Требования к оформлению документов по личному составу

За  надлежащее  оформление  и  ведение  документации  по  личному  составу  несет  ответственность  кадровое  подразделение.

Для  удобства  текущего  пользования  информацией  документы  по  личному  составу    оформляются  отделом  кадров  следующим  образом:

-  Формируются  дела  для  каждого  типа  документов:  для  личных  дел,  для  приказов  по  личному  составу,  протоколов  заседаний  и  т.д.  Заголовки  должны  отражать  содержание  и  соответствовать  номенклатуре  дел  кадровой  службы; 
-  Каждому  делу  присваивается  учетный  номер,  а  также  вкладывается  первоначальная  внутренняя  опись; 
-  Обеспечивается  их  безопасное  конфиденциальное  текущее  хранение:  в  сейфе  или  запирающемся  на  ключ  шкафу,  корешками  наружу.  Для  удобства  рекомендуется  располагать  их  в  алфавитном  порядке  или  по  порядковым  номерам.

  Все  работы  по  оформлению  документов  по  личному  составу    при  передаче  дел  на  архивное  хранение  также  ложатся  на  плечи  сотрудников  кадрового  подразделения.  В  этом  случае  требуется  следующее  оформление:

-  Подшивка.  Все  листы  дела  нумеруются  и  скрепляются  между  собой  нитью  на  четыре  прокола,  затем  место  прошива  скрепляется  печатью  организации  и  подписью  ответственных  лиц. 
-  Составление  внутренней  описи  (или  уточнение  уже  существующей).  Для  личных  она  составляется  с  перечислением  фамилий  уволенных  сотрудников  и  уточнением  страниц,  на  которых  содержится  информация  по  каждому  человеку.

-  Оформление  обложки  дела.  На  ней  указываются  необходимые  реквизиты:  название,  дата,  срок  хранения  документов  ,  номер  и  т.д.

  Следует  помнить,  что  передача  кадровых  документов  на  архивное  хранение  должно  осуществляться  не  позднее  трех  лет  с  момента  их  изъятия  из  делопроизводства. 

Сам  процесс  сдачи  в  архив  происходит  под  контролем  сотрудника  архивного  подразделения,  который  проверяет  полноту  и  правильность  оформления  дел.  Если  на  этом  этапе  были  выявлены  недочеты  и  ошибки,  то  они  оперативно  исправляются  отделом  кадров.  Архивариус  принимает  дела  строго  по  составленной  описи,  проставляя  отметки  о  наличии  каждого  пункта.

Организация  отвечает  за  сохранность  и  нераспространение  личной  информации  даже  после  передачи  личных  дел  в  архив,  поэтому  стоит  также  позаботиться  о  безопасности  архивного  помещения.

 

2.1  Оформление  приказа  о  приеме  на  работу.

 

Прием  на  работу  оформляются  приказом  (распоряжением)  работодателя,  изданным  на  основании  заключенного  договора.  Содержание  приказа  (распоряжения)  работодателя  должно  соответствовать  условиям  заключенного  трудового  договора.

Приказ  (распоряжение)  работодателя  о  приеме  на  работу  объявляется  работнику  под  расписку  в  трехдневный  срок  со  дня  подписания  трудового  договора.  По  требованию  работника  работодатель  обязан  выдать  ему  надлежаще  заверенную  копию  указанного  приказа  (распоряжения).  При  приеме  на  работу  работодатель  обязан  ознакомить  работника    с  действующими    в  организации  правилам  внутреннего    распорядка,  иными  локальными  нормативными  актами,  имеющими  отношение  к  трудовой  функции  работника,  коллективным  договором.

 

2.2  Оформление  трудовой  книжки.

 

Трудовая  деятельность  граждан  фиксируется  в  трудовых  книжках,  которые  ведутся  на  всех  предприятиях  независимо  от  формы  собственности. 

Трудовая  книжка  является  основным  документом  о  трудовой  деятельности  и  трудовом  стаже  работника  (ст.  66  ТК  РФ).

При  приеме  на  работу  трудовую  книжку  представляют  лицу,  ведущему  документацию  по  персоналу  предприятия. 

На  работника,  поступающего  на  работу  впервые  и  проработавшего  в  организации  свыше  пяти  дней,  оформляется  трудовая  книжка  и  страховое  свидетельство  государственного  пенсионного  страхования.  Записи  в  трудовой  книжке  производятся  на  основании  паспорта  и  документов,  подтверждающих  образование  и  профессию. 

На  титульном  листе  трудовой  книжки  указываются  фамилия,  имя  и  отчество  работника  полностью,  без  сокращения.  Дата  рождения  в  трудовой  книжке  должна  содержать  число,  месяц  и  год.   
 Сведения  об  образовании  (среднее,  среднее  специальное  или  высшее)  и  специальности  или  профессии  указываются  на  основании  документов:  аттестатов,  дипломов,  сертификатов,  справок  (если  образование  незаконченное  высшее). 

На  титульном  листе  обязательно  ставится  подпись  лица,  выдавшего  трудовую  книжку,  и  печать  предприятия,  где  она  была  впервые  заполнена.  Запись  на  последующих  страницах  трудовой  книжки  начинается  с  постановки  штампа  предприятия  или  написания  от  руки  наименования  предприятия. 

 

Если  в  трудовой  книжке  заполнены  все  страницы,  тогда  ее  дополняют  вкладышем. 

Без  трудовой  книжки  вкладыш  не  действителен.  При  наличии  вкладыша  на  титульном  листе  трудовой  книжке  вверху  ставят  штамп  с  надписью  «Выдан  вкладыш»  и  указывают  серию  и  номер  вкладыша.

Вкладыш  вшивают  в  трудовую  книжку,  и  ведут  в  том  же  порядке,  что  и  трудовую  книжку.  С  каждой  записью  в  трудовой  книжке  администрация  обязана  ознакомить  ее  владельца  под  расписку.  Потеряв  трудовую  книжку  или  вкладыш,  необходимо  заявить  об этом  администрации  по  месту  работы. 

Не  позднее  15  дней  работнику  обязаны  выдать  новую  трудовую  книжку  с  надписью  в  правом  верхнем  углу  титульного  листа  «Дубликат».  При  заполнении  дубликата  вносят  записи  о  работе,  награждениях,  поощрениях  по  месту  последней  работы  на  основании  раннее  изданных  приказов.  Если  работник  уже  имел  стаж  работы,  тока  при  заполнении  раздела  «Сведения  о  работе»  делают  запись  об  общем  стаже  работы  до  поступления  на  данное  предприятие.  Общий  стаж  записывают  суммарно  (количество  лет,  месяцев,  дней  работы  без  уточнения). 

Общий  стаж,  подтвержденный  документами,  записывают  по  периодам  работы  (наименование  предприятия,  где  работал,  цех,  отдел),  должность,  дата  увольнения,  причина  увольнения.  Указывают  наименование,  дату  и  номер  документа,  на  основании  которого  произведены  записи  в  дубликате.  Администрация  обязана  содействовать  работнику  в  получении  документов,  подтверждающих  стаж  работы  до  поступления  в  данное  учреждение.  Если  трудовая  книжка  пришла  в  негодность  (испачкана,  замазана  и  т.п.),  администрация  выдает  работнику  дубликат.  На  титульном  листе  трудовой  книжки,  пришедшей  в  негодность,  пишут:  «Взамен  выдан  дубликат».  Книжку  возвращают  владельцу.  На  новом  месте  работы  предъявляют  дубликат  трудовой  книжки. 

Изменение  записей  (о  фамилии,  дате  рождения,  образовании)  производит  администрация  по  последнему  месту  работы  на  основании  документов  (паспорта,  свидетельства  о  рождении,  браке,  образования  и  т.д.)  со  ссылкой  на  номер  и  дату  этих  документов.  Эти  изменения  пишут  на  титульном  листе  книжки. 

Раннее  внесенная  запись  должна  быть  зачеркнута  одной  чертой,  после  чего  записывают  новую.   

Ссылки  на  документы  делают  на  внутренней  стороне  обложки  трудовой  книжки,  заверяют  подписью  руководителя,  или  сотрудника,  ведущего  кадровую  документацию,  ставят  печать  организации  или  отдела  кадров.  Если  в  трудовой  книжке  обнаружены  неправильные  записи,  их  исправляет  администрация  того  предприятия,  где  эта  запись  была  сделана.  Если  организация,  сделавшая  неправильную  запись,  ликвидирована,  исправление  делает  организация  правопреемник,  а  при  ее  отсутствии  –  вышестоящая  организация,  которой  подчинялось  ликвидированное  предприятие. 

Исправленные  сведения  должны  соответствовать  подлиннику  приказа.  В  случае  утраты  приказа,  исправление  вносят  на  основании  других  документов,  подтверждающих  выполнение  работ. 

В  разделах  «Сведения  о  работе»,  «Сведения  о  награждениях»  зачеркивание  неточных  записей  не  разрешается. 

Администрация  предприятия  обязана  выдать  работнику  его  трудовую  книжку  в  день  увольнения,  сделав  запись  об  увольнении. 

При  задержке  выдачи  трудовой  книжки  по  вине  администрации  работнику  выплачивают  средний  заработок  во  время  вынужденного  прогула.  Днем  увольнения  считают  день  выдачи  трудовой  книжки.  Издаю  новый  приказ  о  новом  дне  увольнения.   

При  увольнении  рабочего,  служащего  вне  записи  о  работе,  награждениях  и  поощрениях,  внесенных  в  трудовую  книжку  во  время  работы  в  организации,  заверяются  подписью  руководителя  или  начальника  отдела  кадров  (если  он  есть)  и  печатью. 

Пересылка  трудовой  книжки  почтой  допускается  только  с  согласия 

работника. 

В  случае  смерти  работника  трудовую  книжку  выдают  на  руки  ближайшим  родственникам  под  расписку  или  высылают  почтой  по  их  требованию.  Если  работник  отсутствует  на  работе  в  день  увольнения,  администрация  в  этот  день  направляет  ему  почтовое  уведомление  с  указанием  о  необходимости  получения  трудовой  книжки. 

При  получении  трудовой  книжки  в  связи  с  увольнением  работник

расписывается  в  личной  карточке  (форма  Т-2)  и  в  книге  учета  трудовых  книжек,  а  в  журнале  фиксируют  дату  и  основание  выдачи  книжки.   
В  организации  ведут  документацию  по  учету  бланков  и  заполненных 

трудовых  книжек.

Существует  приходно-расходная  книга  по  учету  бланков  и 

трудовых  книжек  и  вкладышей  к  ним.

Книга  учета  движения  трудовых  книжек  и  вкладышей  к  ним  ведет  кадровая  служба  предприятия  или  лицо,  ответственное  за  обеспечение  кадровой  деятельности.  В  книге  регистрируют  все  трудовые  книжки,  принятые  от  работников  при  поступлении  на  работу,  а  также  трудовые  книжки  и  вкладыши,  выданные  вновь. 

Эти  книги  должны  быть  пронумерованы,  прошнурованы  и  скреплены  подписью  директора  и  печатью. 

Бланки  трудовых  книжек  и  вкладышей  к  ним  хранят  в  бухгалтерии,  как  документы  строгой  отчетности  и  выдают  по  заявке  под  отчет  ответственному  за  ведение  кадровой  документации. 

На  испорченные  бланки  составляют  акт. 

Трудовые  книжки  и  их  дубликаты,  не  полученные  работниками  при  увольнении,  хранят  в  течение  двух  лет  в  отделе  кадров  отдельно  от  остальных  трудовых  книжек. 

Невостребованные  трудовые  книжки  (дубликаты)  хранят  в  архиве  50  лет.  По  истечении  этого  срока,  они  могут  быть  уничтожены  в  установленном  порядке.

 

2.3  Оформление  личной  карточки 

Основным  документом  по  учету  персонала  предприятия  является  личная  карточка  формы  Т-2,  которая  заводится  на  всех  работников  предприятия,  принятых  на  постоянную  или  временную  работу. 

Все  записи  в  карточках  делаются  на  основании  документов,  предоставленных  работником.  На  основании  паспорта  в  разделе  I  «Общие  сведения»  указываются  фамилия,  имя,  отчество,  год  и  месяц  рождения,  номер,  серия  паспорта,  когда  и  кем  выдан,  домашний  адрес.  Данные  об  общем  и  непрерывном  стаже  работы,  а  также  о перемещениях  сотрудника  указывают  на  основании  записей  в  трудовой  книжке.  Для  заполнения  раздела  II  «Сведения  о  воинском  учете»  данные  берутся  из  военного  билета  работника. 

В  обязательном  порядке  проставляется  дата  заполнения  личной  карточки  и  личная  подпись  работника.