Совершенствование документационного обеспечения в СХПК колхоз «Гигант»

Рассмотрим размер и структуру  денежной выручки от реализации продукции  растениеводства (таблица 4).

 

Таблица 4 – Размер и структура  денежной выручки продукции растениеводства  в СХПК колхоз «Гигант»

Виды продукции	2009 г.		2010 г.		2011 г.
	Выручка, тыс. руб.	В % к итогу	Выручка, тыс. руб.	В % к итогу	Выручка, тыс. руб.	В % к итогу
Зерновые и зернобобовые культуры – всего	9280	75,5	2745	55,6	5640	77,8
в том числе:   Пшеница	3375	27,4	437	8,9	4008	55,3
Рожь	2437	19,8	2142	43,4	68	0,9
Просо	160	1,3	2	0,04	370	5,1
Кукуруза	3000	24,4	-	-	-	-
Ячмень	308	2,5	164	3,3	1194	16,5
Подсолнечник	2348	19,1	1764	35,7	1140	15,7
Прочая продукция растениеводства	5	0,04	4	0,08	-	-
Продукция растениеводства  собственного производства, реализованная  в переработанном виде	655	5,3	424	8,6	467	6,4
Всего	12288	100,0	4937	100,0	7247	100,0

 

В целом наблюдается снижение суммы выручки от реализации продукции  растениеводства на 5041 тыс. руб., так  же уменьшились размеры выручки  от реализации ржи, прочей продукции  растениеводства.

Увеличение выручки наблюдается  при реализации пшеницы, проса и  ячменя.

Для полной характеристики реализации всей продукции на предприятии  проведем анализ выручки от реализации продукции животноводства       (таблица 5).

 

 

Таблица 5 – Размер и структура  денежной выручки продукции животноводства в СХПК колхоз «Гигант»

Виды продукции	2009 г.		2010 г.		2011 г.
	Выручка, тыс. руб.	В % к итогу	Выручка, тыс. руб.	В % к итогу	Выручка, тыс. руб.	В % к итогу
Скот и птица в живой  массе – всего:	14559	49,7	22467	55,7	13834	43,2
в том числе:   крупный рогатый скот	14540	49,6	22411	55,6	13750	42,9
лошади	-	-	56	0,1	84	0,3
прочие виды животных	19	0,06	-	-	-	-
Молоко цельное	13838	47,2	17850	44,3	16746	52,3
Продукция животноводства собственного производства, реализованная в переработанном виде	921	3,1	1294	3,2	1457	4,5
в том числе:   мясо и мясопродукция (в расчете на живую массу) – всего	921	3,1	1294	3,2	1457	4,5
в том числе:     крупный рогатый  скот	872	3,0	1285	3,2	1331	4,2
лошади	49	0,2	9	0,02	126	0,4
Всего	29318	100,0	40326	100,0	32037	100,0

 

По данным таблицы 5 видно, что выручка от реализации продукции  животноводства в отчетном году выше на 2719 тыс. руб., чем в 2009 году.

Увеличилась выручка от реализации цельного молока, продукции животноводства собственного производства, реализованной  в переработанном виде и мяса и  мясопродукции.

Выручка от реализации скота  и птицы в живой массе имеет  тенденцию к снижению в отчетном году относительно выручки 2009 года.

Для более полной характеристики предприятия рассмотрим динамику показателей  размера предприятия (таблица 6).

 

Таблица 6 – Динамика показателей  размера СХПК колхоз «Гигант»

Показатели	2009 г.	2010 г.	2011 г.	2011 г. в % к 2009 г.
Выручка от продажи в ценах  с учетом индекса инфляции, тыс. руб.	45895,7	50249,6	39791	86,7
Площадь с.-х. угодий, га	22152	20235	20235	91,3
в т.ч. пашни	13714	13577	13577	99,0
Среднегодовая численность  работников, чел.	209	212	210	100,5
в т.ч. занятых в сельскохозяйственном производстве	190	207	204	107,4
Энергоресурсы, кВт	15546,26	15792,66	12545,42	80,7
Условное поголовье животных, усл. голов	3040	3040	3043	100,1

 

Судя по данным таблицы 6 необходимо отметить, что площадь  сельхозугодий уменьшилась в 2010 и 2011 годах на 8,7% от площади 2009 года и составила в отчетном году 20235 га.

Среднегодовая численность  работников, занятых в сельскохозяйственном производстве в 2011 году увеличилась  на 7,4%.

Энергоресурсы сократились  на предприятии на 3000,84 кВт в 2011 году, а условное поголовье животных увеличилось  на 3 условных головы.

Одним их важных показателей  является размер и структура земельных  угодий (таблица 7).

 

Таблица 7 – Размер и структура  земельных угодий на 31. 12. 2011 г.

Вид угодий	Площадь, га	Структура, %
Общая земельная площадь  – всего	20235	100,0
Всего сельхозугодий из них:	20235	100,0
- пашня	13577	67,1
- сенокосы	438	2,2
- пастбища	6220	30,7

 

Наибольший удельный вес  в общей земельной площади  занимают пашни (67,1%), затем пастбища (30,7%) и сенокосы (2,2%).

3 Совершенствование информационной системы и делопроизводства в СХПК колхоз «Гигант»

 

3.1 Делопроизводство и документооборот в СХПК колхоз «Гигант»

 

Делопроизводство в СХПК колхоз «Гигант» ведется на русском языке за исключениями, установленными федеральными законами и локальными нормативными актами СХПК колхоз «Гигант».

Для достижения информационной совместимости регистрационных  данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

В соответствии с Типовой инструкцией  по делопроизводству управление входящими  документами в СХПК колхоз «Гигант» предусматривает:

• организацию доставки (получения) документов;
• первичную обработку документов;
• предварительное рассмотрение документов;
• регистрацию документов;
• рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами – в пределах предоставленных полномочий) СХПК колхоз «Гигант».

Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, курьерской либо с помощью технических  средств коммуникации (телефонограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail).

Организация первичной обработки  документов в СХПК колхоз «Гигант» включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок).

Доставка в СХПК колхоз «Гигант» заказной корреспонденции осуществляется почтальонами и курьерами. Прием производится под роспись в уведомлении о вручении либо в журнале отправки документов.

В соответствии с Типовой инструкцией  по делопроизводству управление исходящими документами в СХПК колхоз «Гигант» предусматривает:

• прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителя;
• регистрацию документов;
• тиражирование документов;
• подготовку документов к отправке;
• сортировку документов;
• передачу документов.

Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере  писем.

Прежде всего, надо указать на необходимость  тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью  в процессе приема документов (для  их последующей обработки перед  отправлением) в СХПК колхоз «Гигант» производится проверка:

• соответствия документа содержанию резолюции, определяющей порядок его исполнения;
• правильности оформления документа;
• комплектности документа (в части на предмет наличия соответствующих приложений);
• наличия и достоверности сведений об адресате;
• наличия и достоверности листа рассылки при отправке документа четырем и более адресатам.

Документы, не отвечающие установленным  требованиям, подлежат доработке исполнителями (либо для оперативности сотрудниками отдела документационного обеспечения). Тиражирование документов, подлежащих отправке, производится для сохранения в делах учреждения контрольного экземпляра (либо копии) документа. Чаще выпускаются два экземпляра документа: один адресату, другой – в дело. При  отправке нескольким адресатам дополнительно  изготавливается требуемое количество экземпляров документа.