Регистраци документов современных организаций

4) исполнители - как правило, это поле состоит из двух частей - названия (и/или индекса) структурного подразделения и фамилии и инициалов исполнителя. Этот список, как и список «автор резолюции», может быть связан с базой данных по кадрам организации и автоматически корректироваться при кадровых изменениях;

5) номер дела - связан с номенклатурой дел организации;

6) связанные документы - в этом поле устанавливается связь регистрируемого документа с другими (например, документ-ответ связывается с инициативным документом).

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Если в организации используется система комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций - из адресной книги. В случае автоматизации только функций регистрации и контроля исполнения, а также в случае использования системы на одной локальной машине соответствующие списки создаются перед началом работы системы и впоследствии регулярно пополняются и корректируются. Так же вводится в компьютер номенклатура дел организации.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Примерная форма регистрационной карточки для входящих документов представлена на рис. 1.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.

Регистрация входящих документов. При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля:

- Дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.

- Поле «Регистрационный № документа» содержит валовой порядковый номер регистрируемого документа. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.

- Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).

- В поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ.

- Дата документа (вводится дата, указанная на документе).

- Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).

- Количество листов (страниц) документа.

- При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.

- Вид полученного документа.

- В поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание.

Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с - указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Если срок исполнения до момента руководителем не указан, он устанавливается на основе типовых сроков исполнения для аналогичных документов.

Карточка может иметь раздел (вложенную форму) «Сведения о движении документа», в котором отражается передача документа руководителю для написания резолюции и дальнейшее движение документа от исполнителя к исполнителю.

Поле «Состояние документа» отражает стадию работы с ним.

Чтобы предотвратить утерю документа, учитывая пока еще слабую исполнительскую дисциплину, для фиксации факта передачи документа исполнителю выводится на печать форма движения документов: вид документа, его дата, номер документа, дата передачи документа (текущая дата), исполнитель, место для росписи исполнителя в получении документа.

При регистрации нескольких документов может распечатываться сводная форма, в которой расписываются исполнители при получении документа. Например:

Вид документа	Дата и номер документа	Исполнитель	Личная подпись	Дата передачи
Приказ	15.06.07 № 127	Сидоров В.П.		16.06.07
Письмо	12.06.07 № 01-04/856	Сидоров В.П.		16.06.07

                                   Рис.2 Сведения о движении документа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Все документы передаются исполнителю под расписку в указанной выше форме. Расписки хранятся до исполнения документа и помещения его в дело.

При передаче документа от одного исполнителя к другому также заполняется указанная выше форма движения документов. Одновременно сведения о передаче документа другому исполнителю и ходе исполнения должны вносится в поле «Ход исполнения документа».

Результат исполнения документа фиксируется внесением сведений в регистрационную карточку документа в поле «Ход исполнения».

Как правило, исполнение документа связано с созданием нового документа: ответного письма, договора, служебной записки, справки и т.п. В этом случае кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками этих документов.

Исполненный документ подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел. В поле «Дело №» при внесении записей об исполнении документа выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ. Поле состоит из индекса структурного подразделения и номера дела в структурном подразделении.

Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходящего документа указываются:

1) название подразделения, подготовившего документ;

2) исходящий номер (переносится на отправляемый документ;

3) дата документа (подписания, утверждения, отправки);

4) адресат: название организации, которой посылается документ;

5) исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка).

Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная дата» (она не может быть ранее текущей даты).

Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано Выше, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.

В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).

Остальные поля полностью соответствуют заполоняемым при регистрации входящей корреспонденции.

При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:

- порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;

- вид документа. Каждый вид документа - приказы, распоряжения, служебные записки нумеруется самостоятельно. Порядковый номер переносится на документ с регистрационной карточки. К номеру приказа по личному составу добавляются буквы «лс» - личный состав, к номеру распоряжения - буквы «рп» - распоряжение;

- дата документа;

- количество листов документа;

- количество листов приложений;

- краткое содержание документа;

- подразделение, ответственное за исполнение документа;

- исполнитель (фамилия, инициалы);

- срок исполнения («Контрольная дата»);

- отметка об исполнении;

- ход исполнения;

- связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;

- в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

 

 

 

 

Заключение

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

В данной курсовой работе полностью раскрыт порядок регистрации документов, а также раскрыты задачи регистрации документов, дается полное описание хода регистрации документов и форм регистрации документов.

Каждое учреждение имеет право, учитывая свою специфику и инструкцию по делопроизводству, дополнять сведения о регистрируемом входящем или исходящем документе.

Регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

В МУП "УчалыАрхиГео" организация делопроизводства, в том числе и регистрации документов, четко оговорена в Инструкции по делопроизводству, что позволяет достаточно точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм делопроизводства.

Как и любая сфера управленческого труда, регистрация документации со временем меняется, создаются новые правила и принципы. Каждый специалист службы ДОУ должен хорошо знать основные правила и принципы и следить за их изменениями, происходящими в данной сфере труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список источников литературы.

1. Инструкция по делопроизводству в региональных центрах по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, в органах, специально уполномоченных решать задачи гражданской обороны, задачи по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в составе или при органах исполнительной власти субъектов Российской Федерации и органах местного самоуправления, соединениях, воинских частях войск гражданской обороны, органах управления и подразделениях Государственной противопожарной службы и организациях МЧС России. - 2002.

2. Делопроизводство (Организация  и технологии ДОУ): Учебник для  вузов/Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова и др.; под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.

3. Делопроизводство (Документационное  обеспечение управления на основе  ГОСТ Р 6.30-2003): учеб. пособие / М.И. Басаков -5-е изд. перераб. и доп. - М.: Дашков и К, 2006.

4. Делопроизводство в  системе государственного управления: Учеб-практ. пособие /Е.В. Охотский, А.Ю. Иванова, Н.Н. Шувалова и др., Рос. акад. гос. службы.- М.: РАГС, 2001.

5. Документирование управленческой  деятельности: Учебное пособие./А.А. Раздорожный, - М.: ИНФРА-М, 2007. - (Высшее образование)

6. Журнал «Делопроизводство»  от 2007 года № 11, 30-34 с.

7. www.SEKRETARSKOE-DELO.ru