Совершенствование документационного обеспечения в СХПК колхоз «Гигант»

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указаны непосредственно во входящем документе.

Исходящий документ – официальный  документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов готовится  на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления  входящих документов (например, запросы  в другие организации).

Внутренний документ – официальный  документ, не выходящий за пределы  подготовившей его организации. Данные документы используются для  организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в  пределах одной организации [11].

Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения.

Контроль исполнения документов –  совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

От правильной постановки делопроизводства в организации  зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала управления [17].

Делопроизводство в организациях имеет три основные системы: 

– централизованную;

– децентрализованную;

– смешанную.

Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры  организации.

При централизованной системе  все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются  в одном месте, в единой для  всей организации службе или у  секретаря (прием документов, их регистрация, контроль исполнения, хранение дел  и др.), что позволяет значительно  повысить качество их обработки.

При децентрализованной системе  все виды работ с документами  производятся непосредственно в  структурных подразделениях организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение ведет самостоятельно.

При смешанной системе  делопроизводства одни операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются в одной из служб документационного обеспечения управления, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производятся в других функциональных подразделениях [20].

Порядок движения документов в организации включает в себя организацию документооборота, включая  технологию личной работы исполнителей, создание информационно–поисковых  систем по документам организации, контроль их исполнения.

Рассмотрим классификацию документов по различным признакам:

1. По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические.

Письменные включают в себя все  документы, созданные машинным путём, а также изготовленные на множительных аппаратах.

К графическим относятся чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.

2. По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные, финансово-расчётные, снабженческо-бытовые, по личному составу.
3. По наименованию: приказы, положения, протоколы, распоряжения, инструкции, правила, уставы, отчёты, акты, планы, письма, заявления.
4. По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные и трафаретные.

Типовые документы разрабатываются  заранее вышестоящими органами для  подведомственных организаций с  однородными функциями и носят  обязательный характер.

Примерные документы также разрабатываются  вышестоящими органами для организаций  своей системы, но носят рекомендательный характер, а  индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для  внутреннего пользования. Трафаретные документы изготавливают типографическим способом, постоянная часть текста документа отпечатана на полиграфических машинах,  а для переменной информации оставляют свободные места.

5. По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов. Предпочтительнее простые документы, т.к. их легко обрабатывать, контролировать исполнение, осуществлять поиск, хранить.
6. По месту составления документы делятся на внутренние и внешние. Внутренние – документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения.
7. По срокам исполнения документы делятся на срочные и несрочные. Показателем служит срок исполнения документа, который устанавливается законом и правовыми актами, а также телеграммы, телефонограммы, документы с пометками «срочно». Все остальные документы исполняют в сроки, установленные администрацией, и считают несрочными.
8. По происхождению документы бывают служебные и официально-личные. В первую группу входят созданные в учреждениях, организациях и на предприятиях по вопросам их деятельности, во вторую – касающиеся конкретных лиц, т.е. заявления, письма, жалобы.
9. По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном законом порядке с соблюдением всех правил, подложными – документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.
10. По назначению документы подразделяют на подлинники (оригиналы) и копии. Подлинник – первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия – точное воспроизведение реквизитов подлинника, в правом углу верхнего поля которого пишется слово «копия», соответствующим образом заверенная.
11. По срокам хранения документы подразделяют на три основные группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения свыше 10 лет и временного срока хранения до 10 лет.
12. По роду деятельности документы классифицируют на системы документации: плановая, стандартов и технических условий, организационно-распорядительная, первичная учётная документация, отчётно-статическая, расчётно-денежная, по ценообразованию, по торговле по материально-техническому снабжению и сбыту, для строительства, конструкторская, по изобретениям и открытиям, по социальному обеспечению.

Основные виды документов:

– приказ – это правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителей предприятия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

По содержанию и назначению приказы  делятся на приказы по основной деятельности и по личному составу.

Приказ по основной деятельности регламентирует наиболее важные вопросы перспективного развития предприятия, административно-хозяйственной  и финансовой деятельности.

– протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на совещаниях, заседаниях у руководства.

– акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей.

– распоряжение – документ, издаваемый директором преимущественно по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия.

– указание – распорядительный документ по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений [26].

 

 

3. Классификация и правила издания приказов и распоряжений

 

В ситуации, когда издается приказ или распоряжение, должны принимать  участие как минимум две стороны: сторона, отдающая приказ, и сторона, к которой этот приказ обращен. Для  того чтобы приказ был обязательным для исполнения, между сторонами  должны возникнуть специфические отношения  – отношения власти и подчинения.

Чаще всего такие отношения  возникают в процессе производственной, служебной, профессиональной деятельности субъектов, однако в ряде случаев  отдельные категории лиц наделяются правом давать обязательные для исполнения указания независимо от наличия между  сторонами отношений служебной  или профессиональной зависимости.

Сразу стоит отметить, что приказ и распоряжение относятся к распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня [15].

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:

– совершенствование организационной структуры предприятия;

– выбор средств и способов осуществления основной или производственной деятельности предприятия;

– обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;

– утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

При этом нужно отметить, что поручения  и решения, содержащиеся в приказах или распоряжениях, обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

А теперь постараемся выявить отличия  между рассматриваемыми нами видами документов.

Приказ – это правовой акт, издаваемый руководителем предприятия (его структурного подразделения), действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед предприятием.

Распоряжение – это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа, в целях разрешения оперативных вопросов; как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан [12].

В настоящее время на практике известно несколько подходов, которые определяют, в каких случаях должны создаваться приказы, а в каких – распоряжения. 

1. На небольших предприятиях, где право подписи распорядительных документов имеет только руководитель (или при его отсутствии – исполняющий обязанности руководителя), приказы издаются по основным задачам (например, по задачам основной деятельности предприятия, по задачам совершенствования организационной структуры и т.д.), а распоряжения – по оперативным вопросам и вопросам информационно-методического характера (например, по вопросам привлечения к работе в выходные и праздничные дни в связи с производственной необходимостью, по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д.).

2. Второй подход приемлем для средних и крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений. В этом случае руководитель предприятия издает приказы, которые распространяются на все предприятие в целом, а руководители структурных подразделений издают распоряжения, чьи действия обычно распространяется только на подчиненное данному руководителю структурное подразделение.

Приказы и распоряжения делятся на три подвида:

– по основной деятельности;

– по личному составу;

– по административно-хозяйственным вопросам [29].

В процедуре издания приказов и распоряжений можно выделить восемь этапов:

1. Инициирование издания приказа или распоряжения.
2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта документа.
3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.
4. Согласование проекта документа.
5. Доработка проекта приказа или распоряжения по замечаниям согласующих.
6. Подписание приказа или распоряжения.
7. Регистрация приказа или распоряжения.
8. Доведение приказа или распоряжения до исполнителей.

Вышеприведенные этапы выполняются  последовательно, от первого этапа  к восьмому, кроме того, пятый  этап может вообще отсутствовать, если на этапе согласования не возникнет  никаких замечаний к проекту  документа.

Рассмотрим каждый этап в отдельности.

1. Инициирование издания приказа или распоряжения.

Проекты приказов и распоряжений могут готовиться в следующих случаях:

– на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой);

– по поручению руководства предприятия;

– по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

2. Сбор и анализ информации для подготовки проекта приказа или распоряжения.

Данный этап предусматривает прежде всего сбор и анализ объективной, достаточной и своевременной информации, необходимой для выработки управленческого решения, которое впоследствии будет отражено в издаваемом приказе или распоряжении.

Стоит обратить внимание на то, что  в процессе анализа информации обычно прорабатываются различные варианты решений и после их всесторонней оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

3. Подготовка проекта приказа или распоряжения.

Говоря о подготовке проекта, нужно  отметить, что специалист (или разработчик) подготавливает именно проект, а не документ. Проект не имеет юридической  силы, и, чтобы проект распорядительного  документа стал приказом или распоряжением, он должен пройти процедуру согласования и подписания. Кроме того, после подписания необходима регистрация документа.

4. Согласование проекта приказа или распоряжения и доработка проекта по замечаниям согласующих должностных лиц.

Согласование проекта документа  подразумевает:

– внутреннее согласование или визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования), которое оформляется реквизитом «визы согласования документа»;

– внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).