Работа с документами по личному составу

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ ………………………………………………………………....... 3 

ГЛАВА I. Работа с документами по личному составу ………….……... 5

1.1. Общие сведения  о документации по личному составу ……………... 5

1.2. Документирование процесса движения кадров……………………... 6

1.3 Изменения в правилах ведения первичных документов о труде…… 9

ГЛАВА II. Общая характеристика документации по личному

составу ……………………………………………………………………...12

2.1. Трудовой договор и контракт…………………………………… …..12

2.2.  Приказы по личному составу ………………………………………. 18

2.3. Личное дело ………………………………………………………….. 20

2.4. Личная карточка формы (Т-2) ………………………………………. 24

2.5. Трудовые книжки…………………………………………………….. 26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…..………………………………………………………... 32

Список использованных источников……………………………………. 33

Приложение 1. Унифицированная форма приказа по личному составу ... 35

Приложение 2. Форма обложки личного дела …………………………….36

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Трудовые правоотношения предприятия с работником регламентируются Трудовым кодексом Республики Беларусь. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу).

Всегда оформление документов по личному составу было обязательным элементом жизнедеятельности любой  организации. К документам по личному  составу относят: приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, уведомления и приказы (распоряжения) о переводе на контрактную форму найма, продление и перезаключении контрактов, личные карточки формы Т-2, лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы, трудовые книжки, личные дела и др. Но не всегда эти документы оформляются правильно, что может привести к самым серьезным последствиям.

Как правило, в небольших  организация, где отсутствуют юридические  отделы или специалисты, имеющие  соответствующее образование, обязанности оформления документов по личному составу ложится на секретаря. Поэтому ему необходимо знать основные требования, которые действующее законодательство предъявляет к порядку оформления и выдачи этих документов. Ведение кадровой документации в любой организации обязательно.

Цель курсовой работы – выявить изменения в составе документации по личному составу.

Для достижения названной  цели ставятся следующие задачи:

1. Охарактеризовать нормативно-правовую базу.
2. Установить изменения в правилах ведения первичных документов о труде.
3. Установить правила оформления документации по личному составу в Республике Беларусь.

На основании поставленных цели и задач строится и структура  работы. Работа состоит из двух глав, введения и заключения, списка используемых источников, приложения.

При написании данной работы использовались следующие учебные пособия и источники.

Из учебного пособия Пешковой Г.Д. «Секретарское дело» использовался  материал о понятии «документы по личному составу». Так же  в  этой книге изложен материал о движении кадров на предприятии.

В учебном пособии Рыбакова А.Е. «Основы делопроизводства» изложен подробный материал о структуре и правилах оформления приказа по личному составу.

Из Трудового кодекса  Республики Беларусь использовался  материал о правилах заключения и  оформления трудового договора и  контракта.

Из журнала «Отдел кадров» использовалась  статья  Рыбакова А.Е. «Изменения в правилах ведения первичных документов о труде». В данной статье изложены изменения в правилах составления, ведения и хранения личной карточки формы (Т-2).

Так же в данной работе использовались постановления Совета Министров, постановление Министерства труда Республики Беларусь, Законы Республики Беларусь.

Необходимо отметить, что вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА I. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ

ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

 

1.1. Общие сведения о документации по личному составу

Всю работу с кадровой документацией в организации, как  правило, ведет специально назначенное  лицо, т.е. инспектор отдела кадров, или инспектор по персоналу. В  небольшом учреждении эту работу выполняет секретарь. Подразделение, в котором ведется работа с этими документами, называется отделом кадров. Ведение кадровой документации в любой организации обязательно.

В процессе работы кадровой службы создается  большое количество документов, которые получили название «Документация по личному составу» или «Документы по личному составу».

Одним из наиболее часто встречающихся  в делопроизводственной практике является понятие документы по личному составу.

В соответствии с ст. 2 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве Республики Беларусь» документы по личному составу –– документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан¹.

К таким документам относятся:

- трудовые договоры (контракты), заключенные  предприятием с работниками;

- приказы по личному составу  (о приеме, увольнении, переводе сотрудника и др.);

- трудовые книжки;

- личные карточки формы  Т-2;

- личные дела;

- лицевые счета по  заработной плате и др.

При работе с документами  по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные граждан (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) относятся к категории конфиденциальной информации.

________________________________________

¹Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь: Закон Респ. Беларусь, 25 нояб. 2011 г. № 323-З. – Минск, 2011. – С. 5

 

1.2. Документирование  процесса движения кадров

Для правильного ведения кадровой документации необходимо помимо нормативно-методических документов по делопроизводству знать и руководствоваться нормативными и правовыми актами о труде. Прежде всего, это Трудовой Кодекс Республики Беларусь, а также специальные инструкции по ведению трудовых книжек и личных дел работников.

Наиболее многочисленной является документация, сопровождающая процессы движения кадров на предприятии. Под движением кадров условно понимается:

- прием, перевод и  увольнение работников (к);

- предоставление отпусков (о);

- командирование (км).

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

- заявление о приеме;

- трудовой договор  (контракт) с работником;

- приказ о приеме;

- запись в трудовой  книжке;

- личная карточка формы  Т-2 и (или) личное дело;

- лицевой счет по  заработной плате.

Одним из основных документов, регулирующих правоотношения предприятия с работником, является трудовой договор (контракт). После подписания договора (контракта) издается приказ о приеме сотрудника.

На основании приказа  о приеме оформляется личная карточка формы Т-2  (или заводится личное дело), делается запись в трудовой книжке.

Копии приказа о приеме поступают в личное дело и в  бухгалтерию, где поступившему работнику  присваивается табельный номер и на него заводится лицевой счет по зарплате.

При переводе работника  на другую должность в рамках фирмы порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

- заявление о переводе;

- приказ о переводе  на другую должность;

- запись в трудовой  книжке;

- запись в личной  карточке формы Т-2  и (или)  в личном деле;

- запись в лицевом  счете по заработной плате.

Руководитель издает приказ по личному составу о переводе сотрудника на другую должность (с получением от работника письменного согласия), на основании которого делается соответствующая запись с указанием новой должности в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказа направляются в личное дело и в бухгалтерию, и в случае изменения оклада производится соответствующее изменение в лицевом счете по заработной плате.

Увольнение работника  производится по следующей схеме:

- заявление работника об увольнении;

- приказ об увольнении;

- запись в трудовой книжке;

- запись в личной карточке  формы Т-2 и (или) в личное дело.

Заявление об увольнении работник пишет  за 1 месяц до предполагаемого срока увольнения с работы и предоставляет на согласование к руководителю. Увольнение работников предприятия производится по причинам, указанным в ст. 35 – 40 ТК Республики Беларусь.²

Руководитель издает приказ по личному  составу об увольнении, в соответствии с которым делается запись в трудовой книжке и в личной карточке формы Т-2. Копии приказов поступают в личное дело работника и в бухгалтерию, где на основании приказа производится полный расчет с работником.

Следует учитывать, что  документы по личному составу  оформляются не только при закреплении  трудовых отношений, но и в учебной  деятельности (приказы о зачислении в учебное заведение, об окончании  обучения и др.)

Предоставление отпусков работникам предприятия осуществляется в соответствии с предварительно утвержденным графиком отпусков, который обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков имеет определенную унифицированную форму, подписывается  руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации.

При необходимости переноса отпускного периода работником  должно  быть составлено личное заявление с указанием  причин переноса. предоставление отпуска оформляется приказом по личному составу.

Приказ об отпуске объявляется работнику под расписку. На основании приказа об отпуске делается запись в личной карточке формы Т-2, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.

По вопросам предоставления отпусков оформляется:

- заявление о предоставлении  отпуска;

- график отпусков;

- приказ по личному  составу о предоставлении отпуска.

Командирование работников обосновывается в докладной записке руководителя структурного подразделения и оформляется приказом по личному

 

_________________________________________

² Пешкова, Г.Д. Секретарское дело: учеб. пособие/ Г.Д.Пешкова. – 2-е изд., испр. – Минск: Выш. шк., 2010. –

С. 87.

составу. Первым документом при командировании является служебное  задание для направления в  командировку и отчет о его выполнении. На основании этого документа будет издан приказ о командировании. После подписания приказа о командировании выписывается командировочное удостоверение.

При изменении оплаты и условий труда работников предприятия  могут предварительно издаваться приказы по основной деятельности или составляться докладные записки руководителей структурных подразделений (ведущих специалистов), а затем оформляются приказы по личному составу.

Таким образом, процедуры, выполняемые кадровой службой при  оформлении движения кадров, документируются посредством создания следующих документов: приказов по личному составу, личных заявлений работников предприятия, контрактов, представлений о переводе, графиков отпусков, докладных записок, актов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Изменения в правилах ведения первичных

документов  о труде

В период существования  СССР вопросы ведения первичных  кадровых документов регламентировались законодательством достаточно детально. Были разработаны унифицированные формы не только карточек формы Т-2 и личного листка по учету кадров, но и приказов о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении работников и т.д. (постановление Государственного комитета по статистике СССР от 28.12.1989 № 241 «Об утверждении форм первичной документации для предприятий и организаций»).