Разработка базы данных складского учета оптовой базы «Все для Дома»

   Для описания связей вводятся первичные ключи, позволяющие указывать ровно одну строку (кортеж) таблицы. Значение ключа используется для ссылки в других таблицах, что и является отображением связей данных. Поскольку первичный ключ играет ведущую роль в описании связей и поиске данных, размер ключа стараются сделать минимальным для оптимизации поиска. Это приводит к использованию номеров или кодов в качестве первичных ключей.

При поступлении  первичных документов заполняются следующие таблицы:

Таблица №1 Структура  таблицы «Приход»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный  код	Счетчик	Длинное целое
Дата операции	Дата совершения операции	Дата/время	Краткий формат даты
№ документа	Номер документа	Текстовый	50
idКлиента	Наименование  клиента	Текстовый	50

 

Также заполняется  подчиненная таблица «ПриходТов», которая имеет следующую структуру:

                Таблица №2  Структура таблицы  «ПриходТов»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный  код	Счетчик	Длинное целое
Код Прихода	Индивидуальный  код прихода	Числовой	Длинное целое
Код Товара	Наименование  товара	Текстовый	50
Единица измерения	Единица измерения	Текстовый	50
Количество	Количество  товара	Числовой	Длинное целое
Цена	Цена товара	Денежный	Денежный
Сумма	Сумма	Денежный	Денежный

 

Оперативная входная  информация по расходу товара вносится в следующие таблицы:

Таблица №3  Структура таблицы «Расход»:

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный  код	Счетчик	Длинное целое
Дата операции	Дата совершения операции	Дата/время	Краткий формат даты
№ документа	Номер документа	Текстовый	50
idКлиента	Наименование  клиента	Текстовый	50

 

 

А также в  подчиненную ей таблицу «РасходТов»:

 Таблица  №4 Структура таблицы «РасходТов»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный  код	Счетчик	Длинное целое
Код Расхода	Индивидуальный  код расхода	Числовой	Длинное целое
Код Товара	Наименование  товара	Текстовый	50
Единица измерения	Единица измерения	Текстовый	50
Количество	Количество  товара	Числовой	Длинное целое
Цена	Цена товара	Денежный	Денежный
Сумма	Сумма	Денежный	Денежный

 

   Излишки  материалов на складе отражаются  в тех же таблицах. Оприходование отражается в таблице «Приход», а списание в таблице «Расход».

    Все данные заносятся в компьютер с помощью специально разработанных форм. С помощью этих форм удобно заносить информацию, а также форма позволяет просто выбирать нужную позицию из предложенного списка, что позволяет сохранить целостность данных.

   На основании  первичных данных можно распечатать  приходные накладные, товарные  накладные, счет-фактуры и акт  списания товара.

   Данная входная информация позволяет формировать итоговые таблицы «Остатки» и «Журнал», а также, с использованием запросов, итоговые отчеты. Помимо входных данных, в проектируемой системе есть и постоянные данные, которые хранятся и заносятся в справочники системы.

3.2   Описание  структуры постоянной информации

  Ведение  данных постоянной информации  позволяет исключить условно-постоянную  информацию из первичных документов, что влияет на снижение трудоёмкости  их заполнения, а также позволяет  автоматизировать отчётный процесс.

    К  постоянной информации относится информация, хранящаяся в следующих справочниках:

1. Справочник Клиенты;
2. Справочник Товары;
3. Справочник Единицы измерения;
4. Справочник Аббревиатуры;
5. Справочник Расчетные Счета.

    Рассмотрим  подробнее структуру этих справочников:

Таблица №5 Структура таблицы «Клиенты»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный  код	Счетчик	Длинное целое
Abr	Аббревиатура	Текстовый	50
Name	Наименование  клиента	Текстовый	50
Adres	Адрес клиента	Текстовый	50
INN	ИНН клиента	Числовой	Длинное целое
RasSchet	Расчетный счет	Числовой	Длинное целое

            Таблица №6  Структура таблицы  «Товары»

Название	Имя поля	Тип	Размер
idCode	Индивидуальный  код	Счетчик	Длинное целое
Name	Наименование  товара	Текстовый	50
EdIzm	Единица измерения	Текстовый	50
Price	Цена	Денежный	Денежный
Comment	Комментарий	Текстовый	50

          

           Таблица №7 Структура таблицы  «Единицы измерения»

Название	Имя поля	Тип	Размер
Name	Название единицы  измерения	Текстовый	50

            Таблица №8 Структура таблицы  «Аббревиатуры»

Название	Имя поля	Тип	Размер
Name	Название аббревиатуры	Текстовый	50

           Таблица №9 Структура таблицы  «Расчетные счета»

Название	Имя поля	Тип	Размер
Bank	Название банка	Текстовый	50
AdrBanka	Адрес банка	Текстовый	50
BIK	БИК	Числовой	Длинное целое
KorSchet	Корреспондентский счет	Числовой	Длинное целое
RashChet	Расчетный счет	Числовой	Длинное целое

 

Основными функциями  Справочников являются:

1.обеспечение  проверки кодированных значений  признаков при вводе данных;

           2. декодирование значений признаков при выводе данных на экран дисплея;

          3. хранение постоянной информации, связанной с определёнными значениями  признаков;

          4. оформление пояснительным текстом  таблиц, получаемых в результате  решения комплекса задач. 

   В ходе разработки автоматизированного решения задачи учета складских операций и реализации продукции, результативными показателями являются (печатные формы всех отчетов представлены в Приложениях):

• Печать приходной накладной;
• Печать товарной накладной;
• Печать счет-фактуры;
• Печать журнала по приходу;
• Печать журнала по расходу;
• Печать акта списания;
• Ведомость по остаткам на складе;
• Формирование прайс-листа;
• Поиск документа по дате;
• Поиск документа по клиенту;
• Поиск документа по номеру;

   В результате  учета поступления ТМЦ на склады предприятия получаем машинный выходной документ Приходная накладная и счет-фактура (Приложения). Эти документы получаются в результате обработки  информации из таблиц Приход, ПриходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары. Эти документы остаются на фирме и подшиваются в отдельную папку для ведения отчетности по учету поступления товара.

   Также  учет поступления ТМЦ ведется  с помощью Журнала по приходу,  где отражаются все операции  по приходу с указанием даты  операции, номера документа, суммой документа и наименованием поставщика за определенную дату (Приложение). Журнал по приходу формируется в результате обработки таблиц Приход, ПриходТов, Журнал с помощью запроса Журнал по приходу. Журнал по приходу является регистром всех приходных накладных.

   При реализации  товара покупателям получаем  выходные машинные документы  Расходная накладная и счет-фактура  (Приложение). Расходная накладная  и счет-фактура получаются в  результате обработки информации  таблиц Расход, РасходТов, Справочник  Клиенты, Справочник Товары. Эти документы необходимы для учета реализации товаров клиентам. Один экземпляр документов остается у клиента, а второй остается на фирме. Журнал документов по расходу позволяет регистрировать все расходные документы за определенный период, например за месяц. В журнале регистрируются дата реализации товара, номер документа реализации, сумма реализации и наименование клиента. Журнал документов по расходу позволяет вести учет по расходу. Журнал документов формируется в результате обработки информации таблиц Расход, РасходТов и Журнал с помощью запроса Журнал документов по расходу.

  При излишках  на складе происходит списание  товара со склада, выходным машинным  документом при списании является  Акт списания. Акт списания позволяет  вести учет излишков на складе. Этот документ получается в результате обработки информации таблиц Приход, ПриходТов, Справочник Клиенты, Справочник Товары.

   При разработке  автоматизированного решения задачи  учета движения ТМЦ на складах  получаем выходной машинный документ Ведомость по остаткам на складе (Приложение). Данная ведомость получается в результате обработки информации хранящейся в таблице Остатки. Данные этой таблицы обновляются при каждом поступлении товара и при каждом расходе, поэтому они остаются актуальными на любой момент времени.

   Выходной  машинный документ Прас-лист получается  в результате обработки информации, хранящейся в таблице Справочник  Товары.