Регламентация делопроизводственных функций в подразделениях организации

7. Архив организации – осуществляет  прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются  те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается  в составе учреждений, имеющих  в своей структуре постоянно  действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

- подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

- анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;

- подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

- организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет  всю работу с документами в  небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной  структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива.

 

2. Регламентация в ООО СХП «Залесье»

 

2.1. Анализ структуры и функций службы делопроизводства в ООО СХП «Залесье»

 

Структура и функции  делопроизводственной службы изучаются  на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами. Следует отметить, что на предприятии отсутствуют документы, регламентирующие деятельность службы делопроизводства. На предприятии нет положения о службе делопроизводства, должностной инструкции секретаря и другого персонала, схемы документооборота организации, номенклатуры дел и других подобных документов.

Структура службы делопроизводства представлена секретарем.

На предприятии существует смешанная форма организации  работы с документами. В различных отделах регистрируются внутренние документы – по месту их создания. Делопроизводственные операции на предприятии не автоматизированы.

Проанализируем, как осуществляются функции службы делопроизводства.

Начнем с контрольной  функции.

Доставка документов в организацию происходит почтой, курьерами и с помощью факсимильной связи и компьютерной сети. Прием и первичную обработку входящей документации с почтой и факсимильной связью осуществляет секретарь. При этом он должен руководствоваться ГОСТом Р 51141-98, не все положения которого соблюдаются. Входящие документы распределяются секретарем между руководством и структурными подразделениями (отделами).

Рассмотрение документа  руководителем заканчивается нанесением резолюции. Далее документы, не требующие  ответа, доводятся до специалистов, но без расписки. На документах, требующих ответа, руководитель ставит отметку «кому выполнить». Переданный документ находится у исполнителя до исполнения поручения.

Регистрация входящих и  исходящих документов осуществляется секретарем. Документы регистрируются в журнале регистрации входящей и исходящей корреспонденции. На предприятии отсутствует перечень документов, подлежащих обязательной регистрации. Но не все документы предприятия регистрируются секретарем. Документы специальных (функциональных) систем документации (бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. Дата поступления в приемной на этих документах не ставится. На этом этапе должна проводиться проверка правильности составления документов в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов)⁵, но секретарь ее не проводит. Передача руководству на подписание или утверждение осуществляется автором или секретарем.

Ведение информационно-справочной работы по документам организации осуществляется секретарем. Машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере) осуществляется секретарем. Копирование, тиражирование и оперативное размножение документов также осуществляется секретарем, а также самими сотрудниками предприятия.

Разработкой и проектированием  бланков документов по поручениям руководства  занимается секретарь, а также сами сотрудники предприятия.

Подготовка к докладу  руководству поступающих документов осуществляется секретарем и другими сотрудниками. За организацию своевременного рассмотрения документов руководством организации никто на предприятии не отвечает. Регулированием хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок никто не занимается, поскольку руководство не устанавливает точные сроки исполнения документов и поручений.

Организацией хранения документов в структурных подразделениях занимаются руководители структурных подразделений. Они устанавливают ответственных лиц, которые занимаются формированием дел и подготовкой документов для архива. У бухгалтерии свой архив, у технической службы – свой, у отдела кадров также свой архив.

Организацией работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива, частично занимается отдел кадров в части хранения личных дел. Архива как службы на предприятии не существует.

Организацией делопроизводства по обращениям граждан занимается секретарь. Разработкой (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами никто не занимается.

 

 

2.2 Анализ соответствия оформления и составления прилагаемых документов установленным требованиям

 

Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа. (приложение 1)

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет  определенный набор реквизитов, которые  располагаются и оформляются  на документе в соответствии с  требованиями установленными Госстандартом  России⁶.

Некоторые реквизиты  не изменяются при оформлении различных  документов одного предприятия, как  например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято  называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно  разделить на три основные части:

1) заголовочную часть  (в нее входят реквизиты, расположенные  до текста);

2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

3) оформляющую часть  (реквизиты, расположенные ниже  теста и приложения).

В документе реквизиты  отделяются друг от друга 2–3 междустрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый  процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.

Рассмотрим более подробное  оформление некоторых реквизитов.

Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ»  на документах, создаваемых в негосударственных  структурах, не проставляются.

«Эмблему организации  или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций  в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается  использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

«Код организации» проставляют  по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

«Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН)» и  «Идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП)»  проставляют в соответствии с  документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа.

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Опираясь на вышеизложенное, видно, что на документах в ООО СХП «Залесье» (Приложение 3 - 7) значительных нарушений по оформлению нет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В данной работе была рассмотрена регламентация делопроизводственных функций службы делопроизводства (ДОУ) на примере ООО СХП «Залесье».

Управленческие решения  принимаются на основе информации, которая содержится в документах. Поэтому документационное обеспечение управления учреждений является важнейшей обслуживающей функцией управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполняться самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления.

Эффективность труда  сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современной офисной техникой, от учета при создании службы делопроизводства организационного, юридического и технического аспектов.

Хорошо организованная управленческая деятельность строится таким образом, что каждый отдел (сотрудник) выполняет свои определенные функции. Если каждый отдел (сотрудник) будет четко выполнять свои обязанности и функции, тогда не будет возникать дублирования по выполнению каких-либо управленческих действий и вся деятельность будет четко регламентирована.

Независимо от названия отдела, который  занимается делопроизводством (служба делопроизводства, канцелярия, секретариат и т. д.), основной его целью является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению.

Проанализировав структуру  и функции службы делопроизводства ООО СХП «Залесье» можно сделать следующие выводы.

Служба делопроизводства представлена секретарем.

Не все типовые функции  делопроизводства на предприятии исполняются. Соответственно организационной проблемой  является регламентация задач и  функций секретаря. На предприятии не соблюдаются ГОСТы, ГСДОУ по оформлению документов и ведению делопроизводства.

Для усовершенствования работы службы делопроизводства необходимо организовать работу секретаря в соответствии с правилами работы служб ДОУ. Для этого должна быть разработана должностная инструкция.

При увеличении объема документооборота свыше 10000 документов за год, необходимо увеличить численный состав службы делопроизводства. Этот процесс должен сопровождаться созданием положения о службе делопроизводства, разработкой новых должностных инструкций для сотрудников службы ДОУ, а также созданием инструкции по делопроизводству. Все это позволит повысить эффективность управления

Помимо этого, необходимо автоматизировать либо отдельные делопроизводственные операции, либо весь процесс документооборота. Это позволит добиться повышения производительности и качества труда сотрудников предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М.: ООО  «Управление персоналом», 2005