Розвиток докуметознаства в Украине

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 1. ПОНЯТТЯ  ЕКСПЕРТИЗИ  ЦІННОСТІ  ДОКУМЕНТІВ  ТА  ЇЇ  ЗАВДАННЯ

 

 

1. Поняття експертизи цінності

Під експертизою цінності  розуміють  визначення експертними комісіями наукового, історико-культурного та практичного значення документів. Її основними завданнями є: 

а) визначення по кожній установі складу документів, що мають науково-пізнавальну  та історико-культурну цінність і  підлягають постійному, довготривалому (понад 10 років) і тимчасовому (до 10 років) зберіганню; 

б) визначення складу документів, що відповідають профілю даного державного архіву; 

в) забезпечення повноти  складу документів кожного фонду  зокрема і архіву в цілому. 

До документів постійного зберігання відносять такі, що відображають основні напрями та підсумки діяльності установи, її управлінську, контрольну, виробничу, наукову, навчальну, фінансову  та інші функції. До них належать накази з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і виробничих нарад, плани, звіти, аналітичні матеріали тощо. 

Документи довготривалого (понад 10 років) зберігання складають матеріали, необхідні для тривалого практичного  використання. Серед них зустрічаються  й такі, що через 10 років можуть бути віднесені до документів постійного зберігання після того, як їх автори здобули суспільне визнання, наприклад, рукописи наукових праць, літературних, художніх творів. Окрему групу цих  матеріалів становлять документи з  особового складу (накази, особові  справи і особові картки, списки працівників, картотеки і покажчики  з особового складу, особові рахунки, відомості на видачу заробітної плати  тощо), котрі передбачають експертизу через 75 років з наступним відібранням певної її частини на постійне зберігання. 

Групу документів тимчасового (до 10 років) зберігання становлять документи, необхідні установі для оперативної  практичної діяльності.  
Якщо перше завдання експертизи виконують по кожній установі окремо, то друге – визначення складу документів, що відповідають профілю даного архіву, передбачає обмеження приймання на державне зберігання дублетної документації. Так, серед кількох установ однієї системи організаційно-розпорядчу документацію (накази, статути, положення, правила, інструкції тощо) приймають на державне зберігання лише до архівного фонду установи, яка їх затверджувала; планову документацію – до фонду установи-автора документа; статистичну документацію – до фонду органу державної статистики; укази і розпорядження Президента України, постанови КМ України, накази міністерств, інших центральних органів державної виконавчої влади, щодо діяльності конкретних установ – до фондів цих установ.  
          Місцем зберігання оригінальної НТД є установи-розробники (автори) чи замовники. Повний комплект НТД з проектування об'єкту капітального будівництва (за винятком проектів будівництва залізниць і шосейних доріг магістрального значення), як правило, зосереджується у генерального проектувальника, а повний комплект НТД проектів залізниць і шосейних доріг – у відповідних управліннях шляхів сполучення. 

Оригінальну НТД окремих  частин проекту, виконаних на договірних засадах субпідрядними організаціями, передають генпроектувальнику за погодженням  з ним для укомплектування  проектів, які згодом надходять до державних архівів.  
            Патентну документацію включають до НАФ, як правило, у вигляді оригіналів. НТД у машиночитаній формі, що має науково-історичну цінність, відносять до НАФ у випадках, коли її інформація не повторюється на традиційних носіях.

 

На постійне зберігання відбирають відповідно до переліків документи  НТД, які мають науково-історичну  цінність. НТД, що не ввійшла до переліків  проектів, проблем, зберігається згідно з термінами, визначеними типовим  переліком, або доки не мине потреба. 

Виконанню третього завдання експертизи – забезпечення повноти  фондового складу кожної установи і  документального комплексу державного архіву в цілому – сприяють організаційні  і науково-методичні заходи. Скажімо, при виявленні лакун у плановій документації в фонді установи його склад можна поповнити такими самими документами вищих чи підлеглих  установ. 

Кінцевою метою експертизи є комплектування кожного державного архіву повним комплексом документів його профілю, а, отже, і забезпечення повноцінного формування НАФ України  за принципом: при найменшому фізичному  обсязі документації – найбільша  інформаційна наповненість. 

 

 

2. Принципи експертизи і критерії цінності документів

Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання принципів  об'єктивності, історизму, всебічності, комплексності. Принцип об'єктивностіпередбачає оцінку документів з врахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів або фондоутворювачів, юридичної сили документів та їх оригінальності, часу і місця створення, повторюваності інформації. Принцип історизму орієнтує на вивчення явищ, подій, процесів, відображених у документах, в історичному розвитку з урахуванням умов і особливостей того періоду, коли вони виникли. Принцип всебічності забезпечує визначення цінності документів з точки зору будь-якого споживача інформації. Принцип комплексності передбачає визначення цінності кожного окремого документа в групі документів, складовою і невід'ємною частиною яких він є.

Застосування вказаних принципів  експертизи цінності документів дозволяє відтворити історичні умови створення  документації, встановити її науково-історичне  та суспільне значення. 

Критерії цінності документів  – це система науково обґрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів. 

Коротко розглянемо застосування критеріїв цінності документів у  архівній практиці. 

Критерій походження полягає у встановленні значення фондоутворювача (установи або особи). Оскільки одні установи (особи) відіграють вирішальну роль у державі та суспільстві; другі – менш важливу; інші – виконують допоміжні функції, розрізняють групи установ (осіб), від яких організовується приймання документів: 

а) у повному складі; 

б) так зване вибіркове. 

Від окремих установ документи  на державне зберігання не надходять. Відповідно формують списки установ  і організацій, а також перелік  осіб, документи яких бажано зосередити в державній архівній установі. 

Ужитті держави, суспільства, особи бувають особливо відповідальні, визначальні періоди, наприклад, участь у визвольних змаганнях, воєнних  діях, становлення нової держави, участь або присутність при вирішенні  питань загальнодержавного значення тощо. Чим повніше знаходять своє відображення явища, події і процеси історичної дійсності в документах, тим важливішими і ціннішими для історії вони є. 

Суттєве значення має час і місце створення документів. Загальновідомо, що чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії – як “уламок” своєї епохи він несе певну інформацію про цей період. Чим дальшою від нас є ця подія, тим цінніший документ. 

 

Основним критерієм цінності змісту документів є, насамперед, значущість його інформації. Зміст документа є сукупністю зафіксованих у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси. З його застосуванням пов'язане визначення термінів зберігання документів. Чим вагоміший інформаційний зміст, тим цінніший документ. Важливим показником є повторюваність та розсіюваність інформації. Розрізняють адекватну повторюваність, коли інформація первинних документів повністю повторюється в зведеному документі. 

Наприклад, річні показники  комплектування державних архівів  повторюються в зведеній річній таблиці: під час переліку всіх архівів  проти кожного з них виставляють  обсяги комплектування, наприклад управлінською  документацією, і виводять зведені  показники по Україні. Таким чином, річна таблиця Головархіву поглинає інформацію з цього питання, що надійшла від державних архівів. Отже, остання називається поглинною. Часткова поглинність документної інформації спостерігається при порівнянні річних звітів державних архівних установ і Головархіву. Останній містить підсумковий та аналітичний матеріал про діяльність установ галузі за рік і відбиває позитивні або негативні тенденції в їхній роботі. Основна інформація про діяльність кожної архівної установи залишається в їхніх річних звітах. Таку поглинність називають частковою. 

Розрізняють і поняття  “розсіюваність” інформації, під  яким розуміють, що інформація про один і той самий факт міститься  не в одному, а в кількох або  й багатьох документах. 

Так, акт про нещасний випадок на виробництві фіксує факт того, що сталося. Довідка інспектора по охороні праці на підприємстві, складена за весь рік, містить статистику нещасних випадків, аналіз вузьких  місць на виробництвах, пов'язаних з  травматизмом, інформацію про заходи щодо попередження травматизму, їхню ефективність тощо.

Отже, інформація з травматизму (акти) буде “розсіяною” щодо зведеного  документа. 

Окрему групу документів з повторюваною інформацією становлять дублетні документи – розмножені примірники оригіналів або копії  документів. Поява і відкладання  їх викликані функціональними зв'язками організацій. Ними найчастіше бувають  нормативні, директивні і розпорядчі документи, планово-звітна документація, протоколи зборів, засідань тощо. Вони складають досить численну категорію  документів і створюють труднощі під час експертизи їхньої цінності. 

Порядок відбору дублетів на державне зберігання визначено такий:  
– оригінали дублетних документів відкладаються у тій установі або в тому структурному підрозділі, де вони створені; 

– дублетні документи відкладаються  у фондах тих установ, яких вони безпосередньо  стосуються; 

– з дублетних документів інтенсивного використання кожний державний  архів може створювати так звані  фонди використання з вільним  доступом споживачам інформації; 

– у випадку відсутності (втрати) оригіналів документів вони можуть бути замінені їхніми дублетними примірниками, що мають юридичну силу. 

В ході експертизи звертають  увагу на цільове призначення документів. Кожний документ створюють з певною метою, насамперед для передавання тієї чи іншої інформації не тільки традиційно між адресантом і адресатом (листування, звіт, наказ тощо), й для передання інформації найширшим верствам суспільства (відозва, маніфест), а також для наступних поколінь (спогади, мемуари). Від цільового призначення залежить і форма документа, виклад тексту, узагальнення інформації та її достовірність. 

Важливим є ступінь збереженості документів, що дозволяє встановити повноту документального комплексу, окремого фонду, групи однорідних за призначенням організацій або фондів однієї функціональної системи управління.

 

 

Цей критерій застосовують здебільшого у двох випадках: 

а) при відсутності основного  оригінального документа на державне зберігання приймають його засвідчену копію (на правах оригіналу). Наприклад, у фонді втрачені оригінали наказів  організації з основної діяльності. Тоді розшукують засвідчені копії цих  наказів у структурних підрозділах, у встановленому порядку формують з них справи і включають до складу фонду на правах оригіналів, зазначаючи про це в передмові  до опису. Або: в фонді відсутній  оригінал річного виробничого звіту  організації, його інформація міститься  в квартальних звітах або в  звіті за 4-й квартал (при умові  укладання його з нарощувальним  підсумком).

б) при відсутності оригінальних документів у фонді організації  їх можна замінити засвідченими копіями  з фондів нижчих або вищих установ  системи, де вони зберігаються тимчасово. 

Є й інші варіанти застосування цього критерію. Наприклад, у фонді  Київської кіностудії художніх фільмів  під час її перебування в евакуації  у Середній Азії залишені на державне зберігання без жодної експертизи всі  накази як з основної діяльності, так  і з особового складу, оскільки вони через відсутність інших  документів розкривають перебіг  творчого процесу, художні пошуки, внутрішнє  життя кіностудії. У фонді видатного  українського поета, державного діяча  П.Тичини залишено на державне зберігання квитанції на передплату газет і  журналів, зокрема, всіх районних і  міських газет України. Це документально  засвідчує факт його пошуку поетичних  талантів серед молоді, а також  кола інтересів. 

Конверти з листами  відомих державних і громадських  діячів, видатних діячів науки, техніки, літератури і мистецтва, всіх галузей  народного господарства зберігають разом з листами і вони надходять  на державне зберігання, оскільки мають  додаткову важливу інформацію –  дату документа (якщо сам лист недатований), адреси адресата і фондоутворювача. До того ж вони мають й автографічну цінність. 

Під час експертизи цінності документів важливе значення має критерій зовнішніх особливостей документів як один з основних підходів відбору оригіналів документів, у випадку їхньої відсутності – юридично засвідчених копій, а при відсутності останніх – незасвідчених копій. При цьому надають перевагу документам, що мають сліди роботи з ними – резолюції керівництва, записи виконавців, діловодні помітки тощо. Враховуються також мовні та почеркові особливості, елементи оформлення (в т.ч. і художнє), фізичний стан збереженості документа. Якщо основний документ у поганому фізичному стані, то залишають поряд його копію або інші матеріали, де основна інформація повторюється. 

Отже, перша група критеріїв (походження) уможливлює визначення джерел комплектування державного архіву документами  на рівні установ і організацій, а також осіб; друга група (змісту) – комплексів і груп документів, що підлягають переданню на державне зберігання, а третя група критеріїв (зовнішні особливості) – на рівні кожного окремого документа. Порядок застосування критеріїв – послідовний. 

У роботі державних архівів  України склалась практика так званої комплексної експертизи цінності документів, що здійснюється з метою виділення  дублетних документів та документів з поглинною інформацією в  однофункціональних організаціях (наприклад, колгоспах) на певній території (район, область) або в системі установ (наприклад, органи місцевого самоврядування всіх рівнів – обласного, районного, міського та сільського) певного хронологічного періоду. Це один з найефективніших  способів експертизи, що дозволяє комплексно вирішувати питання оптимізації  фондового складу документів десятків і навіть сотень організацій одночасно.