Регистраци документов современных организаций

 

 

 

Министерство образования и науки РФ

ФГБОУ ВПО «Магнитогорский государственный университет»

Факультет педагогического образования и сервисных технологий

Кафедра документоведения и математических дисциплин

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ СОВРЕМЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ.

 

 

 

 

 

 

 

 

Дата сдачи:_______________________

Дата защиты:_____________________

Оценка:__________________________

                                                          

                                                                Магнитогорск 2014

 

Оглавление

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………3

ГЛАВА I. Регистрация документов

1.1 Значение и задачи  регистрации документов……………………………5

1.2 Прием и регистрация  документов в МУП «УчалыАрхиГео»………….7

ГЛАВА II. ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

2.1 Журнальная система  регистрации документов………………………...12

2.2 Карточная система регистрации  документов…………………………..15

2.3 Автоматизированные системы  регистрации……………………………18

Заключение……………………………………………………………………28

Список источников и литературы…………………………………………...30

Приложение

 

 

 

 

 

 

Введение

Цель данной курсовой работы – изучить и проанализировать организацию регистрации документов (понятие, назначение, принцип регистрации документов; индексирование документов; формы регистрации документов; организация информационно-справочной системы; контроль над исполнением документов).

Правильная постановка делопроизводства в учреждениях является одним из важнейших условий надлежащей организации работы, соблюдения норм, своевременного рассмотрения дел, исполнения решений, постановлений, четкого и культурного обслуживания обращающихся к ним граждан, а также представителей предприятий, учреждений и организаций.

Организация регистрации документов сейчас очень актуальная тема. Ведь от правильной регистрации зависят быстрый поиск любого документа, своевременный контроль исполнения документов и работа со всеми документами организации.

Учитывая актуальность темы в данной работе ставиться цель: раскрыть порядок регистрации документов. Для реализации указанной цели необходимо решить следующие задачи: раскрыть задачи регистрации документов, дать полное описание хода регистрации документов и изучить формы регистрации документов.

Курсовая работа состоит из двух разделов (регистрация документов и формы регистрации документов) и пяти подразделов (значение и задачи регистрации документов, прием и регистрация документов в МУП «УчалыАрхиГео", журнальная система регистрации документов, картотечная система регистрации документов и автоматизированные системы регистрации), которые позволяют раскрыть цели и задачи данной работы.

I. Регистрация документов

1.1. Значение и задачи регистрации документов

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это возможно сделать, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через учреждение, как получаемые, так и создаваемые в нем, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения». Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация - один из начальных этапов работы с полученными документами, следующий сразу за их первичной обработкой, и предпоследний для отправляемых - после регистрации исходящие документы вкладываются в конверты или отправляются по другим каналам связи.

Так как количество документов, поступающих и создаваемых в процессе управленческой деятельности, всегда велико, регистрация является одним из наиболее трудоемких процессов делопроизводства. Но именно хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет весь дальнейший процесс работы с документами. И поэтому рационализация делопроизводства чаще всего начинается с пересмотра системы регистрации документов.

Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п.

Сам процесс регистрации - это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПК), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами: контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.

В соответствии с ГСДОУ регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Прием и регистрация документов в МУП «УчалыАрхиГео»

Для входящих, исходящих и внутренних документов ведутся раздельные (журнальные) регистрационные формы с самостоятельными регистрационными номерами.

Входящая корреспонденция. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится в структурном подразделении, созданного для ведения делопроизводства - канцелярии.

В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений.

Все конверты вскрываются, за исключением писем имеющих пометку «лично». При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме, один из них направляется отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также при поступлении доплатных писем.

Принимаемые телефонограммы записываются секретарем в книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы секретарь докладывает директору. Об ознакомлении с телефонограммами директор расписывается в указанной книге.

Регистрация поступившей корреспонденции производится в день поступления.

Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции утверждается начальником МУП «УчалыАрхиГео». (Приложение 1).

На не зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер и дата поступления документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления. Регистрационный номер проставляется в нарастающем порядке в течение года.

Не регистрируемые документы сразу же передаются в соответствующие службы, структурные подразделения или конкретным лицам.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Учет документов производится в специальных журналах.

После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение директору МУП «УчалыАрхиГео», а затем в соответствии с резолюцией - исполнителям. При этом в учетных журналах делается соответствующая отметка о передаче документов.

Документы передаются на исполнение в структурные подразделения только через ответственного за ведение делопроизводства - заведующую канцелярией.

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляют работники канцелярии.

Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), направляются на регистрацию в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства.

Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются заведующей канцелярией в соответствующих карточках учета контроля.

Исполненные документы передаются исполнителями в канцелярию для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Инструкцией по делопроизводству.

Из входящего документа в процессе регистрации в журнал выписываются следующие сведения:

- дата получения;

- регистрационный номер документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-отправителем;

- автор (корреспондент) документа;

- заголовок (о чем документ);

- резолюция;

- срок исполнения;

- исполнитель;

- ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);

- номер дела (куда документ помещен после исполнения).

Регистрационную форму на документ заполняют сначала не полностью. До передачи документа директору на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа директором регистрационная форма дозаполняется - в нее вносятся эти сведения.

Исходящие документы. Регистрацию и отправку исходящих документов осуществляют работники канцелярии.

Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в «Инструкции по делопроизводству».

При приеме служебных документов для регистрации и отправки проверяется правильность оформления и адресования документа, наличие всех экземпляров и приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа.

Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адресат.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.

Регистрация документов производится в журналах учета установленной формы в день их приема от исполнителей.

Исходящий номер в письмах состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, № 23-3-05, где 23 - порядковый номер, 3-05 - индекс дела по номенклатуре дел Инструкция по делопроизводству.

Внутренние документы. Передача документов между структурными подразделениями производится через секретаря (ответственного за регистрацию внутренних документов) МУП «УчалыАрхиГео». Документы передаются в структурные подразделения под роспись уже зарегистрированные и подписанные начальником.

При регистрации внутренних документов, например: заявлений (от сотрудников), на отпуск, материальную помощь, санаторно-курортное лечение, объяснительные, и т.д. регистрируются в отдельном журнале, не занесенного в номенклатуру, для быстрого поиска и недопущения его потери.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

II. Формы регистрации документов

Формы регистрации документов могу быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПК).