Розвиток докуметознаства в Украине

– прийняття від структурних  підрозділів організації та зберігання архівних документів на різних видах  носіїв інформації; 

– контроль разом зі службою  документаційного забезпечення управління стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах  організації; 

– участь у складанні  зведеної номенклатури справ організації, перевірка відповідності формування документів у справи згідно затвердженої номенклатури; 

– проведення попередньої  експертизи цінності документів, що зберігаються, складання та подання на розгляд  ЕК організації описів документів НАФ, справ з особового складу організації  та актів про вилучення до знищення документів, які не віднесено до складу НАФ України; 

– підготовка і передавання  документів НАФ до відповідного державного архіву, в сферу комплектування якого  входить даний відомчий архів. 

Отже, права відомчого  архіву забезпечують виконання покладених на нього завдань, кінцевою метою  яких є передавання документів постійного терміну на державне зберігання. 

Як відомо, є дві категорії  державних архівів України –  з постійним та змінним складом  документів. У поняття комплектування входить розподіл джерел комплектування з урахуванням значення документів і профілю архівів. 

Під час комплектування дотримуються певних принципів, насамперед, неподільності  архівних фондів та їхніх комплексів (один фонд або комплекс фондів однорідних установ регіону повинні зберігатися  в одному архіві). 

Безпосередня організація  комплектування архіву починається  з визначення джерел його комплектування – укладання списків установ, організацій і підприємств, документи  яких підлягають (список № 1) і не підлягають (список № 2) переданню на зберігання. До списку № 1 відносяться установи і організації так званого вибіркового приймання. Він буває двох видів: 

– з численних однорідних інституцій відбирають на зберігання одну або кілька, щоб представити  їхню різноманітність. Наприклад, серед  кількох сотень шкіл на території  області до списку № 1 обов'язкового прийому відбирають по 1-2 школи загальноосвітні, і 1-2 – зі спеціалізованих (восьмирічні, одинад-цятирічні, глухих, сліпих, розумово відсталих, дітей-інвалідів тощо); 

– з численних однорідних інституцій однієї системи відбирають на зберігання один чи кілька видів  основних документів, які включають  до опису фонду вищої організації. Наприклад, від лісгоспзагів (список № 2) у фонді обллісгоспзагу приймають лише їхні річні звіти. Списки № 1 і № 2 укладають відповідно до настанов, викладених у “Методичних рекомендаціях по визначенню джерел комплектування державних архівів” (К., 1992). Ці списки розглядаються на засіданні ЕПК і затверджуються директором державного архіву. Їхня внутрішня структура відповідає структурі органів державної влади, місцевого самоврядування, переліку галузей народного господарства, науки і культури. Всередині галузі установи розміщуються в логічній послідовності за групами установ і організацій однієї підпорядкованості. 

Організацію комплектування здійснюють безпосередньо державні архіви. На Головархів України покладено функції контролю щодо організації цієї роботи. Такі само функції здійснюють і державні архіви областей щодо своїх філіалів, районних та міських державних архівів з перемінним складом документів.

Комплектування державних  архівів здійснюється планово, у  зв'язку з чим щорічно укладаються  списки установ і організацій, документи яких підлягають прийняттю, з зазначенням кількості справ та їх крайніх дат. Державні архіви областей та їхні філіали включають до списків і районні та міські архіви. Для зручності установам і організаціям, а також райміськдержархівам надсилають графіки передавання матеріалів. До списків першочергово вносять провідні та визначальні для даного архіву організації з простроченими термінами зберігання документів, а також ті, в яких немає належних умов зберігання архівного матеріалу. Дострокове приймання документів допускається лише у виняткових випадках. 

Кожна установа має щорічно  передавати документи до державного архіву. Для архівів зі значною  кількістю джерел комплектування (від  кількох сотень і до понад тисячу) дозволяється приймати раз на 2-3 роки, але не рідше одного разу на 5 років. Треба стежити, щоб усі галузі народного господарства, науки і  культури були представлені в складі фондів архіву повноцінно. 

Безпосереднє приймання-передавання  документів здійснює завідувач відомчим архівом чи відповідальна за архів  особа та представник державного архіву. Доставку матеріалів (в тому числі й 4 примірники описів, історичних довідок та передмов до  описів, а також науково-довідковий апарат) установа здійснює власними силами і транспортом. Приймання-передавання відбувається згідно описів поодинично, для таємних і документів особового походження – поаркушно і подокументно. Факт прийняття-передання документів оформляють актом встановленої форми, передбаченою Основними правилами роботи державних архівів. Передання документів (у впорядкованому стані) з одного державного архіву до іншого здійснюють під час уточнення їхніх профілів лише з дозволу Головархіву України. 

Слід пам'ятати, що від  правильності комплектування кожного  державного архіву залежить якість формування НАФ України, ефективність його використання.