Роль документации в управлении

    Исторически одной  из первых была востребована  функция учёта, поскольку усложнение  социальных связей, развитие экономических  отношений вызвало к жизни  уже на стадии аграрного общества  потребность в документировании  информации, т.е. регистрации, учёте  населения, земли, урожая, скота,  долгов и т.п. Эта функция  находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой, отчётной документации.

    Значительная  часть документов выполняет познавательную  функцию, которая отражает связь  документированной информации с  социальным познанием. Эта функция  присуща прежде всего научной документации, поскольку целью научного познания является получение новой информации.

    Ряд документов  обладает политической функцией, которая тесно связана с функцией  управления, поскольку к сфере  политики относится в первую  очередь деятельность органов  государственной власти и государственного  управления. Политическая функция  находит своё выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, политическую функцию выполняют документы политических партий, различных общественно-политических структур, партийно-политических объединений, блоков, политических деятелей и т.д. (разного рода программные материалы, манифесты, политические заявления, обращения и т.п.).

    К политической  примыкает идеологическая функция  документа. Уже в древности  у человека возникла потребность  в фиксации на материальных  носителях религиозных, нравственных, эстетических, философских и иных  идей, взглядов, в которых проявлялось  его отношение к окружающей  действительности, находили отражение  интересы различных социальных  слоёв и групп населения.

    В последнее  время весьма актуальной стала  проблема защиты информации. В  результате некоторые документоведы не без оснований включили в состав функций документа также и функцию защиты информации.

    Следует отметить  гедоническую функцию - способность  документа служить средством  отдыха, развлечения, рационального  использования свободного времени  (произведения художественной литературы, издания по искусству, кинофильмы, компакт-диски, магнитные фонограммы  и т.п.).

    Анализ основных  функций документа позволяет  выделить важнейшие их особенности.

    Во-первых, некоторые  функции присущи документу изначально, независимо от воли и желания  автора (функции закрепления, передачи, сохранения информации, культурная  функция, функция исторического  источника). Другими функциями документ  наделяется сознательно, в зависимости  от конкретных социальных потребностей.

    Во-вторых, как  уже отмечалось, любой документ  полифункционален, т.е. обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой, поскольку в реальной действительности различные сферы и типы социальной деятельности тесно взаимосвязаны. Однако при этом обычно преобладает какая-то одна функция.

    В-третьих, функции  документа можно разделить на:

    – функции оперативного  характера, время действия которых  ограничено (управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция  защиты информации);

    – функции постоянно  действующие (все остальные), которые  обеспечивают историческую и  социокультурную преемственность.

    Причём с течением  времени соотношение между функциями  документа изменяется, поскольку  изменяется место и роль документа  в социальной и информационной  среде, а оперативная информация  превращается в ретроспективную. В результате постепенно сокращается удельный вес функций оперативного характера и возрастает значение остальных, особенно функции исторического источника. В конечном счёте некоторые функции документа полностью исчерпываются и вытесняются другими.⁴

 

 

 

 

 

 

 

 

          1.3. Понятие «управленческий документ».

    Документированная  информация является фундаментальной  основой внутренней организации  любого учреждения, предприятия,  фирмы, обеспечивая взаимодействие  их частей. Документированная информация  наполняет основную часть документопотоков  и информационных ресурсов организаций.

    Информация является  основанием для принятия управленческих  решений, служит доказательством  их исполнения и источником  для обобщений, а также материалом  для справочно-поисковой работы. Документирование информации позволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве.

    Таким образом документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

    Принятый 27 июля 2006г. Государственной Думой Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и защите информации» указывает: «Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».⁵

    Таким образом,  документ является одним из  средств укрепления законности  и контроля.

    Все формы управленческой  деятельности находят отражение  в соответствующих документах, которые  выступают способом и средством  реализации возложенных на аппарат  управления функций.

    Один документ - это единичный акт документирования. Но деятельность учреждения оформляется  совокупностью определенным образом  взаимодействующих документов, обычно  соответствующих функциям управления.

    Ряд функций  управления является типовым,  присущим любому управленческому  аппарату. К таким функциям относятся,  например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение  и др. Эти функции отражаются  в документах, общих для всех  учреждений, фирм. Совокупность документов  взаимосвязанных по признакам  происхождения, назначения, вида, сферы  деятельности, единых требований  к их оформлению составляет  систему документации.

    Можно выделить  функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую  систему документации в целом.  В ней найдет отражение специфика  той или иной сферы деятельности.

    В связи с  ростом объема информации возникла  необходимость упорядочения потоков  информации, установления необходимого  и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления.

    В управленческой  деятельности документ выступает  и как предмет труда, и как  результат труда, т.к. принятое  решение записывают, закрепляют  в документе.

    Многие формы  управленческой деятельности выражаются  посредством соответствующих документов: распорядительная деятельность  — изданием различных распорядительных  документов; планирование — посредством  подготовки различных планов; учет  — в виде составления и обработки  статистической, бухгалтерской, оперативно-технической  документации; контроль — путем  сбора сведений в письменном  виде и т.д. Поэтому документы  можно классифицировать в соответствии  с их назначением как средства:

    – регламентации  деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

    – распорядительной  деятельности (приказы, указания, постановления,  решения, распоряжения и др.);

    – накопления  и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

    – передачи  информации (письма, телеграммы, телефонограммы  и др.).

 

 

 

 

 

 

2. Роль документации в управлении.

                 2.1 Роль информации и делопроизводства в управлении.

    В настоящее  время общество переживает информационный  бум. Любая организация, так  же как и каждый человек  в отдельности, могут существовать только обмениваясь информацией. Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Носителем информации выступает документ.

    Поэтому организации  работы с информацией и с  документами как ее носителями  в экономически развитых странах  уделяется большое внимание. У  нас в стране 27.07.2006г. принят  Закон Российской Федерации «Об  информации, информационных технологиях  и защите информации».

    Главной составляющей  документа выступает информация, т.е. самые различные данные, сведения, сообщения, знания, предназначенные  для передачи в процессе коммуникации.

    Федеральный закон  «Об информации, информационных  технологиях и защите информации»  дает определение информации  и документированной информации.

    «Информация - сведения (сообщения, данные) независимо  от формы их представления.

    Документированная  информация (документ) - зафиксированная  на материальном носителе путем  документирования информация с  реквизитами, позволяющими определить  такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях её материальный носитель⁶.

    С понятием  «информация» тесно связано понятие  «информационная система». «Информационные  технологии — процессы, методы  поиска, сбора, хранения, обработки,  предоставления, распространения информации  и способы осуществления таких процессов и методов⁷.

 

    Информация является  основой управления. С ее помощью  реализуются связи между управляющей  и управляемой подсистемами, между  отдельными звеньями организаций.

    Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым  обеспечивает ее сохранение и  накопление, возможность передачи  другому лицу, многократное использование,  возвращение к информации во  времени.

    Сама информация  не выступает достаточным признаком  документа. Материальная составляющая - одно из двух необходимых  и обязательных слагаемых документа,  без которого он существовать  не может. Материальная составляющая  документа - это его вещественная (физическая) сущность, форма документа,  обеспечивающая его способность  хранить и передавать информацию  в пространстве и времени.

    Материальную  составляющую документа определяет  носитель информации (материальный  носитель) - материальный объект, специально  созданный человеком и предназначенный  для записи, хранения и передачи  информации. Существование документа  вне материального носителя невозможно.

    Следовательно,  материальный объект становится  документом только в случае  единства вещественного носителя  и заключенной в нем информации.

    Информация обладает  некоторыми общими для всех ее видов свойствами⁸.

    Основным свойством  информации следует считать ее  неразрывную связь с определенной  самоорганизующейся системой. Другими  важными свойствами информации  являются структурированность, смысл  и ценность. Ценность информации  выражается в таких понятиях, как содержательность, своевременность,  полнота, достоверность, оперативность.

    Термин «делопроизводство»  характеризует совокупность работ  по документированию управленческой  деятельности учреждений и по  организации в них документов. Понятием «документ» определяется  информация, записанная любым способом  на любом материале, изданная  или полученная любым физическим  или юридическим лицом, в любой  организации для использования  в своей деятельности. Таким образом,  понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически  взаимосвязаны.

    Решение проблем  управления документацией в современный  период прошло в развитых странах  два основных этапа. Первый  этап - 1970-1980 гг. В это время многие  авторы считали, что традиционные  методы работы с документами  устарели, что бумажные документы  будут вытеснены документами  на электронных носителях. Однако  в середине 80-х годов выясняется, что, несмотря на обилие компьютеров,  «бумажный» поток увеличивается,  и делается вывод, что сосуществование  традиционного делопроизводства  с обработкой информации на  ЭВМ будет весьма продолжительным.  В США, например, рекомендуется  сохранять на неопределенный  срок письменный бумажный документ  наряду с машинным носителем.

    Итак, сегодня  совершенствование управления производственно-хозяйственными  системами, повышение уровня организации  и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

    Документирование  управленческой деятельности охватывает  все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях  и оформлению по установленным  правилам информации, необходимой  для осуществления управленческих  действий.