Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 16 Ноября 2013 в 13:02, доклад

Краткое описание

Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

Прикрепленные файлы: 1 файл

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ.doc

— 38.50 Кб (Скачать документ)

ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА  ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ

Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Факсимильные сообщения и сообщения, поступающие по электронной почте, могут приниматься децентрализовано: как службой ДОУ, так и секретарем, секретарем-референтом, ответственным за делопроизводство структурного подразделения. При этом вся корреспонденция, поступающая в организацию, в том числе заказная и конфиденциальная, должна проходить экспедиционную обработку.

 

При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

  • ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;
  • полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.

 

При получении  факсимильного сообщения проверяется  количество полученных страниц и  их читаемость. О неполном получении  сообщения или плохом качестве отдельных  страниц сообщается отправителю.

 

В экспедиции вскрывается вся корреспонденция, за исключением имеющей гриф "Лично".

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. При необходимости к полученным документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту.       

                                                                                                   

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

  • в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;
  • в документах не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
  • получена доплатная корреспонденция;
  • полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф "Лично" отсутствует. 1

Сохраняются также конверты и от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. 2

 

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29), которая состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящей корреспонденции, является учет только документов, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно подсчитать. Отсюда нередко возникают недоразумения между работниками, получающими и обрабатывающими поступающую корреспонденцию, и руководством, которое не может увидеть выполненную работу во всем объеме. 3

 

Отметка о поступлении  может проставляться в правом нижнем углу первой страницы документа  в виде штампа, от руки или электрическим  штемпелевателем.4

При проставлении отметки  о поступлении документа в  организацию необходимо учитывать  следующие моменты:

  • если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;
  • если к письму прилагается документ(ы), то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;
  • если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ";
  • если на конверте имеются надписи "Срочно", "Вручить немедленно" и другие, отмечается точное время их получения;
  • если документ является повторным, то при его получении устанавливается по информационно-поисковой системе местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу и на поступившем документе делается соответствующая отметка.

 

При поступлении  документов в нерабочее время  они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. 5

В организации целесообразно  установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе  полученные работниками в командировках  в других организациях и от посетителей, проходили бы экспедиционную обработку.

 


Информация о работе Прием и первичная обработка поступающих в организацию документов