрудничество.

Прямое  деловое общение обладает большей силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное.

В отличие от неформального общения, в процессе делового общения ставятся цель и конкретные задачи, которые требуют своего решения.

В деловом общении мы не можем прекратить взаимодействие с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон).

В обычном дружеском общении не ставятся конкретные задачи, не преследуются определенные цели.        Главной специфической особенностью данного процесса является регламентированность.

Это подчинение установленным правилам и ограничениям, которые определяются культурными традициями, профессиональными этическими принципами.            Эти правила определяются:

а)  видом делового общения;

б) степенью  официальности;

в) целями, задачами конкретной встречи;

г) национальными и культурными традициями.

Регламентированность предполагает соблюдение делового этикета, который включает в себя правила приветствия и представления, нормы поведения, диктует нормы речевого этикета.      Существуют различные виды делового общения.

По способу обмена информацией различают устное и письменное деловое общение. Устные виды, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические.

К монологическим видам относятся:   
 1. Приветственная речь;  
 2. Торговая речь (реклама);  
 3. Информационная речь;  
 4. Доклад (на заседании, собрании).  
         Диалогические виды:  
 1. Деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему. 
 2. Деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений.  
 3. Переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения по какому - либо вопросу.  
 4. Интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения.  
 5. Дискуссия; 
 6. Совещание (собрание);  
 7. Пресс-конференция.          8. Телефонный разговор (дистанционный), исключающий невербальную коммуникацию.  
         Письменные виды - это служебные документы такие, как деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

Формы делового общения:

- деловая беседа;

- деловые переговоры;

- деловые совещания.

Этапы делового общения:

- установление контакта с участниками общения - самый ответственный этап. На этом этапе формируется впечатление о партнере, которое может оказать решающее влияние на весь процесс общения;

- ориентация в ситуации – важный этап, во время которого необходимо понять цели и мотивы поведения партнеров, их установки и ожидания, определить стратегию и тактику ведения общения;

- обсуждение вопроса и принятие решения – этап, связанный с обоснованием каждой стороной своей позиции, с преодолением разногласий по какому-либо поводу, а иногда и с устранением конфликтной ситуации;

- выход из контакта – этап, которому придается большое значение в деловом общении. Независимо от его результатов стороны должны показать свое расположение друг к другу, желание сотрудничать, взаимодействовать в дальнейшем.

 

 

1.2. Основные принципы ведения делового общения

 

         Принципы - это обобщенные представления, которые дают возможность  тем, кто на них опирается, верно формировать свое поведение, свои действия, свое отношение к чему-либо.     Основных принципы, которые являются универсальными и могут быть применены в любой ситуации.

Первый принцип - привлечь внимание собеседника.  

Второй принцип - пробудить в собеседнике заинтересованность.   Когда партнер проявит желание к беседе, потому что уверен, что ваши предложения будут ему полезны, он вас будет с удовольствием слушать.

Третий принцип – принцип детального обоснования.    На основе вызванного интереса надо убедить партнера в том, что он поступит разумно, согласившись с вашими идеями и предложениями, так как их реализация принесет ему и его предприятию пользу.

Четвертый принцип - выявить интересы и устранить сомнения собеседника.            Если партнер ведет себя осторожно и не видит возможности применения ваших идей и предложений на своем предприятии, хотя и понимает их целесообразность, вы должны выяснить и разграничить его желания.

Пятый принцип - заключается в преобразовании интересов партнера в окончательное решение.

Принципы делового общения дают конкретному сотруднику в любой организации концептуальную  этическую платформу для решений, поступков, действий, взаимодействий и т.п.

 Общепринятым является  центральное положение так называемого  золотого стандарта: « В рамках  служебного положения никогда  не допускать  по отношению  к своим подчиненным, к руководству  и коллегам своего служебного уровня, к клиентам и т.п. таких поступков, каких бы не желал видеть по отношению к себе».[2]

Необходима справедливость при наделении сотрудников необходимыми для их служебной деятельности ресурсами (денежными, сырьевыми, материальными и пр.)

Обязательное исправления  этического нарушения  независимо от того, когда и кем оно было допущено.

 Служебное поведение и  действия сотрудника признаются этичными, если они способствуют развитию организации (или ее подразделений) с моральной точки зрения.

Не следует бояться иметь собственное мнение при решении любых служебных вопросов. Однако нонконформизм как черта личности должен проявляться в разумных пределах.

 Нужно стремиться  к бесконфликтности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3. Особенности и функции деловой беседы

 

Деловая беседа - это разговор между двумя собеседниками, связанными деловыми отношениями участники которых, могут и должны принимать во внимание специфические особенности личности и речевых характеристик друг друга, следовательно, общение носит межличностный характер и предполагает разнообразные способы речевого и неречевого воздействия партнеров друг на друга.

Практика деловых отношений показывает, что в решении проблем, связанных с межличностным контактом, многое зависит от того, как собеседники умеют налаживать контакт друг с другом. При всем многообразии форм делового общения, деловая беседа является наиболее распространенной и чаще всего применяемой.

Во время беседы работники могут получить оперативную деловую информацию. Она способствует расширению интеллектуальных возможностей и активизации коллективного разума её участников при принятии важных управленческих решений.

Главная задача деловой беседы - убедить партнера принять конкретные предложения.

Деловая беседа выполняет ряд очень важных функций.

Функциями деловой беседы являются:

- поиск новых направлений и начало перспективных мероприятий;

- взаимное общение работников из одной деловой сферы;

- совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов;

- контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;

- поддержание деловых контактов на уровне предприятий, фирм, отраслей, стран;

- стимулирование деловой активности.

Преимуществами деловой беседы являются:

Быстрота реагирования на высказывания собеседников, способствующая достижению целей.

Повышение компетентности руководителя благодаря учету, критической проверке и оценке мнений, предложений, идей, возражений и критических замечаний, высказанных в беседе.

Возможность более гибкого, дифференцированного подхода к предмету обсуждения как следствие понимания контекста проведения беседы, а также целей каждой из сторон.

Деловую беседу как непосредственное взаимодействие двух ее участников нужно строить на основе следующих важных принципов:

1) Сознательная настройка на уровень собеседника, учет содержания выполняемых им задач, его полномочий и сферы ответственности, жизненного и трудового опыта, интересов, особенностей его мышления и речи.

2) Рациональная организация процесса беседы, что прежде всего означает краткое изложение собеседниками содержания информации по обсуждаемой теме, ибо пространное изложение и избыточная информация осложняют усвоение самого существенного.

3) Простота, образность, четкость языка как условие доходчивости информации, следовательно, ориентации на собеседника.

Каждая деловая беседа в той или иной степени отражается на эффективности деятельности организации в целом и деятельности конкретных сотрудников в частности.

Вид деловой беседы зависит от ее целей и ее места в определении направления деятельности организации.

По назначению деловые беседы могут быть разнообразными:

- беседа - знакомство руководителя и будущего подчиненного при принятии решения о поступлении на работу;