Работа с документами по личному составу

- характеристики и  аттестационные листы;

- списки научных трудов  и изобретений;

- заявления работника  о переводе, увольнении, иные документы,  послужившие основанием для перевода, увольнения работника;

- копии (выписки) приказов (распоряжений, решений, постановлений) о переводе, увольнении, награждении, изменении фамилии, присвоении классов, квалификационных категорий, разрядов, званий ит.п.;

- иные документы, предусмотренные  законодательством Республики Беларусь.

По решению кадровой службы (специалиста по кадрам) в состав личных дел включаются трудовые договоры (контракты) с работниками.

В сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

В личное дело не включаются:

- копии документов  о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий (за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания);

- справки о месте  жительства, составе семьи, размере  заработной платы;

- другие документы,  имеющие срок хранения до 10 лет включительно.

Согласно п. 10 Инструкции после оформления личного дела на его документы составляется внутренняя опись, которая содержит сведения о названиях документов, включенных в дело, их индексах и датах.

Необходимость составления внутренней описи к личным делам определяется требованиями нормативных правовых актов по делопроизводству. В частности, в п. 8.2 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству), а также п. 5.1.20 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г. № 5 с изменением и дополнением от 5 декабря 2007 года (далее — Основные правила работы архивов организаций)¹², содержится норма прямого действия, предусматривающая составление внутренней описи к документам личного дела.

Листы внутренней описи  нумеруются отдельно от листов личного дела. Во внутренней описи отражается включение в личное дело новых документов. Изъятие документов из личного дела, замена подлинников копиями отражаются во внутренней описи в графе «Примечание».

Документы личного дела помещаются в отдельную обложку. На обложке личного дела указываются заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже) и регистрационный индекс дела согласно журналу (книге) учета личных дел (Приложение 2).

Если фамилия работника  после оформления личного дела изменялась, то старая фамилия заключается в скобки, а новая записывается над ней.

Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке.

Личные дела работников подлежат строгому учету. Для учета и обеспечения сохранности личных дел ведется журнал (книга).

При увольнении или переводе работника, ответственного за учет и  сохранность личных дел, имеющиеся личные дела передаются другому работнику по акту приема-передачи дел.

____________________________________________

¹² Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Респ. Беларусь: решение коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Респ. Беларусь от 30 апр. 1997 № 5: с изм. и доп.: текст по состоянию на 5 дек. 2007 г. – Минск, 2004. – 13 с.

Руководитель организации  приказом не реже одного раза в пять лет назначает комиссию по проверке наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

При выявлении недостатков  в оформлении, ведении и хранении личных дел комиссия составляет акт, представляемый на учреждение руководителю организации.

Личные дела уволенных  работников подлежат передаче в архив организации по описи. Личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий. Допускается составлять отдельную опись личных дел уволенных работников.

Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4. Личная карточка формы (Т-2)

Личная карточка форма (Т-2) является основным документом по учету персонала предприятия. Заполняется на всех работников предприятия, принятых на постоянную или временную работу. Она включает в себя следующие разделы¹³:

Раздел 1 личной карточки содержит общие сведения о работнике: фамилию, имя, отчество (полностью), дату рождения, гражданство, знание родного и иностранного языка, образование с указанием наименования образовательного учреждения, дата его окончания, формы обучения; трудовую деятельность (включая все виды учебы, военную службу); стаж работы (общий, непрерывный, специальный); семейное положение; паспортные данные; домашний адрес. Проставляется дата заполнения, личная подпись работника, подпись должностного лица, ответственного за работу с кадрами и печать.

Раздел  2 личной карточки заполняется для военнообязанных лиц на основании военного билета работника.

Раздел 3 отражает трудовую  деятельность работника: прием на работу, назначения, перемещения. Заполняется на основании приказов по личному составу.

В разделе 4 указывают сведения о повышении квалификации работника.

В разделе 5 отражают профессиональную подготовку работника.

В разделе 6 сведения о прохождении аттестации.

В разделе 7 поощрения, награды.

Раздел 8 отражает навыки работы вне специальности.

В разделе 9 дополнительные сведения о работнике.

Раздел  10 содержит информацию об уходе работника в основной и дополнительный отпуск.

На лицевой стороне  личной карточки наклеивается фотография работника. После увольнения работника на карточке проставляется дата и причина увольнения, номер и дата приказа, на основании которого производилось увольнение.

Карточки в одном  экземпляре заполняются от руки или  печатным способом лицом, ответственным за работу с кадрами, хранятся в сейфе в картотеке, составленной по алфавиту фамилий. Перед сдачей на архивное хранение карточки уволенных работников формируют в самостоятельно дело, нумеруют, составляют на карточки внутреннюю опись, хранят 75 лет.

Что касается необходимости  ведения карточки Т-2, то она определяется рядом нормативных правовых актов. В частности, п. 16 Инструкции о порядке

____________________________________________

¹³ Рыбаков А.Е. Изменения в правилах ведения первичных документов о труде (личной карточки формы Т-2)/ А.Е. Рыбаков//Отдел кадров. – 2008. - № 3. – С. 86.

 

ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30 (в редакции постановления Министерства труда от 11 мая 2000 г. № 72), установлено, что наниматель обязан знакомить владельца трудовой книжки с каждой вносимой в нее записью под расписку в личной карточке формы Т-2. Таким образом, карточку вести необходимо, сомнению может быть подвергнута лишь правомерность использования индекса «Т-2».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.5. Трудовые книжки

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника (общий, непрерывный и специальный стаж его работы).

Порядок ведения трудовых книжек работников регулируется постановлением Совета министров Республики Беларусь от 10 декабря 1997 г. № 1635 «О трудовых книжках работников», с изменениями и дополнениями по состоянию на 11 июля 2001 г. № 1023, а также Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 9 марта 1998 г. № 30, с изменениями и дополнениями от 29 июня 2006 г. № 76¹⁴.

Трудовые  книжки ведутся на всех работников, проработавших на предприятии свыше пяти дней, в их присутствии, на основании представленных документов (паспорта, документа об образовании, профессии).

Трудовые книжки также ведутся на домашних работников, работающих у физических лиц по трудовому договору, который не позднее семи дней после его подписания сторонами должен быть зарегистрирован в местном исполнительном и распорядительном органе. На данных работников местным исполнительным и распорядительным органом оформляются трудовые книжки и вносятся записи на основании зарегистрированного трудового договора.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается, так как она  включена в перечень документов, предъявляемых при поступлении на работу. Исключение составляют работники, впервые поступающие на работу, и совместители.

Согласно п.9 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников заполнение трудовой книжки и вкладыша к ней производится на одном из государственных языков в Республике Беларусь.

В трудовую книжку вносятся сведения:

о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, увольнении;

о награждениях и поощрениях за успехи в работе;

о подготовке, повышении квалификации и переподготовке;

о назначении пенсии.

_____________________________________________________

¹⁴ Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников: постановление Совета Министров Респ. Беларусь от 9 марта1998 г. № 30: с изм. и доп.: текст по состоянию на 29 июня 2006 № 76// Нац. Реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2006.  – 8/14699.

Сведения о  работнике. При первичном оформлении трудовой книжки либо при выдаче дубликата трудовой книжки на первой странице (титульном листе) указываются сведения о работнике.

На основании паспорта или свидетельства о рождении в трудовую книжку вносятся фамилия, имя, отчество (полностью без сокращения и замены имени и отчества инициалами. Вносить указанные сведения со слов работника недопустимо).

Сведения об образовании (общее базовое, общее среднее, профессионально-техническое, среднее специальное, высшее), профессии, специальности записываются также только на основании соответствующих документов (аттестата, свидетельства, диплома и т.п.).

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность занесенных сведений.

Первая страница (титульный лист), содержащая перечисленные  сведения о работнике, заверяется подписью нанимателя или уполномоченного  должностного лица и печатью нанимателя, а в случае ее отсутствия у индивидуального предпринимателя – печатью местного исполнительного и распорядительного органа, осуществившего регистрацию предпринимателя.

Сведения о  работе. В графу 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка записывается полное наименование нанимателя. В трудовой книжке работника, работающего у индивидуального предпринимателя, в виде заголовка указываются фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, наименование органа, зарегистрировавшего предпринимателя, дата выдачи и номер свидетельства о регистрации.

Под этим заголовком в  графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, а в графе 2 указывается дата приема на работу.

В графе 3 делается запись: "Принят (или назначен) в такое-то подразделение, цех, отдел, участок, производство" с указанием их конкретного наименования, а также профессии, должности, работы, квалификационного разряда, класса, категории, сведений об аттестации рабочих мест по условиям труда^.

В трудовых книжках женщин, имеющих право на пенсию за работу с особыми условиями труда и выслугу лет, производится запись о периоде нахождения их в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Если трудовой договор  заключен на условиях неполного рабочего времени сведения о работе вносятся в трудовую книжку работника без указания данного условия.

Перевод работника на другую постоянную работу у того же нанимателя оформляется в том  же порядке, как и прием на работу, только вместо слова "принят" записывается "переведен". При этом не указывается причина перевода. Необходимо учесть, что внесение записей о переводе работника на другую постоянную работу без указания конкретных подразделений или по произвольно данным наименованиям профессий, должностей, специальностей, работ не допускается.

В случае расторжения  трудового договора по желанию работника  при наличии уважительной причины, с которой законодательство связывает  предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этой причины.

При увольнении работника  в связи с его переводом  к другому нанимателю в его трудовой книжке как в записи об увольнении, так и в записи о приеме на работу в графе 3 указывается это обстоятельство.

Сведения о  назначении пенсии. При назначении пенсии по возрасту, пенсии за выслугу лет, а также пенсии по инвалидности и по случаю потери кормильца, которые назначаются пожизненно, в трудовой книжке образца 1995 года органами по труду и социальной защите в разделе "Сведения о назначении пенсии" ставится штамп "Пенсия назначена". В трудовой книжке ранее установленных образцов, не содержащих такого раздела, указанный штамп ставится на первой странице.