Разработка базы данных складского учета оптовой базы «Все для Дома»

    Главное  назначение автоматизированной системы обработки экономической информации в данном случае – повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку, как можно увидеть, функционирование блока выписки связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, база данных призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

   Целью  базы данных является создание  единой информационной сети, позволяющей  эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать  информацию по учету складских  операций и реализации продукции.

   Автоматизация управления торговыми процессами в ООО «Все для Дома»  повышает его оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговой сети.

1.3  Характеристика  организации обработки информации

   В проектируемой  системе решаемые задачи будут  реализованы соответствующим программным модулем, каждый из которых будет иметь возможность выполнения ряда операций, таких как корректировка информации, поиск данных, формирование отчетов. Процессы заполнения, корректировки и поиска данных будут реализованы однотипным способом во всех модулях. При добавлении и редактировании данных будет применяться контроль правильности ввода пользователем информации, путем ее сравнения с необходимым типом, диапазоном изменения возможных значений, маской ввода и т.д.

   Для добавления и редактирования данных будут использованы экранные формы со всеми необходимыми полями ввода, а также пояснениями и управляющими элементами (например, кнопками), предназначенными для выработки управляющих воздействий (сохранение, отмена изменений) и навигации (перемещению)  по  БД. Для обеспечения поиска данных также будут использованы экранные формы, позволяющие задавать различные значения (диапазоны значений) интересующей информации, с контролем допустимости значений условий поиска. Поиск информации можно будет производит как по отдельным полям таблиц, так и по совокупности полей, на частичное, либо полное совпадение условий поиска, без учета регистра букв для удобства пользователя, для численных полей и полей типа «дата» будет реализована возможность указания диапазонов изменения значений и т. д. В каждом из программных модулей системы предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования и печати документов установленной формы. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из БД.

   Источником  оперативной информации для реализации  решения поставленных задач являются  приходные накладные, расходные  накладные, счета на оплату, банковские  выписки, данные со склада. Эти  данные постоянно изменяются  и отличаются большим объемом обрабатываемой информации.  Данные вводятся  в систему с помощью специальных форм и хранятся в базе данных в виде таблиц.

   Постоянная  информация тоже хранится в  виде таблиц и реализуется  с помощью специальных справочников. Эти данные практически не изменяются, в основном добавляются новые или редактируются старые, а при необходимости удаляются. В данной системе такими справочниками являются: Спрвочник_Товары, Справочник_Контрагенты и Справочник_Фирмы. В первом справочнике содержится информация об основных товарах фирмы, единицах измерения и ценах на них. В Справочнике Контрагенты хранится информация о названиях фирм клиентов, поставщиков и их адресе. В Справочнике Фирма указано наименование и адрес данного предприятия.

   Для расчета  итоговой информации будут применятся отчеты. Отчеты будут формироваться в зависимости от заданных параметров.

  Основными  отчетами будут отчет по приходным  и расходным документам, отчет  по остаткам товаров и формирование  прайс-листа.

   Отчет  по приходным и расходным накладным будет группировать эти документы в соответствии с заданным периодом.

    Отчет  по остаткам ТМЦ на складах  будет показывать текущее состояние  склада, то есть то количество  товара, которое есть на данное  время (время создания отчета).

При организации БД учета ТМЦ целесообразно использовать следующие типы баз данных.

   Основная  база – это БД, в которой  каждая запись хранит информацию, не имеющую никакой связи с  другими записями этой же базы  данных. Основные БД не могут  иметь связи друг с другом посредством своих полей. Они могут соотноситься только путем разделения дополнительной базы, которая называется базой связи. Записи из основных БД могут быть удалены, модифицированы, запакованы или упорядочены. К основным базам данных в системе относятся базы, заполняемая при поступлении первичных приходных документов и база, содержащая информацию первичных расходных документов.

   Подчиненная  база – это БД, которая позволяет  хранить данные, относящиеся к  какой-либо записи основной базы. Записи из этой базы могут  модифицироваться и удаляться.  Подчиненной базой в системе  является база данных платежных  документов.

   Справочник  – это БД, которая содержит общие данные, разделяемые другими компонентами. Такие базы служат для хранения информации, изменение которой в одном месте, должно немедленно отразиться на всех других, где она используется. Достигается это путем ссылок на справочник. Такая гибкость при внесении изменений не допускает действий с изменением порядка следования записей в справочнике, а также удаление из него записей. К справочникам в системе относятся следующие базы данных: справочник номенклатуры, справочник клиентов, справочник поставщиков и справочник фирм.

  Инфологическая модель и ее описание.

2.1   Информационное  обеспечение задачи учета складских  операций.

В базе данных отображается информация об определенной предметной области (ПО). ПО – это часть реального  мира.

   Инфологическая  модель (ИМ) предметной области –  это описание предметной области,  выполненной без ориентации на  используемые в дальнейшем программные  и технические средства. Содержит  исходную информацию о предметной  области. Этап создания ИМ называется инфологическим проектированием.

Требования, предъявляемые  к инфологической модели:

- Адекватное  отображение (язык для представления  ИМ должен обладать достаточными  выразительными возможностями)

- Непротиворечивость (не должна допускаться неоднозначная  трактовка модели)

- Легко расширяемость  (обеспечение ввода новых данных  без изменения ранее определенных)

- Гибкий язык (язык должен быть применим  как при ручном, так и при  автоматизированном проектировании)

- Понятность  всем пользователям

Цель инфологического моделирования — создать точное и полное отображение реального мира, используемое в дальнейшем в качестве источника информации для построения БД.

Для решения  задач рассмотренных в данном курсовом проекте разработана инфологическая модель.

 

 

 

 

 

      

  

 

 

   Данная  модель показывает основные сущности, ключевые поля и атрибуты, входящие  в каждую сущность. Также информационные  связи и потоки информации, позволяющие  решить поставленные задачи автоматизации  учета складских операций и реализации.

Данную модель можно разделить на три основных блока.

   Первый  блок данных показывает постоянную  информацию, реализованную виде  справочников. В данной системе  выделено два основных и три  вспомогательных справочника. Справочник  Товары и Справочник Клиенты – это основные, они являются источником информации при учете поступления и реализации товаров, а также при формировании отчетной сущности Остатки. Вспомогательные справочники являются источником информации для основных справочников. Разбиение Справочников на основные и вспомогательные создано для удобства при их заполнении.

   Второй  блок – это блок учета товародвижения. Этот блок состоит из следующего: Приход, ПриходТов, Расход, РасходТов.  Для решения задач данного  блока используется промежуточная информация, которая в последствии используется для выполнения соответствующих расчетов. В результате обработки данной информации формируются итоговые документы, итоговые ведомости, а также итоговые таблицы, необходимые для формирования итоговых отчетов. Вся эта информация необходима для контроля процесса учета и анализа его результатов.

   Третий  блок – это блок отчетной  информации. С учетом изменения  входных данных формируются сводные  сущности, в которых все эти  изменения учитываются. Это Журнал и Остатки, они необходимы для формирования отчетной информации и удобны тем, что фиксируют каждое изменение данных, т.е информация, хранящаяся в них актуальна на любой момент времени.

   Более  подробно схемы информационных  процессов и их использование  при машинной обработке учетных данных представлены далее.

2.2   Описание  проектируемой системы автоматизации.

   Реализация  технологического процесса включает  работу по учету поступления  ТМЦ, реализации ТМЦ, перемещению  ТМЦ,  ведению информационной  базы и формирование отчетов по соответствующим запросам к  базам данных. Операции имеют программное выполнение, подчиненное единой алгоритмической схеме.

   Программа  по решению задач по учету  поступления ТМЦ, реализации ТМЦ,  перемещению ТМЦ для всех работ  имеет один вход, реализуемый управляющей компонентой. Работа с программой начинается с вывода информационного окна и активизации системы меню.

   Технологический  процесс сбора информации будет  представлять собой ввод информации  с первичных документов в базы  данных, контроль за допустимостью значений, обеспечение ввода данных путем выбора из списка.

    Передача  информации в системе производится  в форме документов и посредством  локальной вычислительной сети (в  интерактивном режиме в ПЭВМ). Последнее обеспечивает повышение оперативности.

   Этап  обработки информации на ЭВМ  является наиболее автоматизированным. Здесь основную нагрузку несут  программные средства. Их взаимосвязанная  автоматическая работа обеспечивает  математическую и логическую  обработку информации, вывод по заданным формам результатных данных.

  Обеспечение  выдачи информации производится  в виде установленных форм  документов на основании критериев,  определяемых пользователем и  информационной базы.

      3.  Датологическое моделирование

                          3.1  Описание входной оперативной информации и ее структура

    После подробного  анализа предметной области на  этапе инфологического проектирования  были получены реквизиты баз  данных. После этого было произведено  распределение этих реквизитов  по записям БД, затем базы были декомпозированы до тех пор, пока не получились структуры, удовлетворяющие требованиям третьей нормальной формы и обладающие минимальной избыточностью (хотя избыточность должна присутствовать для ускорения процессов обработки информации). Под даталогической понимается модель, отражающая логические взаимосвязи между элементами данных безотносительно их содержания и физической организации. При этом даталогическая модель разрабатывается с учетом конкретной реализации СУБД, также с учетом специфики конкретной предметной области на основе ее инфологической модели.

    Многие реляционные  СУБД представляют файлы БД  для пользователя в табличном  формате — с записями в качестве  строк и их полями в качестве  столбцов. В табличном виде информация воспринимается значительно легче. Однако в БД на физическом уровне данные хранятся, как правило, в файлах, содержащих последовательности записей. Основным преимуществом реляционных СУБД является возможность связывания на основе определенных соотношений файлов БД. Со структурной точки зрения реляционные модели являются более простыми и однородными, чем иерархические и сетевые. В реляционной модели каждому объекту предметной области соответствует одно или более отношений. При необходимости определить связь между объектами явно, она выражается в виде отношения, в котором в качестве атрибутов присутствуют идентификаторы взаимосвязанных объектов. В реляционной модели объекты предметной области и связи между ними представляются одинаковыми информационными конструкциями, существенно упрощая саму модель