Служебные письма

Рекламное письмо - разновидность  информационного письма, направляется конкретному адресату и содержат подробное описание рекламируемых товаров или услуг. Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указываются отдельно.

Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаще всего является ответом на запрос. Начинается словами: "Извещаем", "Сообщаем", "Ставим Вас в известность" и т.п., далее излагаются какие-либо факты.

Пример служебного письма

Сообщаем, что Ваш заказ  принят к исполнению 26.10.2006 и будет  выполнен в трехмесячный срок с отгрузкой  контейнером равными партиями в  ноябре, декабре 2006 г. и январе 2007 г. Точные даты отправки и номера партий будут сообщены дополнительно.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и  т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола "подтверждать". Например: "Подтверждаем получение Ваших предложений, изложенных в письме № …от … Решение Исполкома Фонда будет принято не позднее … и сообщено Вам."

Направление таких писем  является обязательной частью деловых  отношений. Своевременность их отправки позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им писем-напоминаний.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть. Начинается, как правило, словом "Напоминаем". Например: "Напоминаем Вам, что в соответствии с договором 26/16 от 20.10.2006 Вы должны завершить разработку проекта до 20.01.2007. Просим Вас сообщить о состоянии работы."

Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или  предоставление чего-либо (места работы, проведения исследований и т.п.). Эти  письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным. Имеют  обычно две подписи (руководителя и  бухгалтера), на них проставляется  печать.

Пример служебного письма

Просим Вас провести модернизацию компьютеров института с объединением в сеть с выделенным файл-сервером. Оплата гарантируется со счета №  …в …

 

 

 

 

 

                   Составление отдельных видов  писем

1.Письма-просьбы

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. ¹

Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления  писем-просьб. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы  и изложение самой просьбы. Обоснование  должно предшествовать изложению просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, его типового характера, а также в случае если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола "просить": "Просим Вас провести...", "Просим Вас предоставить...", "Просим Вас сообщить..." и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола "просить", например: "Надеемся на положительное решение вопроса...", "Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение" и т.п. ²

В одном письме может содержаться  несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: "Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)", "Одновременно просим Вас...". ³

Письмо-просьба оформляется на бланке письма.

 

 

 

 

Обязательными реквизитами письма-просьбы являются: наименование организации, справочные данные об организации, код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту (при составлении письма на бланке формата А4), подпись, отметка об исполнителе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

¹ Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 456 с. 
²Тамже. 
³ Там же.

                                        

 

                                  Образцы писем-просьб

Образец письма-просьбы  № 1

Матери против наркотиков

Региональная благотворительная  организация «МАРИНА» 
Россия, 190068 ОАОВИТАБАНК 
Ул. Малая Подьяческая, д. 34 кор/ сч. 301102010700000000357 
тел ./факс: (812)234-07-68 р/с 407380100000000000054 
e-mail: marina@hotmail.ru ИНН 7814598566

ИНК 044976675

Генеральному директору 
ЗАО «ОМНИ»  
Сидорову А. П.

14 ноября 2003 по вопросу: о борьбе  с наркоманией

Уважаемый Анатолий Петрович!

Координационный совет благотворительной  организации «Марина» обращается к  Вам с просьбой о возможности  оказания спонсорской поддержки  в виде оплаты расходов по подключению  нашей организации к сети Интернет и пользованию электронной почтой. Такое соглашение желательно было бы заключить на долговременной основе.

Наркомания — проблема номер  один в современном мире, никто  не должен оставаться в стороне от ее решения. Благотворительная организация  «Марина», созданная в 1994 г., частично взяла на себя решение проблем  наркозависящих и ВИЧ-инфицированных групп населения, а также их семей.

На бесплатной основе «Марина» проводит тренинги и семинары для наркозависящих и ВИЧ-инфицированных людей с привлечением специалистов-наркологов, психотерапевтов, социологов и юристов.

Наша организация регулярно  сотрудничает с американским Гагаринским фондом и финской организацией «IRTI HUUMEISTA», работающими в этом же направлении. В связи с растущими международными связями и в целях объединения усилий по борьбе с наркоманией мы испытываем растущую потребность в регулярной работе с сайтами родственных организаций и открытии новых e-mail адресов для большей специализации и эффективности нашей работы.

В случае Вашего общего положительного отношения к вопросу о сотрудничестве с нашей организацией по борьбе с наркоманией все необходимые расчеты и документы будут Вам представлены по первому требованию.

Заранее благодарим Вас от имени членов Координационного совета и не сомневаемся, что Ваше участие  в решении проблемы борьбы с наркоманией  принесет свои плоды.

Председатель Координационного совета П. И. Спиридонова Исполнительный директор С. М. Лихачева

Образец письма-просьбы  № 2

БОЛЬШАЯ МЕДВЕДИЦА 
Центр поддержки ветеранов силовых структур и семей сотрудников, погибших при исполнении служебного долга

Генеральному директору 
ООО «Букет» 
Зайцевой М. Л.

Уважаемая Марина Леонидовна!

Организационный комитет РОБД «Большая Медведица» совместно с ГУВД Санкт-Петербурга и Ленинградской области, ЛенВО, ЛенВМБ и СЗРЦ МЧС России проводит серию мероприятий для ветеранов силовых структур и детей сотрудников, погибших при исполнении воинского и служебного долга.

Планируются следующие мероприятия:

1. Неделя милосердия, посвященная Международному дню инвалидов. Посещение инвалидов и раненных военнослужащих, находящихся на излечении в отделениях Военно-медицинской академии 442 окружного клинического военного госпиталя. Вручение подарков 1-10 декабря 2003 г.
2. Организация Новогоднего праздника в Гигант-Холле для детей сотрудников силовых структур, погибших при исполнении воинского и служебного долга. Концерт, конкурсы, эстафеты, призы, подарки от Деда Мороза (16 декабря 2003 г.).
3. Участие в проведении мероприятий, посвященных 13-й годовщине образования чрезвычайной службы спасения России «День Спасателя» , проводимых в гарнизонном клубе УГПС. Торжественное собрание, поздравление ветеранов, вечер отдыха, фуршет, подарки (27 декабря 2003 г.).
4. Проведение лыжного праздника на спортбазе пос. Токсово для семей сотрудников силовых структур, погибших при исполнении воинского и служебного долга. Конкурсы, эстафеты, вручение призов, чаепитие (5 января 2004 г.).

Прошу Вас принять участие в  благотворительной деятельности РОБД «Большая Медведица» и рассмотреть  вопрос о выделении 2000-4000 руб. для  проведения данных мероприятий.

Акт об использовании целевых средств представляется в течение месяца. Надеемся на сотрудничество.

С уважением, Генеральный директор РОБД «Большая Медведица» ЗиминА. В. Наши реквизиты............... 
Контактные телефоны.........

Вниманию бухгалтеров! Назначение платежа следует излагать так:  
«Благотворительный взнос по письму №......., НДС не облагается».

Следует обратить внимание на то, как  точно и скрупулезно в деталях  составлено письмо-просьба № 2. Точно  прописаны все мероприятия, на которые  испрашивается финансовая помощь, указаны  сроки и место их проведения, а  также получатели (лица, для которых  проводятся перечисленные в письме мероприятия). В письме указывается  на срок, в течение которого «Большая Медведица» вышлет акт об использовании  целевых средств, а также объем  очень небольшой запрашиваемой  суммы.

Видимо, политика этой благотворительной  организации заключается не в  том, чтобы работать с одним крупным  спонсором, а иметь в своей  спонсорской базе данных актив, превышающий  сотни, а может быть, и тысячи коммерческих и государственных организаций. Последние две строки письма подчеркивают благотворительный характер финансирования и помогают бухгалтерам организаций  правильно оформлять документы.

 

 

                                  Сопроводительные письма

Сопроводительное письмо является вспомогательным документом к высылаемому  резюме.

Если Вы направляете свое резюме в иностранную компанию с мировым  именем (брендом), то требования к составлению  сопроводительного достаточно высоки. Документ должен быть оформлен на отдельном  листе; все реквизиты, к которым, в частности, относятся заголовок, дата составления, наименование и адрес  получателя, подпись – проставлены  в соответствии с правилами оформления деловых писем. Если информация направляется по электронной почте, то сопроводительное письмо, как и резюме, следует  приложить в формате Word.

Резюме, направляемое по E-mail в менее пафосные структуры, может сопровождать корректный текст в самом теле письма, без вынесения его на отдельный лист.  фамилия, инициалы (или фамилия и имя) и контактная информация должны быть на виду.

Полная версия сопроводительного письма (предназначенная для компаний, исповедывающих западный стиль кадрового менеджмента) строится по аналогичной схеме. В тексте сопроводительного письма необходимо отразить:

1. Название должности (возможно - двух смежных или схожих должностей), на которые высылается резюме; желательно также указание, из  какого источника вы узнали  о вакантной позиции (позициях); предложение своей кандидатуры. 

2. Очень краткий, но точный  и содержательный конспект резюме, имеющий своей целью обосновать  соответствие ваших профессиональных  и личностных качеств той должности,  на которую вы претендуете. 

3. Вашу готовность к работе, отдаче, и профессиональному росту в  сфере указанного в вакансии  направления, а лучше - в стенах  именно данной компании.

4. Готовность к личному интервью  в компании, в ходе которого  вы более полно изложите информацию  о себе.

5. Контактную информацию.

Сопроводительное письмо не может быть универсальным для  всего спектра интересующих вас  вакансий. Так как адресатом письма являются разные люди и разные организации, так и текст письма, в соответствии с каждой запрашиваемой вакансией, должен немного видоизменяться. В  сопроводительном письме речь всегда идет о конкретной вакансии в конкретной компани

                                   

Пример 1.

Уважаемая Мария,

в ответ на вашу вакансию "менеджер по продажам холодильного оборудования", опубликованную в журнале "Работа и Зарплата", высылаю свое резюме.   Буду очень признательна, если Вы не оставите его без внимания.