Личное дело работника и опись по личному составу

 

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ухтинский государственный технический университет»

(УГТУ)

Институт экономики и управления

 

Кафедра документационного обеспечения управления

 

 

Лабораторная работа № 4

По дисциплине: «Организация и технология ДОУ»

ТЕМА: Личное дело работника и опись по личному составу

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил студент группы

 

 

Проверил

 

 

 

 

 

 

Ухта, 2014

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ ..……………………………………………………………………...3

Первая методика ………………………………………………………………….4

Вторая методика ……………………………………………………………….....9

Самостоятельная работа ………………………………………………………..11

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ………17

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Цель работы: изучение нормативной базы и методик расчёта штатной численности службы ДОУ.

Численность работников документационного обеспечения управления определяется двумя методиками:

- через объем документооборота  к коэффициенту среднего уровня  производительности труда.

Нд=0,00016*Д0,98*р0,1

где Нд – количественный состав службы ДОУ;

0,00016 – постоянный коэффициент  среднего уровня производительности  труда;

       Д – объем документооборота в год;

        Р – численность работников аппарата управления.

Данный метод не очень эффективный, так как объем работ, выполняемых службой ДОУ сегодня, в сущности, нельзя сводить к объему документооборота.

 

 

1 МЕТОД ФОТОГРАФИИ РАБОЧЕГО  ДНЯ

 

Суть метода состоит в следующем: в течении определенного периода времени ежедневно, поминутно в наблюдательном листе (таблица 1) фиксируются все виды деятельности, выполненные работником, с указанием времени начала и окончания каждой операции.

Таблица 1 – примерная форма наблюдательного листа.

Наименование элементов работы	Обозначение	Начало (ч, мин)	Конец (ч, мин)	Общее время (мин)	Выработка (ед. работы)
1	2	3	4	5	6
Начало работы		9:00	9:00
Подготовка рабочего места	ПЗ	9:00	9:05	5
Просмотр и сортировка почтовой корреспонденции	ОП	9:05	9:10	5	14 писем
Систематизация поступ. корресп. и заполнение регистр. карточек	ОП	9:10	9:30	20
Просмотр эл. почты	ОП	9:30	9:37	7	7 сообщений
Ответ на звонок	ОП	9:37	9:42	5	1 абонент
Размножение документов	ОП	9:42	9:50	8	15 копий
Предоставление документов на рассмотр. руководителю	ОП	9:50	10:07	17	10 документов
Обзвон-напоминание участникам совещания	ОП	10:07	10:12	5
Подготовка комнаты для совещания	ОП	10:12	10:17	5
Протоколирование совещания	ОП	10:17	11:00	43	1 документ
Уборка комнаты после совещания	ОБС	11:00	11:03
Чаепитие	ОТЛ	11:03	11:23	20
Подготовка проекта документа	ОП	11:23	11:40	17	1 документ
Обед	ПНД	11:40	12:00	20

 

После рабочего дня составляется предварительный баланс рабочего времени. Для этого однократные виды работ объединяются в условные группы в соответствии с их функциональным содержанием. При этом время, затраченное на каждый из объединённых видов работ, суммируется.

Таблица 2 – предварительный баланс рабочего времени.

Наименование элементов работы	Обозначение	Время, (мин)	В % к общему времени	Норма оперативного времени на ед. элемента работы (Н), (ч)
1	2	3	4	5
Подготовка рабочего места	ПЗ	5	5/180*100=2,7	5/1/60=0,083
Обработка почтовой корреспонденции	ОП	25	25/180*100=13,9	25/14/60=0,03
Обработка электронной корреспонденции	ОП	7	7/180*100=3,9	7/7/60=0,0017
Разговор по телефону	ОП	10	10/180*100=5,5	10/6/60=0,03
Размножение документов	ОП	8	8/180*100=4,4	8/15/60=0,009
Предоставление документов на рассмотрение руководителю	ОП	17	17/180*100=9,4	17/10/60=0,028
Подготовка и обслуживание совещания	ОП	48	48/180*100=26,7	48/1/60=0,8
Уборка после совещания	ОБС	3	3/180*100=1,7	3/1/60=0,05
Чаепитие	ОТЛ	20	20/180*100=11,1	20/1/60=0,33
Подготовка проекта документа	ОП	17	17/180*100=9,4	17/1/60=0,283
Преждевременный уход на обед	ПНД	20	20/180*100=11,1	20/1/60=0,33

 

На основании полученных данных рассчитаем нормы оперативного времени и определим норматив на выполнение конкретных видов работ

Нвр=Н*К

где Нвр – затраты времени на выполнение конкретного нормируемого виды работы, ч;

       Н – норма  оперативного времени на выполнение  данной работы, установленная по сборнику или определенная эмпирическим путем;

       К – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности. Коэффициент принимается равным 1,1.

На основе нормативов времени, специально рассчитанных или взятых из нормативных сборников, производится расчет явочной численности работников ДОУ.

         ОП=25+7+10+8+17+48=132/180*100=73,3%

ПЗ=5=5/180*100=2,8%

ОТЛ=20=20/180*100=11,1%

ПНД=20=11,1%

ОБС=3=3/180*100=1,67%

Рассчитанные значения показателей, для приведённого выше примера, представлены в таблице 3.

Таблица 3- Рассчитанные значения показателя Нвр

Наименование элементов работы	Н вр., (ч)
Подготовка рабочего места	0,083*1,1=0,091
Обработка почтовой корреспонденции	0,03*1,1=0,033
Обработка эл. корреспонденции	0,017*1,1=0,019
Разговор по телефону	0,028*1,1=0,031
Размножение документов	0,009*1,1=0,1
Предоставление документов на рассмотрение руководителю	0,028*1,1=0,031
Подготовка и обслуживание совещания	0,8*1,1=0,88
Чаепитие	11,1*1,1=12,21
Подготовка проекта документа	9,4*1,1=10,24
Преждевременный уход на обед	11,1*1,1=12,21

 

Таким образом, рассчитанные значения норм времени в конкретной организации применяются при определении штатной численности службы ДОУ с помощью применения второй методики.

    На основании данных, полученных по предварительному балансу рабочего времени, рассчитаем коэффициент использования рабочего времени, которое определяется по формуле:

Коэффициент исполнения рабочего времени

 

 

 

 

где  ПЗ – время на проведение подготовительных работ;

      ОП – время  на проведение оперативных работ;

      ОБС – время  на обслуживание рабочего места;

     ОТЛ – время на отдых и личные надобности;

     Тсмены – продолжительность смены ( время наблюдения).

 

Кисп = 5+132+3+20 / 180 = 0,9

Коэффициент потери рабочего времени

 

 

где ПНД – потеря рабочего времени

Кпнд = 20 / 180 = 0,1

Коэффициент потерь рабочего времени по организационно-техническим причинам.

 

где  ПНТ –

(отключение электроэнергии, поломка оборудования и др.).

Сумма трех коэффициентов должна быть равна 1.

Кисп + Кпнд + Кпнт = 0,9 + 0,1 = 1.

Расчеты выполнены правильно.

 

2 ВТОРАЯ МЕТОДИКА

 

Предусматривает расчет численности ДОУ по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами, так и отраслевыми.

Для вычисления явочной численности работников службы ДОУ определяется годовая трудоемкость нормированных работ с учётом каждого вида выполняемых работ по формуле:

Тн=Нвр*Vi

где  Тн – годовая трудоемкость нормируемых работ;

       Нвр – затраты времени на выполнение конкретного нормированного вида работ, часы;

       Vi – объем конкретного вида работ, выполняемых за год.

Таблица 4 - рассчитанные значения показателей.

Наименование элемента работы	Нвр, ч	Vi ед.( на 250 раб.дней в году)	Тн, чел-ч
1	2	3	4
Подготовка рабочего места	0,083 * 1,1 = 0,091	1 р. место * 250 = 250	0,091 * 250 = 22,75
Обработка поступивших документов	0,03 * 1,1 = 0,033	14 писем * 250 = 3500	0,033*3500 = 115,5
Обработка электронной корреспонденции	0,017 * 1,1 = 0,019	7 сообщений * 250 = 1750	0,019* 1750 = 33,25
Разговоры по телефону	0,028 *1,1 = 0,031	6 абонентов * 250 = 1500	0,031* 1500 = 46,5
Размножение документов	0,009 * 1,1 = 0,01	15 копий * 250 = 3750	0,01*3750 = 37,5
Предоставление документов на рассмотрение руководителю	0,028 * 1,1 = 0,031	10 документов * 250 = 2500	0,031*2500 = 77,5
Подготовка и обслуживание совещаний	0,8 * 1,1 = 0,88	1 совещание * 250 = 250	0,88*250 = 220
Подготовка проекта документа	0,283 * 1,1 = 0,311	1 документ * 250 = 250	0,311*250 = 77,75

 

 

Определим годовую трудоемкость по формуле:

 

 

где   Тн – трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента К = 1,1 ( учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.), чел.-ч;

       Тнн = трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем, равна 96,8 чел.-ч).

В указанном примере То = 630,75 + 96,8 = 727,55 чел.-ч

Производим расчет явочной численности:

 

 

 

 

 

где  Чяв – явочная численность работников

       Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год ( в среднем =2006 чел.- час).

С учетом не явок численность будет определятся по формуле

Ч =Т0/Фн* Кн = 727,55/2006*1,1=0,4=0,5 чел.

 

 

 

Самостоятельная работа

1 МЕТОД ФОТОГРАФИИ РАБОЧЕГО  ДНЯ

 

Суть метода состоит в следующем: в течении определенного периода времени ежедневно, поминутно в наблюдательном листе (таблица 1) фиксируются все виды деятельности, выполненные работником, с указанием времени начала и окончания каждой операции.

Таблица 1 – примерная форма наблюдательного листа

Наименование элементов работы	Обозначение	Начало (ч, мин)	Конец (ч, мин)	Общее время (мин)	Выработка (ед. работы)
1	2	3	4	5	6
Начало работы		9:00	9:00
Подготовка рабочего места	ПЗ	9:00	9:05	5
Напоминание руководителю о предстоящих делах	ОП	9:05	9:15	10
Просмотр и сортировка почтовой корреспонденции	ОП	9:15	9:20	5	14 писем
Систематизация поступающей корресп. и заполнение регистр карточек	ОП	9:20	9:40	20
Просмотр эл. почты	ОП	9:40	9:47	7	7 сообщений
Ответ на эл. сообщения	ОП	9:47	9:52	5	2 сообщения
Ответ на звонок	ОП	9:52	9:57	5	1 абонент
Приготовление кофе руководителю	ОБС	9:57	10:02	5	1 чашка
Размножение документов	ОП	10:02	10:12	10	15 копий
Предоставление документов на рассмотрение руководителю	ОП	10:12	10:20	8	10 документов
Чаепитие	ОТЛ	10:20	10:40	20
Обзвон-напоминание участникам совещания	ОП	10:40	10:50	10	7 абонентов
Подготовка комнаты для совещания	ОП	10:50	11:00	10
Протоколирование совещания	ОП	11:00	11:50	50	1 документ
Уборка комнаты после совещания	ОБС	11:50	11:56	6
Заказ обеда руководителю	ОБС	11:56	12:00	4
Обед	ПНД	12:00	13:00	60
Подготовка проекта документа	ОП	13:00	13:17	17	1 документ
Ответ на звонок	ОП	13:17	13:22	5	1 абонент
Поиск документов, потребовавшихся руководителю	ОП	13:22	13:28	6	3 документа
Работа с базой «Консультант»	ОП	13:28	13:40	12
Приготовление кофе руководителю	ОБС	13:40	13:45	5	1 чашка
Систематизация документов, отправляющихся в архив	ОП	13:45	14:20	35	57 документов
Чаепитие	ОТЛ	14:20	14:40	20
Размножение документов	ОП	14:40	14:48	8	12 копий
Выполнение распоряжений руководителя	ОП	14:48	15:15	27
Отправка факса	ОП	15:15	15:23	8	5 документов
Предоставление документов на подпись руководителю	ОП	15:23	16:00	37	6 документов
Работа с документами	ОП	16:00	16:41	41	19 документов
Ответ на звонок	ОП	16:41	16:44	3	1 абонент
Сортировка подписанных руководителем документов	ОП	16:44	17:01	17	6 документов
Получение факса	ОП	17:01	17:04	3	1 документ
Подготовка необходимых документов на завтра	ОП	17:04	17:20	16	7 документов
Планирование деятельности на завтра	ОП	17:20	17:45	25
Завершение работы, выключение техники	ПЗ	17:45	17:55	10
Уборка рабочего места	ОБС	17:55	18:00	5
Окончание работы		18:00	18:00