Шпаргалка по "Основам делопроизводства"

29 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

После исполнения документы определенное время хранятся в организации. Для  того, что бы их можно было  быстро найти,  необходима систематизация документов, то есть группировка их в дела.

Все документы разделяют на группы с разными сроками хранения,  составляется  номенклатура дел на предприятии. 

Номенклатура дел – это список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков хранения.

Систематизации документов и составление номенклатурных дел осуществляется посредством  изучения документов.

В номенклатуру включаются все документы, кроме технической  документации и печатных изданий.

Номенклатура дел  уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается  руководителем, и вводится с 1 января следующего года.

 

Правила составления  заголовков дел:

1. Заголовок должен отражать смысловое содержание и состав документов дела.
2. Не допускается употребление в заголовке дела  неконкретных формулировок. Например, «Разные материалы», Общая переписка», «Исходящая документация», «Факсы» и т.д.

 

Примеры заголовков дел: «Приказы по основной деятельности за 2003 год. Копии»

«Переписка с Бизнес-банком»

«Переписка с заказчиками» и т.п.

 

Порядок расположения заголовков дел номенклатуры определяется степенью важности документов. В начале располагают организационно-распорядительную документацию, далее плановые и отчетные документы, затем дела с перепиской. При этом соблюдается принцип «иерархии» - в начале располагают заголовки дел с приказами руководителя организации, затем заголовки дел с  распоряжениями заместителя. Переписку с вышестоящими организациями помещают перед перепиской с равностоящими (или неподчиненными организациями). Докладные записки на имя руководителя организации размещают перед докладными записками на имя руководителей структурных подразделений.

Каждое дело, включаемое в номенклатуру должно иметь индекс 04-12

04 – номер  подразделения

12 – номер дела по порядку.

 

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации по следующей форме

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Наименование предприятия                                                                                                 УТВЕРЖДАЮ                                                                        Руководитель                                                                                                                                                                               (подпись)      И.О.Фамилия                                                                                                    25.12.2002   НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ   №   на 2003 год Индекс дела Заголовок дела (томов) Количество дел (томов) Срок хранения дела (тома) и № статьи по перечню Примечание 01-01       01-02     Приказы по основной деятельности   Приказы по личному составу 1       1 Пост. ст. 19а       75 лет ст.19б   Секретарь-референт                          (подпись)             И.О. Фамилия Зав. архивом                                      (подпись)             И.О. Фамилия В 2003 году заведено дел      12          (двенадцать) Секретарь-референт                             (подпись)             И.О.Фамилия

 

Сроки хранения документов указаны в «Перечне типовых документов, образующихся  в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и др. учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков их хранения»

 

В графе «Примечание» проставляются отметки:

• О заведении новых  дел
• О передаче дел в другие структурные подразделения
• О делах, переходящих на следующий год
• О выделении дел к уничтожению.

Графа «Количество дел» заполняется по окончании календарного года.

 

30 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Формирование дел – группировка исполненных документов.

Формирование дела осуществляется в соответствии с его заголовком  по заранее составленной номенклатуре предприятия.

В большинстве фирм формирование дел  проводится по названиям видов документов, например: акты, контракты и т.д.

 

При формировании дел  необходимо соблюдать следующие  требования:

1. Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

2 Документ, помещенный в дело, должен  быть правильно оформлен.

3  В дело подшиваются только  исполненные документы, на которых  есть реквизит 28 – «Отметка об  исполнении документа и направлении  его в дело».

4. Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.

5  В дело помещается 1 экземпляр документа.

6  В дело не подшиваются  документы, подлежащие возврату, черновики.

7 Документы разных  сроков хранения, формируются в  разные дела.

8  В дело формируются документы,  как правило, одного года. Исключение составляют переходящие дела (учебные планы, личные дела)

9 Документы внутри дела располагаются  в обратном хронологическом (нумерационном)  порядке  (снизу  более ранние  документы).

10 Толщина дела не должна превышать  250 листов (30-40 мм) -  отечественные скоросшиватели. Импортные позволяют подшивать в 2-3 раза больше.

Особое внимание уделяется  правильной систематизации документов внутри дел постоянного хранения:

Распорядительные документы – формируются по видам документов (приказы, постановления и т.д.), приказы по основной деятельности и приказы по личному составу группируются в отдельные дела.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами и являющиеся приложением к ним,   группируются вместе  с распорядительными документами, если утверждены в качестве самостоятельного документа – в самостоятельные дела.

Документы коллегий – протоколы и принятые решения группируются в одно дело, документы к заседаниям  коллегий (повестка дня, доклады, проекты решений) – в другое.

Предложения, заявления, жалобы граждан по улучшению работы учреждения или организации формируют отдельно от обращений граждан по личным вопросам. В зависимости от объема  формируют отдельные тома  на одну или несколько букв алфавита.

Переписка - письмо-ответ помещают после письма-запроса.

 

Обложка дела содержит сведения:

• Полное название организации (ЗАО  «АНКЕР»)
• Наименование структурного подразделения (Секретариат)
• № дела
• Название (заголовок) дела
• Год (дата начала и окончания)
• Срок хранения.

 

 

 

ЗАО «Анкер» Секретариат № 01-04 Приказы  по личному составу 01.01.2001-31.12.2001 (срок хранения 75 лет)

 

В папках импортного производства все  сведения указываются  на сменном  вкладыше,  на корешке обложки.

 

31 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

Экспертиза  ценности документов – изучение документов с целью определения  сроков их хранения  и отбор документов на хранение.

Если организация сдает  свои документы на государственное  хранение, то проведение экспертизы будет  проходить с участием работника  этого архива. Если нет – то экспертиза проводится  делопроизводственной службой. Такие организации имеют свой архив.

Экспертиза ценности документов и отбор их для хранения осуществляется  в организациях экспертными комиссиями (ЭК).

Формируется состав экспертной комиссии в соответствии с приказом руководителя  (3-5 наиболее квалифицированных работника):

Председатель:  Представитель архивного органа (зам. руководителя)

Члены комиссии:  ведущий специалист

                                секретарь-референт.

Основные  функции экспертной комиссии:

• Составление номенклатуры дел;
• Проверка правильности отнесения документов к делам.

• Отбор документов на постоянное хранение в государственный архив, и временное хранение в организации;

• Выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и практической значимости;
• Установление и изменение сроков хранения документов.

Ведение всех документов и организация заседаний являются обязанностями секретаря экспертной комиссии.

Ежегодно в делопроизводстве организации  проводят отбор документов на постоянное временное хранение, а так же для уничтожения.

В результате работы экспертной комиссии образуются группы документов с различными сроками хранения:

1 Постоянного хранения в государственных  архивах. «Постоянно» 

2. Долговременного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет).

-  устав и учредительные документы 

• по личному составу
• годовые отчеты и планы предприятия
• протоколы заседаний общего собрания и Совета директоров и т.д.

3.   Временного хранения (до 10 лет) – остаются в службе ДОУ

4. ДМН (до минования  надобности) – срок хранения определяет само предприятие.
5. Подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и долговременного  хранения по личному составу.  Дела временного хранения не подлежат сдачи в ведомственный архив, они хранятся в службе делопроизводства, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по акту.

Бухгалтерские документы (за исключением  лицевых счетов, годового баланса  и отчетов)  и переписка предприятия, за редким исключением, в архив не передается.

Но не выделяются к уничтожению бухгалтерские документы, которые не прошли ревизию, даже если срок хранения истек.

Передача дел в архив осуществляется по описям.

 

32 ПЕРЕДАЧА ДЕЛ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ

Прежде чем сдать в архив  дела постоянного, долговременного и временного хранения их необходимо оформить.

Оформление дела –  подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Полному оформлению подлежат дела  постоянного и долговременного  хранения.

Полное оформление документов предполагает следующее:

• Документы дела подшивают или переплетают (в 4 прокола)
• листы нумеруют (кроме  листа-заверителя и внутренней описи)
• составляют лис-заверитель дела (при передаче в архив)
• составляют внутреннюю опись документов дела (при необходимости).

Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: дела временного хранения остаются в скоросшивателях, листы нумеруются. Дела по усмотрению руководителя могут сдаваться в архив предприятия.

Внутренняя опись документов составляется на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения.

Внутренняя опись подшивается  в начале дела.

 

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ 25.12.2002    Документов дела №  12 № п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера листов дела Примечание 1 12/01 10.01.2002 О приеме на работу 1   2           Итого    ______________________   документов            (цифрами  и прописью) Количество листов внутренней описи (цифрами и прописью) Должность                               ( подпись)                     И.О.Фамилия

 

Лист-заверитель составляют на дела, передаваемые в архив.  В нем  отражаются изменения в составе  и состоянии документов (повреждения, замена подлинных документов копиями), а так же особенности нумерации листов (наличие литерных листов).

 

Лист-заверитель подшивают в конце  дела.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ  ДЕЛА  № 28.12.2002 В дело подшито и пронумеровано ___________________        листов                                                 (цифрой и прописью)                                        в том числе:  литерные листы   10а, 10б, 12а + листов внутренней  описи ___________   Особенности физического  состояния и формирования дела Номера листов Плохо читаемы Физические повреждения  – разрыв и склейка 3; 10 5, 68 Руководитель ДОУ (Секретарь)                                  (подпись)                   И.О.Фамилия

 

 После подшивки документов  и нумерации листов производится  оформление обложки дела, которая содержит следующие сведения:  полное наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения дела, дата дела, количество листов в деле, архивный шифр дела.

Передача дел в архив производится по описям.