Преимущества и недостатки электронного документа и документооборота

Содержание

Введение

1. Преимущества и недостатки электронного документа и электронного документооборота.

Заключение

Список используемой литературы

Приложение 1

Приложение 2

Приложение 3

 

Введение

«Делопроизводство, документационное обеспечение управления:

отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами»1

Термин «делопроизводство» появился несколько веков назад (предположительно, в XVII в.) и первоначально означал процесс решения (производства) дела. Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа. Надлежащее оформление, правильная организация работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов - непременные условия, которые обеспечивают законность и правопорядок в обществе, стабильность и защиту общественных интересов, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. От организации делопроизводства зависят оперативность, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зафиксированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).2

 

 

1. Преимущества и недостатки электронного документа и электронного документооборота.

Идея отказаться от бумажного документооборота обсуждается очень давно. Новые технологии позволяют практически полностью отказаться от бумаги. Но это не означает, что данное решение подойдет любой компании и его так легко осуществить. К сожалению, пока возможность электронного документооборота ограничена законодательно, да и пользователи к такому режиму пока не готовы. Рассмотрим плюсы и минусы электронного документооборота.3

Плюсы	Минусы
Экономия. Отказ от бумажного документооборота может дать значительную экономию средств.	Непрерывность. К цифровым данным можно легко получить доступ, но также легко их можно и потерять. Если жесткий диск выйдет из строя, пропадут все документы, хранящиеся на нем.
Доступ. Электронный документооборот предполагает цифровой формат всех документов. Их можно хранить в облаке, получая доступ к данным через веб-приложения. Это повышает мобильность сотрудников, которые могут работать удаленно.	Безопасность. Конфиденциальность информации является серьезной проблемой безбумажных офисов. Можно использовать локальные сервера, шифрование и ограниченный доступ. Некоторые документы нужно обязательно иметь в бумажном варианте.
Организация. Электронные документы легче упорядочивать, искать и редактировать. Гораздо проще и быстрее найти нужный файл в компьютере, чем копаться в кипе бумаг.	Процессы. Переход на электронный документооборот предполагает пересмотр текущих процессов и операций. Например, вам может понадобиться цифровая подпись или электронная платежная система. Кроме того, ваши сотрудники должны уметь работать с этими системами.
Экология. В России вопросы экологии пока в бизнесе не очень в моде, но все же отказ от использования офисной бумаги позволит спасти немало деревьев. Подумайте об экологически вредном производстве и утилизации картриджей, а также об электроэнергии, потребляемой принтерами.	Время. Переход на электронный документооборот невозможно осуществить за одну ночь. Вам нужно учесть последствия отказа от бумажных документов. Для реализации всех изменений в операциях вам может потребоваться больше времени, чем вы думаете.

 

Электронный документ — документ, информация в котором содержится в электронно-цифровом виде. Данная форма документа дает возможность разрабатывать и использовать передовые средства электронно-вычислительной техники.

Каждый электронный документ должен отвечать установленным требованиям:

• содержать реквизиты, которые позволяют подтвердить его целостность и подлинность;
• создаваться, обрабатываться, храниться, приниматься и передаваться при помощи технических программных средств;
• быть воспроизведенным (отображенным) в понятной для восприятия форме.

Подлинность электронного документа устанавливается с использованием средств контроля электронной цифровой подписи. Документ считается подлинным, если проверкой электронной цифровой подписи установлена неизменность всех реквизитов.

Осуществление электронного документооборота дает дополнительные возможности для всего делопроизводства, повышая эффективность процессов подготовки и обработки каждого документа, но вместе с тем накладывает определенные ограничения и предъявляет некоторые требования к организации рабочего места деловода.4

Преимущества	Недостатки
Упрощается и ускоряется сбор, обработка и систематизация всей информации.	Необходимость наличия определенных технических средств для создания, работы, а также хранения документов.
Существенно ускоряется компьютерная обработка документов.	Защита информации, содержащейся в документах, от несанкционированных изменений.
Оперативная передача документов на любые расстояния.	Сбой системы. Потеря данных на электронном носителе.
При хранении электронных документов не требуются большие площади для архивов.	Отсутствие возможности электронной подписи в большинстве случаев.
Создание электронных архивов позволяет использовать уже полученную информацию для подготовки новых документов.	Электронный шпионаж.
Наличие базы шаблонов документов уменьшает время на создание новых.	Отсутствие личного контакта с партнером при составлении документа.
Уменьшение расходования бумаги.
Рассылка документа одновременно нескольким адресатам по эл. почте.

Заключение

Проблема документационного обеспечения управления в настоящее время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

• Существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности;
• Способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

 

Список используемой литературы

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 1,п. 1.
2. ГОСТ Р 6.30-2003.
3. Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. — 6-е изд., стер. — М. : Издательский центр «Академия», 2008. — 224 с.
4. http://vsed.ru/
5. http://smartsourcing.ru/   

1 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., 1998.-С. 1,п. 1.

2 Документационное обеспечение управления : учебник для студ. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. — 6-е изд., стер. — М. : Издательский центр «Академия», 2008. — 224 с.

3 http://vsed.ru/

4 http://smartsourcing.ru/