Совершенствование документационного обеспечения в СХПК колхоз «Гигант»

5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.

Доработка производится, если есть необходимость  в изменении содержания приказа  или распоряжения.

6. Подписание приказа или распоряжения.

Согласованный проект документа передается на подпись руководителю. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

7. Регистрация приказа или распоряжения

В данном случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.

Во время регистрации документу  присваиваются регистрационный номер и дата документа. Датой приказа и распоряжения должна являться дата подписания, отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.

8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем).

Если при работе с документами  используется система автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда  сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых  распорядительных документов по личному  составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью  используемой системы.

Такой подход позволяет получить адресатам  документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые  затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий [9].

2 Организационно-экономическая характеристика СХПК колхоз «Гигант»

 

Полное  наименование фирмы: сельскохозяйственный производственный кооператив колхоз «Гигант». Юридический и фактический адрес: 461180 Оренбургская область Ташлинский район с. Новокаменка ул. Центральная 28.

Село Новокаменка  расположено в 25 км от районного центра с. Ташлы и в 219 км от областного города Оренбурга.

Климат – резко-континентальный. Холодная зима, жаркое лето. Среднегодовое  количество осадков  375 мм, основная их часть приходится на весенние и осенние месяцы года. Эффективность сельскохозяйственного производства зависит от правильного построения организационно-производственной структуры хозяйства.

Дата государственной регистрации: 15 июня 1998 года № 201Р, зарегистрирован Администрацией Ташлинского района, основной государственный регистрационный № 1025603180998. Уставной капитал предприятия составляет 11200000 рублей, в ценах 1992 года.

Дочерних  и зависимых обществ организация  не имеет. Предприятие не относится  к субъектам малого предпринимательства.

Основным учредительным документом производственного кооператива  является его  устав, утверждаемый общим собранием  его членов. Имущество, находящееся в  собственности производственного  кооператива, делится  на паи его членов в соответствии с  уставом кооператива. СХПК колхоз «Гигант» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный счет в банке, гербовую печать и угловой штамп со своим полным наименованием. Права и обязанности юридического лица, предприятие приобретает с момента его регистрации. Срок его действия не ограничен.

Высшим  органом управления кооператива является общее собрание его  членов. В кооперативе  создан наблюдательный совет, который осуществляет контроль за деятельностью  исполнительных органов  кооператива.  Исполнительными  органами кооператива являются правление и его председатель. Они осуществляют текущее руководство деятельностью СХПК и подотчетны наблюдательному совету и общему членов кооператива [30].

Председатель с помощью главных  отраслевых специалистов обеспечивает выполнение всей совокупности функций управления, необходимой для правильного функционирования предприятия, путем рациональной организации производственного процесса, включая управление производством и развитием технико-технологической базы, а также эффективное использование кадрового потенциала при одновременном повышении квалификации и творческой активности каждого работника.

В состав предприятия входит 4 бригады (Новокаменка, Широкое, Новосельное, Буренино), строительный цех, автопарк, МТМ, столовая.

В состав бригады №1 входят: тракторно-полеводческая бригада №1; молочно-товарная ферма; ферма по откорму крупного рогатого скота.

В состав бригады №2 входят: тракторно-полеводческая  бригада №2; молочно – товарная ферма; ферма по откорму крупного рогатого скота, овцеферма.

В состав бригад №3 и №4 входят: тракторно-полеводческие бригады №3 и №4; молочно-товарная ферма; ферма по откорму крупного рогатого скота.

Рассмотрим основные экономические  показатели деятельности СХПК колхоз «Гигант» в таблице 1 [25].

 

Таблица 1 – Основные экономические  показатели деятельности СХПК колхоз «Гигант»

Показатели	2009 г.	2010 г.	2011 г.	2011 г. в % к 2009 г.
Выручка, тыс. руб.	42029	45640	39791	94,7
Полная себестоимость  продаж, тыс. руб.	35214	36229	35224	100,03
Среднегодовая численность  работников, чел.	209	212	210	100,5
в т.ч. рабочих	158	153	165	104,4
Среднегодовая стоимость  основных средств, тыс. руб.	80177,5	86604	95083	118,6
Прибыль (+), убыток (-) от продаж, тыс. руб.	6815	9411	4567	67,0
Рентабельность (+), убыточность (-) основной деятельности, %	16,2	20,6	11,5	71,0

При анализе таблицы 1 можно отметить снижение выручки на 5,3% в отчетном году – 39791 тыс. руб. вместо 42029 тыс. руб. в 2009 году.

Полная себестоимость  почти не изменяется за три года. Изменение составило всего 0,03%.

Исходя из среднегодовой  численности работников, численность  рабочих увеличилась на 4,4% и составила 165 человек в отчетном году.

На 18,6% увеличилась среднегодовая  стоимость основных средств и  составила 95083 тыс. руб. в отчетном году.

Прибыль и рентабельность основной деятельности уменьшились.

Рассмотрим состав и структуру  работников на предприятии. Для наглядности изобразим в виде диаграммы численность персонала на предприятии СХПК колхоз «Гигант» за анализируемый период (рисунок 2).

В 2009 году численность всего  персонала была – 209 человек, в 2010  году – 212 человек, а в 2011 году – 210 человек.

 

Рисунок 2 – Динамика численности  персонала за 2009 – 2011 года, чел.

 

На рисунке наглядно видно, как происходят изменения в численности  персонала предприятия за анализируемый  период.

Промышленно производственный персонал в отчетном году составил 204 человека, что на 14 человек больше, чем в 2009 году и на 3 человека меньше, чем в 2010 году.

Наибольший удельный вес  в составе промышленно-производственного  персонала занимают рабочие. Их доля варьируется от 73,9% до 83,2% от общего числа основных работников.

Число руководителей и  служащих на протяжении трех лет не превышает 19 человек.

Непромышленный персонал резко сократился в последних  двух годах почти в 3 раза.

Состав и структуру  основных средств на предприятии  рассмотрим в следующей таблице  2.

 

Таблица 2 – Состав и структура основных средств в СХПК колхоз «Гигант»

Виды основных средств	Сумма на конец года, тыс. руб.			Структура, %			Измене-ние в структуре 2011 г. к 2009 г. (+,-), %
	2009	2010	2011	2009	2010	2011
Здания, сооружения и передаточные устройства	34724	34724	34376	41,5	38,7	34,2	-7,3
Машины и оборудование	26762	31297	40643	32,1	34,9	40,4	+8,3
Транспортные средства	3584	3915	4222	4,3	4,4	4,2	-0,1
Производственный и хозяйственный  инвентарь	656	679	679	0,8	0,8	0,7	-0,1
Рабочий скот	311	485	457	0,4	0,5	0,5	+0,1
Продуктивный скот	17242	18205	20148	20,6	20,3	20,0	-0,6
Многолетние насаждения	288	288	-	0,3	0,3	-	х
Другие виды основных средств	24	24	24	0,03	0,1	0,02	-0,01
Итого	83591	89617	100549	100,0	100,0	100,0	х

Наибольший удельный вес  в составе основных средств в 2011 году занимают машины и оборудование – 40,4%. На втором месте находятся  здания, сооружения и передаточные устройства – 34,2%.

Продуктивный скот уменьшился в общей структуре основных средств  на 0,6% и составил 20148 тыс. руб.

Другие виды основных средств  не изменялись на протяжении анализируемого периода, хотя уменьшился их удельный вес в общей структуре.

Проанализируем движение и состояние основных средств (таблица  3).

 

Таблица 3 – Движение и состояние основных средств в СХПК колхоз «Гигант»

Показатели	2009 г.	2010 г.	2011 г.	Изменение в 2011 г. к 2009 г. (+,-)
Наличие на начало года, тыс. руб.	76764	83591	89617	+12853
Поступление, тыс. руб.	17555	10803	16745	-810
Выбытие, тыс. руб.	10728	4777	5813	-4915
Наличие на конец года, тыс. руб.	83591	89617	100549	+16958
Коэффициент выбытия	0,140	0,057	0,065	-0,075
Коэффициент обновления	0,210	0,121	0,167	-0,043
Сумма износа на конец года, тыс. руб.	37396	42951	47563	+10167
Коэффициент износа на конец  года	0,487	0,514	0,531	+0,044
Коэффициент годности на конец  года	0,513	0,486	0,469	-0,044

 

За анализируемый период произошло увеличение суммы основных средств на начало и конец каждого  года.

Уменьшилось поступление  и выбытие основных средств. Увеличилась  сумма износа на конец года, при  этом износ основных средств увеличился на 0,044% и составил 53%, а коэффициент  годности равен 0,469.