Регламентация делопроизводственных функций в подразделениях организации

Содержание

Введение………………………………………………………………….…….3

1. Регламентация делопроизводственных  функций в 

    подразделениях организации……………………………………………….4

1.1.Нормативная регламентация в делопроизводстве……………………….4

1.2.Структура служб ДОУ. Основные функции служб ДОУ…………….….6

2. Регламентация в  ООО СХП «Залесье»……………………………………..9

2.1. Анализ структуры  и функций службы делопроизводства  в

     ООО СХП «Залесье»………………………………………….……………9

2.2 Анализ соответствия  оформления и составления прилагаемых 

      документов установленным требованиям ……………….………………11

Заключение……………………………………………………………………..13

Список используемой литературы…………………………...……………….15

Приложения…………………………………………………...………………..16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В настоящее время  регламентации делопроизводственных процессов уделяется особенное внимание: разрабатывается законодательная база, нормативные документы, создатели которых стремятся как можно более отчётливо отразить принципы работы с документами, избрав своей целью выработать свод единых правил документирования деятельности того или иного учреждения.

Документационное обеспечение управления – важнейшая функция в деятельности любой организации, учреждения, предприятия. Документационное обеспечение управления, по ГОСТ Р 51141- 98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”¹, представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами.

Документационное обеспечение  управления основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование документационного обеспечения управления охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Федеральным законом “Об информации, информатизации и защите информации” от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ².

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Регламентация делопроизводственных функций в подразделениях организации

 

1.1. Нормативная  регламентация в делопроизводстве

 

Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляется в ряде внутренних документов: положении, инструкциях и правилах.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации –  правовой акт, определяющий порядок  образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности³.

Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

Положение о службе ДОУ  – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности  и организацию работы данного  подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных  лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением  установленного порядка и соответствующее  действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном  подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Положение о службе ДОУ  разрабатывает и подписывает и руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция – это основной организационный  документ, регламентирующий разграничения  обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный справочник  должностей руководителей, специалистов  и других служащих, который содержит  регламентированный перечень требований  к квалификации специалистов различных категорий.

2. Унифицированная система  ОРД (УСОРД), Государственная система  ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные  документы, в которых закреплены  формуляр и структура текста  должностной инструкции.

3. Типовые долностные  инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

4. Положение о структурном  подразделении организации. Положение  и должностные инструкции –  это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Поскольку должностные  инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)", подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами⁴. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

- Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти;

- ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения;

- Основные правила работы архивов организаций.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в  их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии  архива, юридической службы. Подписанная  руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем  организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных  форм документов, необходимых и достаточных  для реализации документационного  обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Использование Табеля в  работе делопроизводственных служб  позволяет установить единую классификацию  документов организации в соответствии с управленческими функциями  и задачами. Это, в свою очередь, позволяет  исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего  использования систематизацию форм документов.

После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который  является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

Альбом согласовывается  и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается  в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

 

 1.2. Структура служб ДОУ. Основные функции служб ДОУ

 

На сегодняшний день различают четыре основных организационных  структуры службы ДОУ:

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел. 

4. Секретарь. 

Управление делами создаётся в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

- приемная;

- секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

- секретариат коллегии;

- протокольное бюро;

В функции секретариата входит:

- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

- подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

- организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) – это центр совершенствования ДОУ, методический центр.

К его функциям относятся:

- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

- разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);

- разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая,  в свою очередь, подразделяется на:

- экспедицию;

- бюро переписки;

- бюро учета и регистрации документов;

- компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем

5. Центральный архив

6. Инспекция

Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

2. Подразделение по  учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация  входящих, исходящих и внутренних  документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет  контроль за сроками исполнения  устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем (обращений  граждан) занимается приемом и  учетом предложений, заявлений  и жалоб граждан. Ее функции  следующие: 

- подготовка обращений к рассмотрению руководством;

- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

- извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

- организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

6. Копировально-множительное  бюро, как правило, имеет место  в тех организациях, деятельность  которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.