Шпаргалка по "Основам делопроизводства"

Для ускорения  движения документа осуществляют предварительное  рассмотрение и распределение документов, которое выполняет секретарь-референт, либо помощник руководителя, либо работник службы делопроизводства.

Предварительное рассмотрение проводится после первичной  обработки  документов и их регистрации и  значительно ускоряет движение документов, так как значительная их часть передается в структурные подразделения, минуя  этап рассмотрения руководителем.

Предварительное рассмотрение и распределение документов это:

• отбор документов для обязательного рассмотрения руководителем;
• направление документов, не требующих резолюции руководителя,  в структурные подразделения исполнителям.

Движение документов задается резолюцией  руководителя (17 реквизит). В резолюции указывается  исполнители,  сроки исполнения.

Исполнение документа  предусматривает следующее:

Исполнитель знакомится с документами в день их получения.

При решении вопросов по телефону или лично на исполненном документе  и в регистрационно-контрольной  форме делают отметку об исполнении (Вопрос решен по телефону  142-345 с  начальником отдела № 4  Ивановым А.П. – дата – личная подпись).

Документы, требующие  письменного ответа – исходящие :

1 Сбор и обработка  информации

2 Подготовка проекта  документа

3 Согласование, визирование

4 Перепечатка, подписание

5 Регистрация и отправка.

Исполнение документа предусматривает следующее:

4 Регистрация, снятие  с контроля и подготовка к  отправке.

Внутренние  документы проходят те же этапы , что  и исходящие.

Документы, не требующие письменного ответа:

 Инструкции, решения,  приказы, письма вышестоящих организаций поступают  для ознакомления. Визы ознакомления  с документом проставляют  в левом нижнем углу на обороте последнего листа  документа или на листах ознакомления.

26 ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Документы, отправляемые организацией, передаются почтой и электрической связью.

При отправке документов почтовой связью они проходят следующие этапы  движения:

1 Сортировка

2 Упаковка

3 Оформление почтового отправления  и сдача в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляется централизованно экспедицией, канцелярией или секретарем.

Правила отправки исходящих  документов:

1. Для отправки принимаются документы полностью оформленные, подписанные, зарегистрированные, с отметкой о категории отправления.
2. Документы должны быть правильно оформлены; иметь указанные в документе приложения; даты подписания, регистрации и отправки. Количество экземпляров документа должно соответствовать  количеству адресатов.
3. Неоформленные документы возвращаются на доработку.
4. На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки.
5. Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного.
6. Документы, переданные на отправку, обрабатываются  и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Документ для отправки факсимильной связью передается исполнителем вместе с заявкой, подписанной руководителем  структурного подразделения (если централизованная отправка). Документ учитывается в  журнале. Подлинник возвращается исполнителям с пометкой о времени отправки.

27  РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документов путем  проставления на нем индекса и  записи  в регистрационных формах.

Регистрируются все документы, требующие:

• учета
• исполнения
• использования  в справочных целях.

 

Не подлежат регистрации:

• Сообщения о заседаниях, собраниях  и повестки дня
• Графики, наряды, заявки
• Учебные планы, программы
• Рекламные извещения, плакаты, программы семинаров
• Прейскуранты, прайс-листы
• Поздравительные письма
• Пригласительные билеты
• Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги)
• Формы статистической отчетности
• Корреспонденция с пометкой «лично»
• Объяснительные записки.

 

Регистрация может проводится централизованно (в канцелярии),  децентрализованно (в структурных подразделениях),  в смешанной форме (часть документов регистрируется в канцелярии, часть – в структурных подразделениях)

Входящие, исходящие и  внутренние документы регистрируются отдельно,  им присваиваются регистрационные  номера в пределах  календарного года. Внутренние документы при регистрации делятся  на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно.

Формы регистрация документов: журнальная и карточная.

Журнальная форма регистрации  документов – книга с разграфленными страницами.

Карточная форма  регистрации

Карточка изготавливается из бумаги формата А5(148 х 210)  или А6 (105 х 148)

Для регистрации документов можно использовать карточки различного цвета (каждая группа документов имеет  свой цвет, цветовую полосу по верхнему полю  или по диагонали). Документы разбивают на группы  по  различным признакам: по наименованию (приказы, акты), по маршруту движения (входящие, исходящие) и т.д.

Это облегчает визуальный поиск различных видов документов. Вверху карточки стоят числа месяца с 1 по 31. Срок исполнения документа  обводится кружком.

На один поступивший  документ заполняется минимум 2  карточек. Одна карточка  помещается в сроковую картотеку, другая – в  информационно-справочную, а документ передают исполнителю. Количество карточек может быть до 5-ти.

При использовании  автоматизированной технологии  регистрации  документов одна из форм (карточная или журнальная) заполняется на компьютере.

Работа с зарегистрированными  документами предполагает внесение дополнительных сведений, отражающих ход исполнения  документа, внесение изменений в прежние записи и отметки.

Подписанные руководителем документы  должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.

ГСДОУ установила следующий обязательный состав  реквизитов для регистрации документов:

• Автор документа;
• Наименование документа;
• Дата документа;
• Номер документа
• Дата поступления документа в организацию (для входящих документов);
• Номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);
• Заголовок документа и его краткое содержание;
• Резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения,  автор резолюции, дата наложения резолюции):
• Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ). Могут быть включены и другие: расписка получателя в получении документа, наличие приложений и др.

 

Форма журнала регистрации  входящих документов

 

Дата поступления	Регистрационный номер документа	Корреспондент (автор)	Дата документа	Номер документа	Краткое содержание документа
1	2	3	4	5	6

 

Резолюция или кому направлен документ					Дополнительные сведения	Расписка в получении	Отметка об исполнении
Исполнители	Задание	Срок исполнения	Автор резолюции	Дата простановки резолюции
7	8	9	10	11	12	13	14

 

Форма журнала регистрации  исходящих документов

Дата документа	Регистрационный номер документа	Корреспондент (получатель)	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7	8

Форма журнала регистрации  внутренних документов

Дата документа	Регистрационный номер  документа	Краткое содержание документа	Кем подписан документ	Исполнитель	Дополнительные сведения	Расписка в получении	Отметка об исполнении
1	2	3	4	5	6	7	8

Пример регистрационно-контрольной  карточки

(Лицевая сторона)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент
Дата поступления и номер документа	Дата и регистрационный  номер документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен  документ
Отметка об исполнении документа

 

(Оборотная сторона карточки)

Контрольные отметки (ход  исполнения)

Фонд №                                               Опись №                              Дело №

 

 

28 КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль осуществляют службы ДОУ, руководители и ответственные исполнители.

Контролю подлежат документы, требующие исполнения.

Контроль исполнения включает:

• постановку документа на контроль;
• проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
• проверку и регулировку  хода исполнения
• учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя.

На документе проставляют  отметку о контроле - Реквизит 19 (ставится штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто отметка ярким цветом «К» в верхнем правом углу это привлекает внимание исполнителя к документу).

Далее документы передаются на рассмотрение руководству.

Срок исполнения документа может быть типовым и индивидуальным.

Типовые сроки исполнения  документов устанавливаются законодательно (например,  по обращениям граждан от 15 до 30 дней).

Индивидуальные  сроки устанавливаются  либо в тексте документа, либо в резолюции и устных указаниях руководителя.

Сроки исполнения внутренних документов:

Если в документе  не указана конкретная дата исполнения, но имеется пометка «Срочно»  документ исполняется в течении 3-х дней,  пометка «Оперативно» - в течении 10-ти дней, остальные  - в срок не более месяца.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя:

Срок исполнения исчисляется  в рабочих днях со дня, следующего за резолюцией руководителя.

После рассмотрения руководителя документы возвращаются на регистрацию.

В журнале делают соответствующие  записи.

При карточной форме  регистрации на контролируемый документ заводятся дополнительные экземпляры регистрационной карточки по количеству исполнителей. На карточке ставится знак «К». Карточку помещают в сроковую картотеку.

 Сроковые картотеки  содержат 33 раздела. В первый помещают  карточки на документы с истекшими сроками хранения. Второй раздел  имеет 31 ячейку по числу дней  в месяце, в которые раскладываются карточки в соответствии с ожидаемыми сроками исполнения. В третий раздел помещают  документы, исполнение которых намечено на следующий месяц или в более поздние сроки.

В течение установленного срока исполнения все вопросы, поставленные в резолюции,  должны быть полностью решены.

Если документ требовал ответа, то он считается исполненным  после отправки ответа по назначению.

Снятие документа с  контроля осуществляется только после полного исполнения документа.

Результаты  исполнения в краткой форме записываются на самом документе. Реквизит 29 –  «Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело» (краткие  сведения исполнения)

 

В дело №01-07;           Отправлен факс от 01.04.2002 № 123

Волжанина                   Волжанина

06.04.2003                    06.04.2003

 

Кроме того, ставится отметка  об исполнении в журнале регистрации ( или регистрационной карточке)

Не реже 1 раза в месяц  составляется справка о состоянии документов.

 

Справка о состоянии  документов на 01.10.2003 № п/п Название документа   Краткое содержание Дата, № Срок исполнения Фамилия исполнителя Состояние исполнения Причины неисполнения                 Секретарь-референт                     подпись                             И.О.Ф.