На оборотной стороне
карточки содержатся разделы
III «Прием на работу и
переводы на другую работу»,
IV – «Аттестация», V –
«Повышение квалификации» и
VI – «Профессиональная переподготовка»
и др. В разделе X «Дополнительные
сведения» записываются данные
о повышении квалификации, знания
иностранного языка, второй
специальности, инвалидности и
т.п.
Наиболее важными являются
разделы, касающиеся назначения
и перемещения и даты и
причины увольнения. Записи
в этих разделах
должны содержать ссылки
на даты и номера приказов
о назначении, перемещении или
увольнении работника. В разделе
о назначении и перемещении
в конце каждой записи должна
стоять подпись работника, на
которого заведена карточка.
При увольнении работника
в карточке проставляются дата
и номер приказа, указываются
причины увольнения. Эти сведения должны
заполняться с особой тщательностью,
так как они нередко служат
основанием для Подтверждения
трудового стажа работника. Заполняются личные карточки
рукописным или машинописным
способом лицом, ответственным
за работу с персоналом фирмы,
или секретарем-референтом. Все
записи должны быть без сокращений.
Личная карточка заводится на
работника в одном экземпляре
и хранится в сейфе.
На многих предприятиях
личные карточки работников
ведут с помощью ПК.
2.4 Личное дело
Личное дело – совокупность документов,
содержащих необходимые сведения
о работнике и его трудовом
стаже. Личные дела могут
заводиться на всех работников
предприятия, но чаще всего
– на руководителей и ведущих
специалистов (при этом на
остальных сотрудников оформляют
личные карточки формы Т-2).
Предприятие вправе само решить
вопрос о том, какие документы
(личные карточки или личные
дела) заводить на сотрудников.
В состав личного
дела должны входить следующие
документы:
- внутренняя опись документов,
имеющихся в личном деле;
- анкета или личный листок
по учету кадров;
- автобиография или резюме;
- копии документов об образовании;
- копии документов об утверждении
в должности;
- копии характеристик;
- трудовой договор;
- копии приказов о назначении,
перемещении, увольнении;
- дополнение к личному
листку по учету кадров;
- справки и другие документы,
относящиеся к данному работнику.
Внутренняя опись
документов, имеющихся в личном
деле, содержит сведения о
порядковых номерах документов
в деле, их индексах, заголовках,
датах. Листы личного
дела и его внутренней описи
нумеруются отдельно. Внутренняя
опись подписывается ее составителем
с указанием должности,
расшифровки подписи
и даты составления.
Анкета или личный листок
по учету кадров содержит
биографические сведения о работнике,
его образовании, выполняемой
работе с начала
трудовой деятельности,
семейном положении и др.
Она заполняется от руки
самим работником при поступлении
на работу. При ее заполнении
используются:
- паспорт;
- трудовая книжка;
- военный билет;
- документ об образовании
(диплом, удостоверение, сертификат,
свидетельство, аттестат), документы
Высшей аттестационной комиссии
(ВАК) о присуждении ученой
степени и о присвоении ученого
звания (диплом и аттестат);
- документы об имеющихся
изобретениях.
В графе «Образование» анкеты
или личного листка применяют
формулировки: «среднее (полное,
общее)», «неполное начальное
профессиональное», «среднее профессиональное»,
«незаконченное высшее профессиональное»
– в зависимости от того,
какой документ об образовании
имеется у работника.
Графа «Выполняемая работа
с начала трудовой деятельности»
заполняется на основании трудовой
книжки. В этой графе фиксируется
также обучение в учебном
заведении, предшествующее трудовой
деятельности.
В графе «Семейное
положение» используются следующие
формулировки: «женат» («замужем»),
«разведен(а)» «вдовец» («вдова»),
«холост» («не замужем»), после
чего перечисляются все члены
семьи с указанием степени
родства (отец, мать, жена,
муж, сын, дочь). При этом
указываются фамилия, имя, отчество,
год рождения каждого члена
семьи.
Характеристика – это официальный
документ, который выдает администрация
учреждения, организации, предприятия
своему сотруднику в целом
ряде ситуаций. В характеристике
приводятся отзыв о служебной
и общественной деятельности
сотрудника, оценка его деловых
и моральных качеств.
Характеристика может
быть оформлена на общем
бланке формата А4. Она имеет
следующие реквизиты: название
вида документа (характеристика); указание
должности лица, которому выдается
характеристика; наименование организации,
выдающей характеристику; имя,
отчество и фамилия сотрудника;
текст; подписи; печать.
В тексте характеристики
можно выделить логически взаимосвязанные
составные части. Первая –
это анкетные данные, следующие
за названием документа, где
указывают имя, отчество и
фамилию, должность, ученую степень
и звание (если они имеются),
год рождения, образование сотрудника.
В некоторых видах характеристик
эти данные располагают от
4-го положения табулятора, столбиками,
через один межстрочный интервал.
Однако, если это требование
специально не оговорено в
инструкции по ведению делопроизводства
учреждения, первая часть может
быть оформлена как обычный
текст, т.е. от 1-го положения
табулятора и через 1,5 межстрочного
интервала.
Вторая часть текста
характеристики – данные о
трудовой деятельности (сведения
о специальности, продолжительности
работы на данном предприятии
или в организации, продвижении
по службе, уровне профессионального
мастерства и т.п.).
Третья часть – собственно
характеристика, т.е. оценка
морально-психологических и деловых
качеств сотрудника: его отношения
к работе, повышения профессионального
уровня, поведения в быту.
Четвертая, заключительная,
часть содержит вывод, в котором
указывается назначение характеристики.
Текст характеристики
излагается от третьего лица.
Подписывает характеристику,
как правило, руководитель учреждения.
Автобиография – документ, который
автор составляет самостоятельно.
Типового формуляра для
автобиографии не существует
и составляется она в произвольной
форме. Однако отдельные составные
части и реквизиты должны
содержаться в автобиографии
обязательно. Пишут автобиографию
от руки на листе бумаги
форматом А4 либо на специальном
бланке (при поступлении на
работу или учебу). Форма
изложения – повествовательная,
от первого лица. Все сведения
даются в хронологическом порядке
и так, чтобы можно было
составить представление о жизненном
пути, деловой квалификации
и общественно-политической деятельности
данного человека.
Основные реквизиты в
автобиографии:
- название документа
(автобиография);
- имя, отчество, фамилия
автора;
- число, месяц и
год рождения; место рождения;
- сведения о родителях
(фамилия, имя, отчество, место
работы);
- образование и специальность
по образованию; вид трудовой
деятельности; последнее место
работы и должность
- награды и поощрения;
участие в общественной работе;
- семейное положение
и состав семьи;
- домашний адрес и
телефон; дата;
- личная подпись.
2.5 Анализ оформления
документов по личному составу
на примере Военного Комиссариата Промышленного
района.
В соответствии с учебным планом,
я проходила преддипломную практику в
Военном Комиссариате Промышленного района.
Преддипломная практика является
неотъемлемой частью учебного процесса.
В ходе ее прохождения происходит углубление
и закрепления знаний и профессиональных
навыков, полученных в процессе обучения
на основе изучения практических ситуаций.
Целью данной практики является
не только ознакомление с деятельностью
Военного Комиссариата, но и сбор, и анализ
материала, необходимого для дипломной
работы. Практические навыки играют определяющую
роль в профессиональной деятельности
любого специалиста. Чем больший опыт
накоплен человеком по практическому
использованию своих теоретических знаний,
тем более эффективна работа такого сотрудника.
Подготовка к написанию дипломного
проекта предусматривает изучение темы
будущей работы, знакомство со всеми ее
тонкостями и нюансами. Необходимо составить
наиболее полное представление о предмете
работы и хорошо ориентироваться в данном
вопросе.
Большое значение в нашей жизни
имеют документы по личному составу, отражающие
трудовую деятельность работника и подтверждающие
трудовой стаж, необходимый для начисления
пенсии.
При прохождении практики в Военном
Комиссариате Промышленного района
я занимала должность помощника секретаря
руководителя. Поскольку функции
службы делопроизводства возложены на
секретариат, у меня была возможность
подробно изучить особенности ведения
как текущего делопроизводства, так
и процесса подготовки документов
для сдачи в архив.
Подготовка дел к хранению заключалась
в оформлении личных дел военнослужащих.
Мною были составлены внутренние описи,
листы-заверители, оформлялись обложки
дел, нумеровались страницы для дел
военнослужащих.
Для облегчения работы мне были предоставлены
образцы оформления личных дел. Стоит
отметить, что структура, порядок оформления
этих дел не вполне соответствует нормативным
требованиям (Типовой инструкции по делопроизводству,
Основным правилам работы архивов организаций).
Например, количество документов, содержащихся
в деле не соответствует количеству
единиц хранения, заявленных во внутренней
описи. Были обнаружены неточности в
нумерации страниц.
Обложка дела оформляется
по установленной форме. Все надписи
на обложке делаются разборчиво, без
сокращений.
Квалифицированное ведение документации
по личному составу относится
к числу необходимых профессиональных
навыков работника кадровой службы.
Мне практика помогла научиться самостоятельно
решать определенный круг задач,
возникающих в ходе работы по оформлению
документов. Помогла в приобретении
первоначального профессионального
опыта в качестве делопроизводителя.
В частности я научилась работать
с кадровой документацией, оформлять
документы по личному составу.
Также, в практической части, я научилась
оформлять личное дело сотрудника,
подшивать его, составлять и оформлять
приказы, а также заносить
сведения о приказах в регистрационные
журналы.
В процессе практики был изучен состав
видов служебных документов, порядок
и особенности их оформления.
Я поняла, что на практике будут востребованы
все знания, полученные мной
в техникуме.
Заключение
Таким образом,
в нашей жизни большое
значение имеют документы по
личному составу, отражающие
трудовую деятельность работника
и подтверждающие трудовой стаж,
необходимый для начисления
пенсии. В условиях рыночных
отношений, с созданием большого
числа различных фирм, предприятий,
организаций остро встала проблема
правильного документирования
трудовых правоотношений, организации
работы и сохранения кадровой
документации. Почти повсеместно
из-за малочисленности и некомпетентности
персонала фирмы не придают
значения оформлению, ведению
и сохранению документации по
личному составу. Важнейшая
роль этих документов в жизни
каждого человека зачастую недооценивается
руководителями коммерческих структур
(хотя они несут персональную
ответственность за документальный
фонд предприятия), в результате
чего кадровая документация
ведется с грубыми нарушениями
соответствующих требований общегосударственных
законодательных и нормативных
актов - ТК РФ, Инструкции
о порядке ведения трудовых
книжек на предприятиях, в
учреждениях и организациях
и др.). Таким образом, ошибки
при ведении кадровой документации
не просто выражают неуважение
к сотрудникам, но и являются
нарушением требований трудового
законодательства.