Состав документов кадровой службы по движению персонала

Какими  же законодательными и нормативными актами регламентируются в нашей  стране кадровая деятельность и правила  создания и оформления документов?

Кодекс  законов о труде Российской Федерации  устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

- трудовой  договор (контракт) должен быть  заключен в письменной форме  (ст. 18); прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) администрации  предприятия и объявляется работнику  под расписку (ст. 18);

- на  всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 39);

- администрация  обязана выдавать работникам  по их просьбе справку о  работе на данном предприятии  (ст. 40).

КЗоТом  РФ предусмотрено создание правил внутреннего  трудового распорядка (ст. 130), обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания. Однако КЗоТ РФ не содержит никаких требований к оформлению документов, за исключением требования об обязательном подписании приказов по личному составу руководителем организации и отметке об ознакомлении работника с содержанием приказа. Таким образом, КЗоТ РФ только называет нам ситуации, требующие создания документов, и виды этих документов.

Наиболее  эффективным способом создания рациональных норм документирования является унификация и стандартизация документов.

Унификация в документоведении рассматривается как сокращение исходного количества форм документов и приведение их к единообразным правилам оформления.

Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом (ГОСТ 6.10.188). В России деятельность по стандартизации координируется Комитетом Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (в настоящее время комитет включен в состав Министерства промышленности и торговли РФ). Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (документа).

Стандартизация - сложный процесс, в состав которого входят такие элементы, как типизация  и унификация. Это методы стандартизации, которые могут осуществляться и  как самостоятельные виды работы. В документоведении типизация используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, т. е. образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст - это текстобразец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания. Типовая форма - утвержденная определенным компетентным органом государственной власти форма документа, используемая для сбора и представления каких-либо данных в самых различных сферах управленческой деятельности.

В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процесс установления единообразия в процессах создания и оформления документов. Однако между этими двумя понятиями нельзя поставить знак равенства. Стандартизация документов - высшая ступень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой нормы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе, на обложку дел постоянного хранения), на отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. Стандартизация - закрепление результатов унификации в нормативно-технических документах стандартах. Стандартизация может проводится на государственном уровне, на отраслевом уровне и на уровне предприятия.

Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам  происхождения, назначения, вида, сферы  деятельности, единых требований к  их оформлению (ГОСТ Р 51141-98). Система  документации складывается в процессе реализации в органах власти и управления, в учреждениях, организациях и предприятиях той или иной управленческой функции; состав документов, которые в нее входят, предназначен для документирования определенных видов деятельности, например планирования, финансирования, учета. Системы документации классифицируют по

отраслям деятельности и помимо типовых систем документации выделяют также системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Унифицированная система документации (УСД) создается по единым правилам и требованиям и должна содержать информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Обычно она состоит из одного-двух государственных стандартов, совокупности взаимоувязанных общероссийских унифицированных форм, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических документов по их разработке, ведению и применению. Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той или иной отрасли деятельности.

Особенность документов по личному составу - их одновременная унификация в составе  двух унифицированных систем документации: организационно-распорядительной и первичной учетной. Приказ по личному составу можно рассматривать как документ распорядительного действия, подтверждающего наличие юридического факта возникновения (изменения, прекращения и др.) трудового договора. Однако этот же приказ регистрирует факт возникновения (расторжения) трудовых правоотношений, и в этом случае он является первичным учетным документом, служащим основанием для создания других учетных документов. Так как единого ведомства, которое координировало бы кадровую деятельность, никогда не существовало, то ведомство, осуществляющее унификацию организационно-распорядительной документации (Главархив), подготовило систему документации по личному составу, а органы статистики - формы документов по учету личного состава. Первая система использовалась в органах власти и управления, вторая - в организациях строительства и промышленности. На сегодняшний день эта исторически сложившиеся особенность сохраняется: одна часть учреждений и организаций ведет учет личного состава в текстовых формах документов, а другая - в табличных. Поэтому работник кадровой службы должен знать действующие требования к оформлению кадровых документов и уметь использовать их в практической деятельности.

Порядок оформления документов, входящих в  систему организационнораспорядительной документации, требования к бланкам и текстам определен ГОСТом Р 6.30-97. По требованиям, заложенным в этом стандарте, разрабатываются текстовые бланки документов, составляются приказы о приеме, переводе, увольнении и др., а также протоколы, письма, докладные и объяснительные записки. Кроме государственного стандарта, в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации входит альбом унифицированных форм документов, созданный в развитие требований стандарта и содержащий конкретные формы документов (структура и штатная численность, штатное расписание, график отпусков и др.). Альбом содержит примеры оформления всех кадровых документов, а для сложных и объемных документов (положение, должностная инструкция) не только состав и расположение обязательных реквизитов, но и обязательную структуру текста.

НИПИстатинформ  Госкомстата России разработан альбом унифицированных форм первичной  учетной документации, включающий 6 форм по учету личного состава  и 7 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, в том числе формы приказов (распоряжений) о приеме, переводе, увольнении.

Инструкция  о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и  организациях (утв. постановлением Госкомтруда СССР от 20.06.74 162, с изм. и доп.) устанавливает значение трудовой книжки как основного документа о трудовой деятельности работника, закрепляет порядок ее оформления, выдачи, учета и ведения, правила выдачи вкладыша и дубликата трудовой книжки. Инструкция относится к тем нормативным актам, которые в полной мере регламентируют порядок получения и ведения трудовой книжки, и является незаменимым справочным пособием в деятельности специалиста кадровой службы.

В практической работе по созданию и оформлению документов все большее значение приобретает кодирование технико-экономической и социальной информации.

Общероссийский  классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов позволяет кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании, занимаемой должности и др. Классификатор предназначен для решения задач, связанных: с оценкой численности рабочих и служащих; учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда; обеспечением занятости; организацией заработной платы рабочих и служащих, начислением

пенсий; определением дополнительной потребности  в кадрах и др. Классификатор используется при заполнении ряда учетных форм (например, Т-2), используемых в деятельности кадровой службы.

Тем же целям служит Общероссийский классификатор  специальностей по образованию (ОКСО).

Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД) служит основой для кодирования  документов в информационно-поисковых системах. ОКУД предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов, их учету, сокращению применяемых tnpl документов, а также для контроля за составом документов и исключения дублирования унифицированных форм.

Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные  формы девяти действующих в настоящее  время унифицированных систем документации, в том числе организационно- распорядительной, первично-учетной документации и  документации по труду, используемых для  документирования кадровой деятельности. К последним относятся документы по приему, переводу, увольнению работников, оформлению отпусков, поощрений и взысканий. Код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме. Вновь разрабатываемые формы подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

В составе  унифицированных систем документации имеются элементы дублирования. Например, приказ о приеме на работу отнесен  к организационно-распорядительной документации и в ОКУД имеет код 0281151, а форма Т-1 Приказ (распоряжение) о приеме на работу относится к системе первичной учетной документации (код 0301006)

К числу  нормативных документов относятся  и Межотраслевые укрупненные  нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. Трудозатраты работников кадровых служб, связанные с подготовкой и обработкой кадровой документации, влияют на штатную численность кадровых служб. С помощью нормативов можно обосновать необходимую численность работников кадровых служб, так как суммарная трудоемкость выполняемых работ - одна из составных частей формулы расчета штатной численности, включенной в Укрупненные нормативы. Но основное значение этого документа - регламентация состава кадровых документов, а также последовательности выполняемых операций:

- при  оформлении документов при приеме на работу и увольнении рабочих и служащих;

- оформлении  и учете трудовых книжек;

- оформлении  документов по учету движения  кадров;

- составлении  статистической отчетности по  учету личного состава; составлении  справок, разработке планов и  выполнении других работ; работе по табельному учету;

- работе  бюро пропусков;

- работе  военно-учетного стола.

Межотраслевые нормативы времени содержат и  перечисление всех необходимых операций по документированию и являются, кроме  того, нормативным документом в части организации делопроизводства кадровой службы, так как содержат привила регистрации и необходимые регистрационные формы, устанавливают порядок хранения документов отдела кадров.

Состав кадровой документации

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовой  договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1);

- личная  карточка (форма Т-2);

- учетная  карточка научного работника  (форма Т-4);

- приказ (распоряжение) о переводе на другую  работу (форма Т-5); приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма Т-6);

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового  договора (контракта)

(форма  Т-8);

- табель  учета использования рабочего  времени (форма Т-13);

- табель  учета использования рабочего  времени и расчета заработной платы (форма Т-12);

- личные  заявления работников предприятия;

- графики  отпусков;

- докладные  записки;

- акты.

Трудовой  договор (контракт) заключается в  письменной форме между работником и администрацией предприятия в  лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название вида документа, дату и место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой хранится у работника.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1) является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности. Форма применяется для учета вновь принятых на работу. Заполняется в одном экземпляре работником отдела кадров на всех принятых, за исключением назначаемых вышестоящим органом. Начальник структурного подразделения дает заключение о возможности приема: на оборотной стороне проекта приказа указывается, в качестве кого может быть принят на работу нанимающийся, по какому разряду или с каким окладом и продолжительностью испытательного срока.

На  оборотной стороне проставляются  также согласие работника с условиями  работы, результаты переговоров, медицинского осмотра, отметка о прохождении инструктажа по технике безопасности, противопожарному минимуму и другие отметки.

Проект  приказа (распоряжения) о приеме на работу работника, которому устанавливают  тарифную ставку, оклад, визируется в соответствующей службе организации для подтверждения вакантной должности и устанавливаемого оклада, тарифной ставки. Подписанный руководителем организации приказ (распоряжение) объявляется работнику под расписку.

Работник  отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу заполняет личную карточку, делает отметку о зачислении на работу в трудовой книжке, а бухгалтерия открывает лицевой счет или соответствующий ему документ.