Розвиток докуметознаства в Украине

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ І МЕТОДИКА  ЕКСПЕРТИЗИ  ЦІННОСТІ  ДОКУМЕНТІВ

 

 

2.1. Оформлення  результатів експертизи цінностей  документів

Експертизу цінності документів проводять в такій послідовності. На першій стадії експертизи(діловодства) відбувається попередня оцінка цінності документів шляхом визначення справ, які будуть формуватися, та встановлення для них строків зберігання. Вона базується на детальному вивченні напрямів діяльності установи, її функцій, організації документальної частини діловодства (централізоване, децентралізоване, змішане), а також складу документації. В структурних підрозділах безпосередньо під час формування справ уточнюють строки їхнього зберігання, що передбачено номенклатурою установи, які згодом враховують при складанні номенклатури справ на наступний рік. Після закінчення діловодного року кожна структурна частина установи здійснює експертизу цінності документів. Справи постійного і довготривалого зберігання піддаються поаркушній експертизі, проходять науково-технічне опрацювання (укладання заголовків, нумерацію аркушів, оформлення обкладинок, палітурні роботи тощо), на них складаються описи. Після схвалення їх керівництвом установи справи передають на зберігання у відомчий архів. Документи тимчасового зберігання (до 10 років) у встановленому порядку вилучають до знищення. 

На другій стадії (відомчого зберігання) експертиза документів може бути як самостійним видом роботи, так і частиною комплексу робіт із науково-технічної обробки документів даної організації. Її метою є виявлення дублетної документації та документів з поглинною інформацією. Як правило, експертизу починають з провідних структурних підрозділів, де зосереджено основну документацію – канцелярії, фінансово-економічного відділу, далі – виробничих відділів тощо.

Для таких документів проводять  поаркушну експертизу. При потребі  справи можуть розшивати і з них  формують нові справи з перескладанням відповідно заголовків справ і повторенням  їхньої технічної обробки. Практика експертизи цінності документів в архівах  показала ефективність укладання переліків  документів постійного і окремо переліків  довготривалого зберігання по кожному  структурному підрозділу. Це дозволяє значно економити час і правильно  організувати роботу. 

На третій стадії (державного зберігання) вирішують такі питання: ліквідації в процесі комплексної експертизи цінності міжвідомчої дублетності, зосередження масової дублетної документації (розпорядча, планова, звітна, контрольна та ін.) в певних фондах, а також відновлення втраченої документації за рахунок фондів, що не входять у дану систему установ і організацій. Так, наприклад, до державного архіву області надійшов увесь комплекс документів фондів з системи народної освіти – обласного управління, Інституту удосконалення вчителів, методичних кабінетів, районних відділів, шкіл. Однак за цей період документи народної освіти відклалися в інших органах управління обласного і районного рівнів, відповідно в фінансових, статистичних, профспілках та ін. Аналіз цієї документації здійснюють засобами комплексної експертизи не тільки по системі народної освіти зверху вниз, але й по системах, пов'язаних із нею функціонально. 

Кожна стадія експертизи передбачає проведення робіт за усталеною методикою  на всіх чотирьох етапах (підготовчому, збирання документації, власне експертизи цінності документів і оформлення її результатів): 

І етап – підготовчий. Упорядник архіву зосереджує всі описи на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу; справу фонду організації (справи фондів усіх організацій, що перебувають на зберіганні у відомчому архіві), положення, статути даної організації, схеми організаційної побудови установи даної системи; історичні довідки; номенклатури справ; літературу про фондоутворювача та склад його документів.

Увесь зібраний матеріал ретельно вивчають і досліджують. При необхідності з нього роблять виписки та нотатки. 

II етап – збирання документації. Він здійснюється за безпосередньою участю працівників діловодних і архівних служб з усіх без винятку структурних підрозділів. Метою цього етапу є забезпечення повноти матеріалів для їхньої експертизи. Практика свідчить, що неякісне чи неповне проведення цього етапу суттєво відіб'ється на дальшому перебігу робіт і призведе до значних втрат робочого часу на наступних стадіях. 

III етап – власне експертиза  цінності документів. Всі зібрані матеріали систематизуються за структурними підрозділами, в межах кожного з них – за видами документів, всередині виду – за хронологією, позначається місцеперебування тих чи інших матеріалів спеціальними написами на листках. Наприклад: “Канцелярія. Накази з особового складу. Копії. 1980-1990 рр.”. Такий спосіб групування матеріалів дає кілька переваг: по-перше, документами впорядкованого архіву можна користуватися в разі практичної потреби і без участі упорядника; по-друге, зібраний комплекс документів одного виду зручніше піддавати експертизі та консультуванню; по-третє, легко встановити повноту чи неповноту документації і, по-четверте, саме за таких умов найкраще складати акт про вилучення документів до знищення.

Для наочного аналізу повноти  складу документів фонду застосовують і практику укладання так званих шахматок – своєрідних відомостей по кожному структурному підрозділу, де зверху вниз по вертикалі в кожному  рядку називають вид документа, а у верхній частині відомості  по горизонталі зазначають роки, за які впорядковано архів (наприклад, 1980, 1981, 1982... 1995). На перехресті обох граф – виду документа і років –  ставлять позначку про наявність  документа. На відсутність документа  вказує чиста графа “шахматки”. 

Експертиза цінності документів на цій стадії буває двох видів  – поодинична (по справах) та подокументна (поаркушна). Поодинична експертиза стосується тих справ, що сформовані в поточному  діловодстві, містять набір усіх необхідних додатків, переплетені або  підшиті (наприклад, річний фінансовий звіт за 1990 р.; план науково-дослідної  роботи на 1990 р.). Поаркушна експертиза цінності справ є головною і охоплює  практично весь комплекс документації установи. 

Під час проведення робіт  по експертизі визначають наукову і  практичну цінність усіх наявних  документів на основі відомчого або  типового переліків, а також затвердженої номенклатури справ на даний рік. Після встановлення, що всі оригінали  наказів з особового складу є  в наявності (див. вищенаведений  приклад), їхні копії визнають такими, що державному зберіганню не підлягають. На такій в'язці існуючий запис доповнюють іншим, вказуючи кількість справ, крайні дати документів та відповідні статті переліку. Наприклад: 1980-1995 рр. 6 справ/ст.141. 

IV етап. Після оформлення справ, систематизації аркушів, складання заголовків на справи, складання описів справ на документи постійного, довготривалого зберігання і з особового складу настає період оформлення актів на знищення документів, як це передбачено основними правилами роботи архівів. 

Для здійснення експертизи цінності багатооб'ємних і складних фондів рекомендують укладати методичні  пам'ятки, вказівки чи методичні настанови, а також робочі інструкції. Під час роботи можуть виникати питання, не передбачені методичними посібниками і вимагають колегіального вирішення їх розглядають на засіданнях експертних чи методичних комісій. 

Експертні комісії (ЕК) розглядають  методичні і практичні питання  експертизи цінності документів на підставі чинних принципів і критеріїв.

 

Діяльність ЕК організується  відповідно з “Положенням про  принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з  питань віднесення документів до Національного  архівного фонду”, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20 жовтня 1995 р. № 853 та Типовим положенням про експертні комісії. ЕК існують у кожній організації в Україні та в кожній представницькій інституції за її межами. Вони складають єдину систему експертних органів, розробляють методику виконання цієї роботи, організовують і контролюють хід її проведення. 

ЕК створюються в філіалах державних архівів областей, архівних відділах районних державних адміністрацій, міських державних архівів, державних  органів, підприємств, установ і  організацій різних форм власності  та в об'єднаннях громадян. Експертно-перевірні комісії (ЕПК) створюються в центральних і галузевих державних архівах, державних архівах Автономної Республіки Крим, міст Києва і Севастополя, самоврядних наукових установ, музеях і бібліотеках. Найвищим органом з питань експертизи наукової, історико-культурної та практичної цінності документів є Центральна експертно-перевірна комісія (ЦЕПК)Головархіву України. 

Склад ЦЕПК та ЕПК формують з досвідчених архівістів, представників  наукової і творчої громадськості, практичних архівістів-спеціалістів стосовно профілю комплектування архівної установи. До вирішення особливо складних питань експертизи можуть залучатися експерти і консультанти з числа осіб, які не входять до їхнього складу на постійній основі. Головами ЕПК призначають, як правило, заступників керівників відповідних організацій. 

Склад ЕК формують із спеціалістів та представників місцевих органів  державної виконавчої влади і  органів місцевого самоврядування, фахівців місцевих навчальних закладів, краєзнавців. Їх призначають, як правило, керівники місцевих державних архівних установ.

До складу ЕК державних  органів, підприємств, установ і  організацій незалежно від форм власності та об'єднань громадян входять  досвідчені спеціалісти їхніх структурних  підрозділів і провідні фахівці  відповідної державної установи. Головами ЕК призначають, як правило, заступників керівників державних органів, підприємств, установ, організацій та об'єднань громадян.

Право остаточного вирішення  питань відбору документів на постійне і довготривале збереження та до знищення надається ЕПК усіх рівнів. Рішення  кожної ЕК щодо віднесення документів до НАФ або вилучення документів з нього може бути представлене на перегляд ЕПК, а у випадку відмови  або незгоди – ЦЕПК. Рішення  ЦЕПК з цього питання може бути оскаржене в суді. 

Після розгляду акта на засіданні  ЕК та затвердження його керівництвом, погодженням з ЦЕПК Головархіву  України (у встановленому порядку) документи передаються до знищення. 

 

 

2.2.  Комплектування архівів

Комплектування архіву – це систематичне, цілеспрямоване і планомірне поповнення його фондів профільними для нього документами державних органів, підприємств, установ і організацій усіх форм власності, а також громадян та їхніх об'єднань на всіх можливих носіях, що мають наукову, історико-культурну цінність. Метою комплектування є створення повноцінної джерельної бази з історії країни, регіону, а відомчого архіву –організацій його системи. Воно охоплює такі питання: 

– визначення конкретних джерел комплектування та їхній розподіл між  відповідними архівами; 

– визначення складу документів, що підлягають переданню на зберігання; 

– науково-технічне опрацювання  документів з метою підготовки їх для дальшого зберігання; 

– безпосередній прийом-передавання  документів до архіву. 

Архіви установ і організацій (близько 40 тис.) є найчисленнішими  джерелами комплектування державних  архівів. Від якості їхнього комплектування, правильності відбору документів та підготовки їх до передавання на постійне зберігання до архівів залежить повнота  і якість джерельної бази. 

Завданнями державного архіву є комплектування документами від  усіх установ і організацій його профілю і у визначені терміни, укладання необхідного науково-довідкового  апарату та створення умов для  всебічного використання наявної в  ньому джерельної бази. 

До складу документів відомчих архівів відповідно з Типовим  положенням про архівний підрозділ  державного органу, органу місцевого  самоврядування, державного підприємства, установи і організації (1995 р.) входять: 

– закінчені у поточному  діловодстві документи на паперовій  основі постійного та довготривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами організації; 

– науково-технічна, кіно-, фото-, фоно-, відео-документація, машиноорієнтовані  документи, створені організацією або  одержані нею на законних підставах; 

– особові архівні документи  працівників організацій; 

– документи на різних видах  носіїв інформації установ – ліквідованих попередників організації; 

– друковані видання, що доповнюють архівні документи і  необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву; 

– обліковий та довідковий апарат до архівних документів. 

 

Відомчий архів комплектують усіма видами документів на всіх можливих носіях: 

– документи на паперовій  основі передають із структурних  ідрозділів організації до відомчого  архіву через 2 роки після закінчення їх у діловодстві у впорядкованому стані за описами встановленого  Головархівом України зразка; 

– науково-технічну документацію передають одразу після затвердження і в порядку, встановленому державними стандартами України; кіно-, фото-, фоно-, відеодокументацію передають з  виробничих підрозділів одразу після  завер-шення її виробництва. 

Встановлено такі граничні терміни тимчасового зберігання документів у відомчому архіві установи: 

– для документів Верховної  Ради, Адміністрації Президента, Кабінету Міністрів, Конституційного Суду, Верховного Суду, Вищого арбітражного суду, Генеральної  прокуратури, міністерств, інших центральних  органів державної виконавчої влади  та безпосередньо підпорядкованих  їм організацій – 15 років; 

– для документів Верховної  Ради і Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської  та Севастопольської міських державних  адміністрацій та підпорядкованих  їм адміністрацій – 10 років; 

– для документів районних державних адміністрацій, органів  місцевого самоврядування та підпорядкованих  їм адміністрацій – 5 років; 

– для записів актів  громадянського стану, документів з  особового складу, записів нотаріальних дій і судових справ – 75 років; 

– для науково-технічної  документації – 25 років; 

– для кінофільмів, кіножурналів, сюжетів кінолітопису, фотознімків, звукозаписів і відеозаписів – 3 роки після закінчення копіювання; 

– для машиночитаних документів – 5 років. 

 

Строки тимчасового зберігання документів у відомчому архіві установи можуть бути змінені з дозволу  того державного архіву, до якого ці документи надходять на постійне зберігання. 

Відтак на відомчий архів  у галузі комплектування покладено  такі завдання: