Учет использования архивных документов: формы учета использования, анализ интенсивности и эффективности использования

Генеалогический запрос пользователя архив исполняет  в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

Информация пользователю представляется в форме родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической  таблицы или архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

Запрос социально-правового  характера исполняется архивом  безвозмездно.

Срок исполнения запроса социально-правового характера  в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по НСА архива - не более 15 дней с момента его регистрации.

При исполнении повторного запроса социально-правового характера или составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

На основе вышеуказанных  документов создается вторичная обобщающая документация — сводные таблицы:

• работы архива по формам использования по годам;
• количества поступивших и исполненных запросов по годам, периодам;
• категорий потребителей информации по годам;
• тематики исследований по годам;
• количества публикаций по видам;
• количества использованных фондов по годам и дел по годам и фондам;
• количества выданных копий по годам.

Аналитические обзоры

Итоговой аналитической информацией, основанной на первичной и вторичной информации, являются аналитические обзоры, научные отчеты, заключения, графики, диаграммы, составляемые Росархивом. На их основе идет планирование работы архивной системы, выделяются приоритетные направления ее развития.

Анализ использования  архивных документов проводится на основе изучения интенсивности и эффективности использования.

Интенсивность использования изучается на основе следующих показателей:

• количество обращений пользователей в архив за год;
• количество обращений пользователей по целям использования за год;
• категории потребителей информации.

Отдельным показателем интенсивности использования документов является число обращений:

• к хронологическим группам документов;
• разным темам исследования;
• разным видам исторических источников;
• к каждому фонду за год;
• к фондам разных категорий за год.

Эффективность использования.

Эффективность использования изучается на основе показателей:

количественных — отношение количества единиц хранения в архиве к количеству использованных единиц хранения, отношение количества использованных дел к количеству результативно использованных дел, отношение количества учреждений, к которым архив обратился с информационными письмами, к количеству учреждений, обратившихся в архив с запросами по своей истории или заказавшими копии документов;

неколичественных — качественные показатели работы архива в области использования документов (качество работы, отклик общественности на эту работу);

абсолютных — количество публикаций, ссылок, копий, связанных с документами архива 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованных источников. 

Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. Образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. Е.П. Козлова. 3-е изд., доп. М.: Издательский центр «Академия», 2005

Материалы сети интернет:

«Основные правила  работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (Электронный ресурс) Режим доступа: http://www.consultant.ru.

Об архивном деле в РФ: Фед Закон от 22.10.2004 №125 ФЗ (Электронный ресурс) Режим доступа: http://www.rusarchives.ru.