Организация работы в архиве

2.4. Планирование, отчетность и нормативная основа  деятельности архива

К работе по планированию и отчетности в архиве привлекаются все сотрудники, а руководит ею заведующий архивом.

Планирование работы архив осуществляет самостоятельно, на основе результатов предшествующей деятельности, с учетом региональных и отраслевых планов развития архивного дела, рекомендаций органов управления архивным делом соответствующего субъекта РФ. Как правило, планирование работы архива ведется на предстоящий год, однако могут разрабатываться и перспективные программы работы.

Разработка проекта плана архива предприятия должна быть завершена к началу заключительного квартала года, предшествующего планируемому периоду. Проект плана включает пояснительную записку и приложения, в том числе основные показатели работы архива, графики приема дел на планируемый период, план научно-исследовательской работы архива.  
Проект плана обсуждается руководством архива, при необходимости согласовывается с вышестоящим органом управления архивным делом и затем утверждается руководителем.

Планирование работы структурных подразделений архива осуществляется под руководством начальников соответствующих подразделений, как правило, на предстоящее полугодие или квартал.

Индивидуальным планированием занимаются работники архива по указаниям его руководителя и начальников соответствующих структурных подразделений. Проект индивидуального плана составляется на предшествующий месяц на основе плана работы структурного подразделения.

Руководство архива должно систематически контролировать выполнение планов. Данные контроля учитываются, обобщаются, анализируются и регулярно доводятся до сведения руководства.

Отчеты о работе архива предприятия составляются за год, полугодие, квартал. Порядок, сроки предоставления отчетов, а также состав приложений к отчету о выполнении плана работы архива за год, за полугодие или квартал устанавливаются вышестоящим органом управления архивном делом. 

Отчеты о работе структурных подразделений архива составляются ежемесячно. Кроме показателей, фактически достигнутых отчетный период показателей по видам работ, в отчетах отражаются основные показатели труда работников структурных подразделений. В целях привлечения внебюджетных средств архив вправе выполнять наряду с бесплатными платные работы и услуги, что не должно наносить ущерб реализации возлагаемых на архив функций.

Нормативной основой деятельности архива является "Должностная инструкция архивариуса".

Данная должностная  инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность  архивариуса. 
На должность архивариуса  может быть назначено лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Архивариус должен знать:

- нормативные правовые  акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; 
- порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; 
- Единую государственную систему делопроизводства; 
- порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; 
- порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; 
- порядок ведения учета и составления отчетности; 
- структуру предприятия;

- основы организации  труда;

- правила эксплуатации технических средств;

- основы трудового  законодательства;

- правила внутреннего  трудового распорядка, правила и  нормы охраны труда.

Согласно должностной  инструкции, архивариус осуществляет следующие обязанности:

• Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. 
  Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
• Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
• Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.
• В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
• Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
• Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспеч<span class="dash0410_0431_0437_0430_0446_0020_0441_043f_0438