Офисное делопроизводство

№ пп

Индекс дела

Название структурного подразделения и заголовок дела

Срок хранения и статьи по перечню

Примечание

Исполнитель

Получатель

Срок исполнения

1

2

3

4

5

6

7

8

К А Н Ц Е Л Я Р И  Я    01

1.

01-01

Приказы Министерства образования  РФ, касающиеся деятельности техникума

пост.

ст. 1а

Срок исполнения указан в приказе

Сидоров В.В.

Первов П.А.

5 лет

2.

01-02

Приказы Министерства образования  РФ, присланные для сведения

ДМН

ст. 1б

Срок исполнения указан в приказе

Полубояров А.С.

Новоселов И.П.

1 год

3.

01-03

Устав техникума

пост.

ст. 13а

До новой версии устава

Харченко С.Д.

Китайчик М.Р.

3 года

6.

01-06

Документы (ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений) о представлении к награждению  правительственными наградами

75 лет ЭПК

ст. 384б

Колесников Е.В.

Чернова М.А

3 года

7.

01-07

Переписка о награждении работников, присвоении почётных званий, присуждении  премий

5 лет ЭПК

Ст. 386

Колесников Е.В.

Чернова М.А

6 месяцев

8.

01-08

Документы (методические указания, перечни  наград) об оформлении представления  работников к награждению

ДЗН

Ст.387б

Колесников Е.В.

Чернова М.А

1 год

9.

01-09

Переписка с Министерством образования  по вопросам основной деятельности техникума

5 лет ЭПК

Ст.12

Вичкапова А.Г.

Темиров В.Е.

3 месяца

10.

01-10

Правила внутреннего распорядка

1 год

Ст. 407

После замены новыми

Молодцова М.Ю.

Ятсковская И.Г.

5 лет

11.

01-11

Жалобы учащихся, сотрудников и  итоги их расследования

5 лет

Ст.56 в

В случае неоднократного обращения 5 лет после последнего рассмотрения

Молодцова М.Ю.

Ятсковская И.Г.

3 года

12.

01-12

Книга регистрации жалоб

5 лет

Ст.72в

Молодцова М.Ю

Ятсковская И.Г.

4 года

13.

01-13

Журнал регистрации входящих документов.

3 года

Ст. 72б

Миллер А.Ю

Персидский В.А.

6 месяцев

14.

01-14

Журнал регистрации исходящих  документов.

3 года

Ст.72б

Миллер А.Ю

Персидский В.А.

2 месяца

15.

01-15

Положение о правах и обязанностях должностных лиц

Пост.

Ст.35а

Молодцова М.Ю.

Ятсковская И.Г.

1 год

1

2

3

4

5

6

У Ч Е Б Н А Я    Ч  А С Т Ь     02

16.

02-01

Переписка с Министерством образования  РФ, инструктивные письма

5 лет ЭПК

Cт. 12

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

5 лет

17.

02-02

Протоколы заседания педагогических советов

Пост.

Ст.571 т.п

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

3 месяца

18.

02-03

Планы работы предметных комиссий

3 года

Ст. 573 т.п.

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

6 месяцев

19.

02-04

Годовой план учебно-методической и  воспитательной работы.

Пост.

Ст.371а

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

1 год

20.

02-05

Годовой отчёт по итогам работы техникума

Пост.

Ст.293 т.м.

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

5 лет

21.

02-06

Семестровые и экзаменационные  ведомости успеваемости студентов

5 лет

Ст.597 т.п.

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

3 года

22.

02-06

Классные журналы успеваемости и посещаемости по группам

5 лет

Ст.605 т.м.

Изъятые из классных журналов сводные  ведомости успеваемости – не менее 25 лет.

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

6 месяцев

23.

02-07

Протоколы заседания приёмной комиссии:

-на зачисленных в техникум

- на не зачисленных в техникум

5 лет

Ст.561а

после окончания учебного заведения или выбытия из него

1 год

Ст.561б

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

1 месяц

24.

02-08

Списки слушателей подготовительных курсов

1 год

Ст.514ж т.п

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

1 год

25.

02-09

Дипломные работы студентов и отзывы на них

5 лет

Ст.591

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

5 лет

26.

02-10

Экзаменационные письменные работы студентов

1 год

Ст. 587

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

1 год

27.

02-11

Экзаменационные листы:

а)абитуриентов, прошедших по                                                                конкурсу

б) абитуриентов, не прошедших по конкурсу

1 год

Ст.565а

6 мес.

Ст.565 б

Хранятся в личных делах выпускников

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

1 год 6 месяцев

28.

02-12

Зачётные книжки и студенческие билеты студентов

5 лет

Ст.525 т.н

После окончания техникума

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

5 лет

29.

02-13

Годовой план по приёму студентов

10 лет ЭПК

Ст.563а т.п.

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

10 лет

30.

02-14

Статистические отчёты (Ф2-НК) о  распределении студентов по курсам и специальностям

Пост.

Ст.293б т.п.

Габдуллина Ю.В.

Бакина С.О.

П Р О И З В О Д С  Т В Е Н Н А Я    П Р А К Т И К А          03

31

03-01

Приказы Министерства образования  РФ об организации и назначении практики

Пост.

1 а

Срок исполнения указан в приказе

Филатова О.В

Пономарев М.Е.

4 месяца

32.

03-02

Программы производственной практики

1 год

Ст.609 т.п

Филатова О.В

Пономарев М.Е.

3 года 

33.

03-03

Договоры с предприятиями об определении баз производственной практики студентов

1 год

Ст.609 т.п

Филатова О.В

Пономарев М.Е.

1 год

34.

03-04

Списки студентов с указанием  баз производственной практики

ДЗН

Ст.612 т.п.

Филатова О.В

Пономарев М.Е.

6 дней

35.

03-05

Отзывы руководителей о производственной практике студентов

5 лет

Ст.610 т.п

Филатова О.В

Пономарев М.Е.

5 лет

36.

03-06

Дневники производственной практики студентов

3 года

Ст.611 т.п

Филатова О.В

Пономарев М.Е.

3 года

37.

03-07

Протоколы о присвоении студентам  разрядов по рабочим профессиям

5 лет

Ст. 615 т.п

Филатова О.В

Пономарев М.Е.

5 лет

38

03-08

Приказы директора по распределению  студентов на производственную и  преддипломную практику

Пост.

Ст.6а

Срок исполнения указан в приказе

Сидоров В.В.

Пономарев М.Е.

6 месяцев

О Т Д Е Л       К А Д Р О В        04

39.

04-01

Инструктивные указания по вопросам заполнения и выдачи трудовых книжек

3 года

Ст.10б

Мирославская М.В.

Романенко Р.Г

3 года

40.

04-02

Приказы директора техникума по личному составу

75 лет

Ст. 6(Б)

Срок исполнения указан в приказе

Мирославская М.В.

Романенко Р.Г

75 лет

41.

04-03

Приказы директора техникума по административно-хозяйственным вопросам

5 лет

Ст. 6в

Срок исполнения указан в приказе

Мирославская М.В.

Романенко Р.Г

5 лет

42.

04-04

Протоколы заседания Государственных  квалификационных комиссий

15 лет ЭПК

Ст.634 т.м

Срок исполнения указан в приказе

Мирославская М.В.

Романенко Р.Г

15 лет

43.

04-05

Журнал регистрации выдаваемых дипломов

75 лет

Ст.528 т.м.

Мирославская М.В.

Романенко Р.Г

75 лет

44.

04-06

Личные дела работников техникума

75 лет

Ст. 337 б

Мирославская М.В.

Романенко Р.Г

75 лет

45.

04-07

Личные дела студентов

75 лет ЭПК

Ст. 499 а

Мирославская М.В.

Романенко Р.Г

75 лет

46.

04-08

Личные дела отчисленных студентов

1 год

Ст.501 т.п

Мирославская М.В.

Романенко Р.Г

1 год

47.

04-09

Личные дела выбывших работников

75 лет ЭПК

Ст.337 б

Мирославская М.В.

Романенко Р.Г

75 лет

48.

04-10

Книга алфавита личных дел студентов

75 лет

Ст.507 т.п

Мирославская М.В.

Романенко Р.Г

75 лет

49.

04-11

Трудовые книжки сотрудников

До востребования

Ст342

Не востребован-ные не менее 50 лет

Мирославская М.В.

Романенко Р.Г

2 месяца

50.

04-12

Книга регистрации трудовых книжек

50 лет

Ст.358е

Мирославская М.В.

Романенко Р.Г

50 лет

51.

04-13

Журнал учёта выдачи студенческих билетов и зачётных книжек

5 лет

Ст.526 б т.п

Мирославская М.В.

Романенко Р.Г

5 лет

52.

04-14

Акты списания бланков испорченных  дипломов

5 лет

Ст.115 т.п

Пашкова Н.Ф.

Тарбулатова Н.В

30.08.2009

53.

04-15

Переписка с военкоматом по вопросам учёта военнообязанных и призывников

1 год

Ст.533 т.п.

В военкоматах

3 года

Пашкова Н.Ф.

Косюгина Е.С.

Военкомат

Военкомат

1 раз в квартал

54.

04-16

Списки студентов(контингент учащихся студентов)

10 лет

Ст.514 е т.п

При отсутствии приказов о зачислении, отчислении, выпуске, а также личных дел – 75 лет «В»

1

Косюгина Е.С.

Антипов А.Ю.

10 лет

55.

04-17

Документы (отзывы, характеристики, аттестационные листы, анкеты) о проведении аттестации

75 лет «В» ЭПК

Ст.635

Хранятся в составе личных дел

Косюгина Е.С.

Пономарев М.Е.

75 лет

56.

04-18

Списки членов аттестационных и  квалификационных комиссий

5 лет

Ст.637

Косюгина Е.С.

Пономарев М.Е.

5 лет

57.

04-19

Графики проведения аттестации и установления квалификации

1 год

Ст.638

Косюгина Е.С.

Пономарев М.Е.

1 год

58.

04-20

Переписка об аттестации и установлении квалификации

3 года

Ст.640

Косюгина Е.С.

Пономарев М.Е.

3 года

Б У Х Г А Л Т Е Р  И Я          05

59.

05-01

Инструкции, указания и распоряжения вышестоящей организации по финансовым вопросам

3 года

Ст.10б

После замены новыми

Мирославская М.В.

Габдуллина Ю.В.

3 года

60.

05-02

Приказы директора техникума по финансовым вопросам

Пост.

Ст.6а

Сидоров В.В.

Мирославская М.В.

1 месяц

61.

05-03

Утверждённое штатное расписание

Пост.

Ст.32а

Макеева А.П.

Семенов Л.М.

2 месяца

62.

05-04

Утверждённая смета расходов техникума

Пост.

Ст.112а

Макеева А.П.

Семенов Л.М.

1 месяц

63.

05-05

Годовой отчёт по исполнению смет расходов по техникуму

Пост.

Ст.140в

Макеева А.П.

Семенов Л.М.

1 год

64.

05-06

Квартальные отчёты и баланс по исполнению сметы расходов по техникуму

5 лет

Ст.140в

При отсутствии годовых -постоянно

Макеева А.П.

Семенов Л.М.

9 месяцев

65.

05-07

Паспорта зданий, оборудования и  акты на передачу пользования зданиями и сооружениями

5 лет ЭПК ст.430

После ликвидации здания

Макеева А.П.

Семенов Л.М.

75 лет

66.

05-08

Главная книга

5 лет

Ст.148

При условии завершения ревизии

Макеева А.П.

Семенов Л.М.

5 лет

67.

05-09

Кассовая книга

5 лет

Ст.148

При условии завершения ревизии

Макеева А.П.

Семенов Л.М.

5 лет

68.

05-10

Лицевые счета преподавателей и  сотрудников техникума

75 лет

Ст.153

Кинчев Р.В.

Щукин Е.Д.

75 лет

69.

05-11

Ведомости выдачи заработной платы  сотрудникам и стипендий студентам

5 лет 

Ст.155

При отсутствии лицевых счетов -75 лет

Кинчев Р.В.

Щукин Е.Д.

5 лет

70.

05-12

Карточка учёта материальных ценностей

5 лет

Ст.403

После списания материально-имущественных  ценностей. При условии завершения ревизии

Кинчев Р.В.

Щукин Е.Д.

5 лет

71.

05-13

Документы (протоколы, акты, расчёты, заключения) о переоценке основных средств

Пост.

Ст.166

Мирославская М.В.

Щукин Е.Д.

6 месяцев

72.

05-14

Инвентарные карточки учёта основных средств

5 лет

Ст.193 в

При условии завершения ревизии

Мирославская М.В.

Щукин Е.Д.

5 лет

73.

05-15

Документы (протоколы заседаний  инвентаризационных комиссий, инвентарные  описи, акты) об инвентаризации основных средств

5 лет

Ст.192

При условии завершения ревизии

Мирославская М.В.

Щукин Е.Д.

5 лет

74.

05-16

Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности

5 лет

Ст.145

При условии завершения ревизии

Кинчев Р.В.

Бакина С.О.

5 лет

75.

05-17

Акты и переписка о списании и безвозмездных передачах материально-имущественных  ценностей

5 лет

Ст.192

При условии завершения проверки

Кинчев Р.В.

Бакина С.О.

5 лет

76.

05-18

Оборотные ведомости

5 лет

Ст.168

При условии завершения ревизии

Кинчев Р.В.

Бакина С.О.

5 лет

77.

05-19

Кассово- мемориальные документы с  приложениями

5 лет

Ст.150

При условии завершения ревизии

Кинчев Р.В.

Бакина С.О.

5 лет

78.

05-20

Картотека балансовых отчётов

5 лет

Ст.319 т.п

Кинчев Р.В.

Бакина С.О.

5 лет

79.

05-21

Исполнительные листы

ДМН

Ст.162

Не менее 5 лет

Кинчев Р.В.

Бакина С.О.

1 месяцев

80.

05-22

Книга учёта депонированной заработной платы

5 лет

Ст.193 н

При условии завершения ревизии

Кинчев Р.В.

Бакина С.О.

5 лет

81.

05-23

Книга учёта подотчётных лиц

5 лет

Ст.193 к

Мирославская М.В.

Семенов Л.М.

5 лет

82.

05-24

Книга регистрации доверенностей, кассовых ордеров, поручений

5 лет

Ст.193п

При условии завершения ревизии

Мирославская М.В.

Семенов Л.М.

5 лет

83

05-25

Книга регистрации платёжных ведомостей

5 лет

Ст 193д

При условии завершения ревизии

Макеева Ю.Р.

Семенов Л.М.

5 лет

84.

05-26

Договоры, соглашения (хозяйственные, операционные)

5 лет ЭПК

Ст.186

После истечения срока действия договора, соглашения

Макеева Ю.Р.

Семенов Л.М.

5 лет

85.

05-27

Трудовые договоры, соглашения

75 лет

Ст. 338

В составе личных дел

Макеева Ю.Р.

Семенов Л.М.

86.

05-28

Листки нетрудоспособности

5 лет

Ст. 475

Макеева Ю.Р.

Семенов Л.М.

5 лет

87.

05-29

Корешки чековых книжек

5 лет

Ст.150

При условии завершения ревизии

Макеева Ю.Р.

Семенов Л.М.

5 лет

88.

05-30

 Аннулированные доверенности  на получение денежных сумм

5 лет

Ст.155

При условии завершения ревизии

Мирославская М.В.

Семенов Л.М.

1 месяц

89.

05-31

Отчёты по налогам:

а)  годовые

б) квартальные

в) месячные

Пост.

Ст.170 а

5 лет

Ст.170Б

1 год

Ст.170 в

Макеева Ю.Р.

Семенов Л.М.

5 лет

90.

05-32

Документы (расчёты, справки, сведения, таблицы) о начисленных и перечисленных  суммах налогов в бюджеты всех уровней

5 лет ЭПК

Ст.171

Макеева Ю.Р.

Семенов Л.М.

5 лет

91.

05-33

Статистические отчёты по всем основным направлениям и видам деятельности техникума

Пост.

Ст.199 б

Макеева Ю.Р.

Семенов Л.М.

6 месяцев

А Д М И Н И С Т Р  А Т И В Н О-Х О З Я  Й С Т В Е Н Н А Я  Ч А С Т Ь    06

92.

06-01

Паспорта зданий, оборудования и  акты на передачу пользования зданий и сооружений

5 лет ЭПК

Ст. 430

После ликвидации здания

Мирославская М.В.

Анатольев А.С.

5 лет

93.

06-02

План здания и внутренних помещений

Пост.

Ст.424

Мирославская М.В.

Анатольев А.С.

5 месяцев

94.

06-03

Сметы на капитальный и текущий  ремонт здания техникума

5 лет

Ст.229 т.п.

Мирославская М.В.

Анатольев А.С.

5 лет

95.

06-04

Утверждённые годовые лимиты финансирования по видам деятельности

Пост.

Ст.109

Мирославская М.В.

Анатольев А.С.

9 месяцев

96.

06-05

Заявки на текущий ремонт

2 года

Ст.1655

Мирославская М.В.

Анатольев А.С.

2 года

97.

06-06

Переписка о ходе ремонта

3 года

Ст.1659 т.п

Мирославская М.В.

Анатольев А.С.

3 года

98.

06-07

Акты приёма ремонтных работ

5 лет

Ст.1660

После окончания работ

Мирославская М.В.

Анатольев А.С.

5 лет

99.

06-08

Отчёты и переписка по использованию  автотранспорта

5 лет ЭПК ст.1110 т.п

Мирославская М.В.

Анатольев А.С.

5 лет

 П Р О Ф К О М        07

100.

07-01

Протоколы и постановления общих  и отчётно-выборных собраний членов профкома с приложением отчётов  и докладов

Пост.

Ст.509

Макеева А.П.

Бакина С.О.

5 месяцев

101

07-02

Протоколы заседаний профкома

Пост.

Ст.509

Макеева А.П.

Бакина С.О.

9 месяцев

102

07-03

Отчёты и сведения о работе профсоюзной  организации

Пост.

Ст.199 б

Макеева А.П.

Бакина С.О.

6 месяцев

103.

07-04

Финансовые сметы и отчёты профсоюзной  организации

Пост.

Ст.114 б

Макеева А.П.

Бакина С.О.

1 месяц

А Р Х И В             08

104.

08-01

Документы (акты, справки ) об итогах  проверки состояния условий хранения документальных материалов в архиве техникума архивным учреждением

10 лет

Ст.119 т.п

Макеева А.П.

Щукин Е.Д.

10 лет

105

08-02

Акты о выделении к уничтожению  документальных материалов о недостаче  и неисправимых повреждениях, проверке наличия и состояния документальных материалов, о сдаче документальных материалов в Государственный архив. 

Пост.

Ст. 73

На государствен-ное хранение передаётся при ликвидации организации

Макеева А.П.

Щукин Е.Д.

3 месяца

106.

08-03

Паспорт архива

Пост.

Ст.73

Макеева А.П.

Щукин Е.Д.

3 месяца

107.

08-04

Описи дел постоянного хранения

Пост.

Ст.74 а

Худоян Т.Д.

Щукин Е.Д.

4 месяца

108.

08-05

Перечни документальных материалов с  указанием сроков хранения

ДЗН

Ст 67б

Мирославская М.В.

Щукин Е.Д.

6 месяца

109

08-06

Книга учёта выдачи выписок из документов, архивных справок, копий.

5 лет

Ст.79

Мирославская М.В.

Щукин Е.Д.

5 лет

110

08-07

Номенклатура дел

Пост.

Ст.67 а

Мирославская М.В.

Щукин Е.Д.

6 месяцев