Шпаргалка по "Основам делопроизводства"

- наименование вида документа; 

- дата;

- регистрационный номер (для  внешней);

- место составления или издания  документа (для внешней);

- адресат; 

-заголовок к тексту;

- текст; 

- подпись; 

 – отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

 

4 Внешняя докладная записка  составляется на общем бланке  организации или на бланке  докладной записки и подписывается руководителем организации.

Внутренняя докладная записка  составляется на стандартном листе  бумаги и 

подписывается составителем.

5 Датой докладной записки является  дата ее составления и подписания.

Объяснительная записка  – документ, составляемый  для пояснения отдельных положений  выполненной работы. В отличие от докладных записок объяснительные записки не содержат выводов и предложений.

1.  Реквизиты объяснительной  записки:

- наименование вида  документа;

- дата;

- адресат;

- текст;

- подпись.

2 Разновидностью объяснительных  записок  являются документы,  составляемые работниками по  указанию руководителя, при возникновении  нештатных ситуаций (нарушения трудовой  и производственной дисциплины). Такая записка пишется от руки, адресуется руководителю, должна иметь дату. Текст объяснительной записки должен содержать аргументы, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-либо факты.

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки между подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

Служебная записка может  иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагаются деловые вопросы, касающиеся работы структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложение и быть адресована любому непрямому руководителю.

1.  Реквизиты служебной  записки:

 

 – наименование  вида документа;

 – дата документа;

 – адресат;

 – текст;

 – подпись

 

2. Служебная записка  оформляется на листе бумаги формата А4. Текст состоит  из двух частей. В первой части излагают  факты , послужившие поводом к ее написанию, во второй – делаются выводы и даются предложения по поставленному вопросу.

3. Служебную записку  подписывает руководитель подразделения  или должностное лицо.

 

 

 

22 ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

 

Деловое письмо – документ, служащий средством  общения между учреждениями и  частными лицами.

По тематическому признаку  вся корреспонденция делится  на деловую и коммерческую:

А) Коммерческие письма  составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц. Содержат вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. Это письма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и письма-ответы на них.

Б) Деловые  письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, вопросы экономических отношений корреспондентов.

 

Виды деловых  писем:

1. По функциональному признаку:

А) Инициативные  письма – не требующие ответа

• Письмо – запрос

Направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично  или по телефону. Состоит из двух частей: 1-ая часть – введение в котором излагается существо вопроса; 2-ая часть -  заключение в котором  ставятся  те вопросы,  на которые ожидается ответ.

Такие письма используются для подготовки и заключения сделок. Покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение.

«Согласно нашей договоренности просим выслать нам …»

• Письмо-предложение  (Оферта) 

Это письменное предложение одного лица (Оферента) другому лицу (акцептанту) с целью заключения сделки или договора с указанием конкретных условий.   В предложении обычно указываются  наименование предлагаемого товара (услуги), количество, качество, цена, сроки поставки, условия оплаты и т.д.

« В ответ на Ваш  запрос  от … мы предлагаем Вам  …»

• Письмо-рекламация

Содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения  убытков.  Рекламации предъявляются  в отношении качества товара, объемов и сроков его поставки, упаковки,  маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

«Мы настаиваем на возмещении расходов ….»

• Письмо-просьба

В тексте  излагают просьбу, подчеркивая  заинтересованность в ее исполнении,  и заранее выражают благодарность за усилия по ее исполнению.

«Просим Вас принять  наше приглашение …..»

 

 

Б) Письма требующие ответа.

• Письмо-подтверждение

Высылается для подтверждения  получения документов  или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое содержание документов и перечень материальных ценностей. Это письмо может заканчиваться  дополнительной просьбой  или справочной информацией.

«Благодарим за каталог, который мы получили …»

• Письмо-напоминание

Направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров  или личного контакта  получить необходимый результат. В них содержится  не только напоминание  о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

«Напоминаем о сроках ….»

• Письмо-извещение

В нем что-либо сообщается или утверждается. Эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас»

- Гарантийное письмо 

Направляются с целью подтверждения  данных ранее обещаний  или оговоренных  условий. Гарантируется обычно качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров,  услуг, арендуемых помещений и т.д.

«Фирма «Эскон»  гарантирует  …»

• Сопроводительное письмо 

Составляется при отправке каких-либо документов или материальных ценностей. Является также средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

«На основании Вашего запроса высылаем Вам образцы  товаров».

- Информационное письмо

Это разновидность письма-извещения. Своевременно информирует должностное  лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости  излагаемых в нем сведений  письмо подписывает  руководитель организации.

          - Письмо-приглашение

Письма могут адресоваться  индивидуальному  или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом 

«Просим принять участие  …»

Рекламное письмо – содержит описание рекламируемых товаров или услуг, В письме должна быть приведена полная и четкая  информация  о предмете рекламы, указаны адрес организации и телефон для справок.

2 По признаку адресата

Циркулярные письма

Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько  адресов. Вышестоящая организация  сообщает подчиненным предприятиям  определенные сведения или установки, касающиеся деловых  вопросов или задач и которые носят распорядительный характер.

• Обычные письма.

Переписка между организациями  и между организациями и гражданами.

 

23 ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ

Основные требования:

Служебные письма пишутся на специальных  бланках.

1. ГОСТ Р. 6.30-2003 устанавливает следующие поля бланка, не менее в мм: левое – 20, правое – 10, верхнее – 20, нижнее – 20.

2. Реквизиты письма:

• Государственный герб РФ (02 - герб субъекта РФ или 03 - эмблема организации);
• Код организации;
• Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица:
• Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• Наименование организации;
• Справочные данные об организации;
• Дата документа;
• Регистрационный номер;
• Ссылка на регистрационный номер и дату  документа;
• Место составления или издания документа;
• Адресат;
• Заголовок к тексту;
• Текст документа;
• Отметка о наличии приложения;
• Подпись;
• Оттиск печати;
• Отметка об исполнителе
• Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Реквизиты 1-9 печатаются, как правило, типографским способом, остальные –  машинописным (кроме 24 – печать).

 

3. Служебные письма составляются:

А) От 3-го лица в единственном числе

Администрация рекомендует….

Б) От 1-го лица во множественном  и единственном числе.

Прошу …………..личное обращение

Сообщаем ……..

 

4. Каждая новая мысль начинается с нового абзаца.

 

5. Абзац в тексте – 5 печатных знаков.

 

6. Реквизиты отделяют друг от друга 1-2 пустыми строками (1,5-3 межстрочный интервал).

 

7. При оформлении служебных писем на 2-х и более страницах, вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля листа. Допускается печатание с использованием оборотной стороны листа.

 

24  Прием и Обработка поступающих   документов

Доставка документов осуществляется почтой, телеграфом, курьерами, через компьютерные сети, электронную  почту, факсимильную связь. Во всех случаях  необходима первичная обработка  документов и учет.

Поступившие документы принимает   и обрабатывает  служба экспедиции или должностное лицо: секретарь, работник службы документационного обеспечения. Учет телеграмм, телексов производится в службах связи, которые затем передают документацию в службу делопроизводства.

Правила первичной  обработки поступивших документов:

1 Обработка поступающих документов  проводится в день их поступления.

2. Проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация  возвращается на почту для пересылки адресату).
3. Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, комплектность присланных документов (при обнаружении повреждений упаковки, отсутствия документов об этом сообщают отправителю).
4. Конверты уничтожаются, кроме следующих случаев:

Конверты, подкалывают  к документу если:

• На документе отсутствует обратный адрес.
• Когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.
• Если полученный документ  носит личный характер, а на конверте нет надписи  «Лично».
• Письма с обращениями граждан.

5. Документы с пометкой «лично» и  на машинных носителях не вскрываются, а передаются адресату.

6. На всех документах проставляется отметка о поступлении документа (реквизит 29): от руки или штамп – порядковый номер документа, дата поступления.
7. Документы сортируют по структурным подразделениям и раскладывают  по ячейкам сортировочного шкафа (папкам). Рассортированные документы  забирают секретари структурных подразделений.

В небольших организациях документы сортируются по исполнителям.

 

25 Передача документов и работа исполнителей с документами

Документы передаются из службы экспедиции – в канцелярию – в структурные подразделения  через секретарей с соответствующими отметками в регистрационных  формах.

В крупных учреждениях, где структурные подразделения  расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь.

Входящие документы  можно разделить на ряд самостоятельных  документопотоков: руководителю организации, руководителям структурных подразделений, исполнителям.

Если регистрация документов централизована и однократна, то документ попадает к исполнителю быстрее.  Если регистрация осуществляется в канцелярии, затем повторно  в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается.