Организация работы в архиве

В состав архивного шифра  единицы хранения аудиовизуальных  документов включаются также обозначения (буквенные и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав Музейного фонда  Российской Федерации, учитываются  в соответствии с порядком, установленным  Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.

Документы Архивного  фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав библиотечных фондов, учитываются в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов Российской Федерации.

Учет архивных документов в государственном архиве, государственном и муниципальном музее, библиотеке, организации Российской академии наук осуществляется специальным подразделением или возлагается на специально выделенного работника²².

В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.

Учет архивных документов, хранящихся в источниках комплектования архива, осуществляется специальным  подразделением архива или возлагается  на специально выделенного работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

Учет архивных документов в муниципальном архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным архивом и/или специально выделенный работник.

Записи в учетные  документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

В архиве разрабатываются  порядок и схема учета архивных документов.²³

Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

Порядок и схема учета  архивных документов в архиве утверждаются приказом руководителя (заведующего) архива(ом).

Учетные документы, кроме  описей дел, документов, предназначены  для служебного пользования и  пользователям не выдаются. В отдельных  случаях по решению руководства  архива может быть выдано дело фонда.

 

2.1. Единицы учета архивных документов

 

Основными единицами  учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники  закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения.

Аудиовизуальные и электронные  документы учитываются также по единицам учета.

Архивные документы  личного происхождения, прошедшие  только первичную обработку, учитываются  по документам или листам.²⁴

Неупорядоченные архивные документы (россыпь) учитываются из расчета 150 листов в одной условной единице хранения.

В рамках данной курсовой работы были исследованы следующие понятия:

• единица хранения - физически обособленные архивный документ или архивные документы;
• единица хранения архивных документов на бумажной основе - дело - отдельный(е) архивный(е) документ(ы), заключенный(е) в обособленную обложку, папку;
• единица хранения кинодокументов - физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и/или звуковой информации;
• единица хранения фотодокументов - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом;
• единица хранения фонодокументов - физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации;
• единица хранения видеодокументов - физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации;
• единица хранения электронных документов - физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов;
• единица учета кинодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета и т.п.;
• единица учета фотодокументов - одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма;
• единица учета фонодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и т.п.;
• единица учета видеодокументов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и т.п.;
• единица учета электронных документов - часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.²⁵

 

 

 

 

 

 

 

2.2. Система учетных документов архива

В архиве ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены настоящими (какими настоящими?, так пишут когда цитируют текст правил! Поэтому лучше приведи полное название Правил) Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

В состав основных (обязательных) учетных документов архива входят:

• книга учета поступлений документов (приложение № 1) - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;
• список фондов (приложение № 2) - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших;
• лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда;
• лист учета аудиовизуальных документов - для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;
• опись дел, документов  - для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись;
• реестр описей дел, документов - для регистрации описей дел, документов, учета их количества и состава;
• инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;
• паспорт архивохранилища (произвольной формы) - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;
• лист учета и описания уникального документа;
• список фондов, содержащих особо ценные документы;
• опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);
• реестр описей особо ценных дел, документов;
• книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;
• опись страхового фонда;
• дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;
• лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле;
• внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы.²⁶

В состав вспомогательных  учетных документов архива входят:

карточки и книги  движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.

Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

Вспомогательные учетные  документы могут вестись на бумажном и/или электронном носителе.

2.3. Учет поступления  и выбытия архивных документов

 

Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

• акта приема-передачи документов на хранение;
• акта приема на хранение документов личного происхождения.

Архивные документы  ставятся на учет также по результатам  проведения отдельных видов архивных работ.

Все принятые в архив  архивные документы вносятся в книгу  учета поступлений документов. Каждый впервые поступивший в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда. На аудиовизуальные документы при их нефондовой организации заполняются листы учета кинофотофонодокументов и видеодокументов. Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей.²⁷

Соответствующие учетные  сведения в установленном порядке  вносятся также в учетные БД.

Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

• акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• акта о неисправимых повреждениях документов;
• акта приема-передачи документов на хранение;
• акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
• акта возврата документов собственнику;
• акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

Архивные документы  снимаются с учета также в  результате проведения отдельных видов  архивных работ.

Необходимые изменения вносятся в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива. При этом в случае:

выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей делается соответствующая отметка;

выбытия архивного фонда  в списке фондов в графе "Отметка  о выбытии" указывается, куда выбыл  архивный фонд, и акт, на основании  которого он выбыл.

При передаче архивного  фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению  всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

Количество архивных документов изменяется в результате:

1. выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;
2. проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета;
3. реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;
4. описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.

Основанием для внесения изменений в учетные документы и учетные БД по результатам указанных работ являются:

• акт о технических ошибках в учетных документах;
• акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;
• акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;
• акт описания документов, переработки описей.

Таким образом, можно  сделать вывод, что учет документов в государственных архивах, музеях и библиотеках, в архивах учреждений и отраслевых фондов, архивов системы Российской академии наук, а также документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации последователен и требует соблюдения определенных правил.