Обслуживающие функции секретаря. Технические функции секретаря

Государственное автономное образовательное учреждение среднего профессионального образования  
«Камышинский политехнический колледж»

 

 

 

 

 

 

Курсовая работа

 

по дисциплине: «Организация секретарского обслуживания»

на тему: «Обслуживающие функции секретаря.

     Технические функции секретаря»

 

 

 

 

 

 

Выполнил:

студент  2 курса, гр. ДОУ - 2

Хавалкина Н.В.

Преподователь: Е.В. Карелова

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Камышин 2014 г.

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Ведение

1. Обслуживающие функции секретаря.

Технические функции секретаря …………………………………........стр. 5-7

1. Необходимость и значение секретарской деятельности ……….стр. 7-9
2. Организация работы секретаря …………………………………. стр.9-15
3. Нормативно-методические основы

деятельности секретаря ………………………………………………..стр. 15-16

1.3.1.  Разработка должностной  инструкции секретаря………………стр.16-19

1.3.2.  Обучающая инструкция секретаря………………………………...стр.19

4. Должностной статус и

функциональные обязанности секретаря ……………………………..стр.19-20

1.4.1.  Функции секретаря……………………………………………....стр.20-23

Заключение

Список использованных источников 

Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВЕДЕНИЕ

 

Совершенствование работы секретаря может осуществляться только при наличии четких требований предъявляемых к сотруднику. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностной инструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией для секретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельность организации. Это приводит к тому, что предъявляемые требования оказываются заниженными, а значит и принимаемый на работу сотрудник менее квалифицированный, чем требуется для выполнения возложенных на него функций. Решение этой проблемы, на наш взгляд, возможно путем создания должностной инструкции, в которой четко буду прописаны требования, предъявляемые к секретарю, а также его обязанности и права с целью повышения уровня, как сотрудника, так и всей организации в целом.

Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением и направлением документов. Документ это материальный объект с информацией, закреплённый с информацией, закреплённой созданным человеком способом для её передачи во времени и пространстве. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами – в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по поставленным правилам. Квалификационные и иные требования, предъявляемые в настоящее время к секретарям, достаточно обширны. Секретари выполняют большое количество работ не только по документационному обеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями.

Целью курсовой работы было изучение основных типовых функций секретаря. Для решения данной цели было необходимо решить ряд следующих задач:

1) объяснить необходимость и значение секретарской деятельности;

2) рассказать об организации работы секретаря;

3) изучить нормативно-методические основы деятельности секретаря;

4) рассмотреть должностной статус и функциональные обязанности секретаря.

 Таким образом, тема данной работы в условиях современности, как никогда значима. Постоянное усовершенствование организации секретарской деятельности, появление новых функции и требований к секретарям обусловливают актуальность данной работы.

 

1. Обслуживающие функции секретаря. Технические функции секретаря

 

Секретарь выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации (или её подразделения):

– передаёт и принимает информацию по приёмно-переговорным устройствам, печатает по указанию руководителя различные материалы;

– получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников;

– организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание;

– осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы;

– ведет документационную работу, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителям подразделений или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя по личным заявлениям граждан;

– организует приём посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников, формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдаёт в архив.

Важной обязанностью секретаря является соблюдение предписаний по обращению с документами для служебного пользования и закрытыми

(конфиденциальными) материалами. Имея широкий доступ  к входящей, исходящей и внутренней  информации учреждения, секретарь  всегда обязан помнить о своем  служебном и гражданском долге  защиты интересов государства. Систематизации  подлежит не только письменная  информация, но и сведения, поступающие  по телефону. Обычно руководитель  дает секретарю указания, с кем  соединить его сразу же, с кем  не соединять и какую информацию, принятую по телефону, передать  ему устно или в письменном  виде. Предпосылкой успешной координационной  деятельности секретаря является  умение сотрудничать с другими  секретарями внутри своего учреждения  или в учреждениях-партнерах. Организация  такого сотрудничества – составная  часть научной организации труда. Такое сотрудничество необходимо  при составлении и исполнении  календарного и рабочего планов,  для согласования сроков совещаний, разделения труда при подготовке  общих мероприятий, взаимной замены  в случае необходимости, обмена  информацией.

Договорённость о деловых встречах руководителя по телефону – это повседневная работа секретаря. О таких встречах часто договариваются между собой секретари отделов и учреждений.

Очень часто секретари по указанию директора обзванивают руководителей отделов (секторов), оповещая их о сроках предстоящего совещания. Совершенно недостаточно просто известить кого-либо о дне и часе совещания. Секретарь обязан проинформировать приглашенного о теме, цели, сроке, примерной продолжительности, круге участников, порядке работы и роли приглашенного на этом совещании. Надо выяснить, сможет ли приглашенный принять участие в совещании, а если нет, то по какой причине, и доложить об этом руководителю. Далее следует заблаговременно раздать участникам совещания необходимые материалы.

 

1. Необходимость и значение секретарской деятельности

 

Масштабные социально-экономические изменения, происходящие в нашем обществе, обновление системы управления и составляющих ее элементов, динамичное и повсеместное внедрение новейших информационных технологий предъявляют повышенные требования к качеству современного управленческого персонала. Это утверждение в равной степени относится ко всем категориям работников сферы управления. Незыблемо сохраняются в теории и практике менеджмента основные функции управления, открытые и постулированные еще А. Файолем: от распорядительства до контроля, координации и стимулирования. Но их содержание, соотношение в реальной деятельности руководителей различных уровней претерпевают кардинальные изменения. В качестве «показательного» примера стоит назвать функцию прогнозирования. Степень самостоятельности, вариантность выбора при принятии решений в условиях рыночных отношений и конкурентной экономической среды стали иными. Расширение масштабов деятельности, усложнение выполняемых задач предполагают, что руководители должны больше заниматься решением стратегических вопросов и делегировать выполнение многих тактических и оперативных функций своим подчиненным. Незаменимым помощником руководителя в его разносторонней управленческой деятельности является секретарь. 
Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется уровнем профессиональных знаний секретаря, его умением четко выполнять свои обязанности, освобождая руководителя от нерациональной траты времени. 
Важными факторами успеха в работе секретаря является его умение вести себя с людьми и способность создавать благоприятное впечатление, повышающее авторитет его руководителя. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения и какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам. Именно это отличает работу личного секретаря от работы обычной канцелярии. Секретарь  личный представитель своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм. Использование компьютера значительно ускоряет проведение операций по подготовке и обработке документов, помогает эффективнее организовать рабочее время руководителя и самого секретаря, обеспечивает недоступные ранее возможности по передаче данных через модемные устройства, считыванию информации с печатных документов, обработке одновременно нескольких документов и т.п.. 
Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности организации и ее руководителя и по «без-документному» обслуживанию его работы: телефонные переговоры, прием посетителей, организация проведения совещаний и т.п. Необозримые информационные перспективы открываются перед организациями, фирмами и их руководителями в связи с развитием системы Intегnеt — глобальной компьютерной сети, объединяющей десятки миллионов пользователей более чем 150 стран мира. Intегnеt образует как бы ядро, обеспечивающее связь различных информационных сетей, принадлежащих учреждениям многих стран. Intегnеt становится все более популярной в деловом мире. Компании вполне устраивает быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети. Новая информационная технология требует повышения квалификации как руководителей, так и их секретарей. 
Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые 
выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности организации и ее руководителя и по «без документному» обслуживанию его работы: телефонные переговоры, прием посетители, организация проведения совещаний и т.п. Но объем и виды выполняемых секретарем функций могут значительно изменяться в зависимости от масштабов деятельности организации, специфики решаемых ею задач и других факторов. В крупных организациях и при больших объемах работ многие перечисленные операции выполняются или секретарём, или централизованно специализированными службами: канцелярией, экспедицией, архивом и др.  

2. Организация работы секретаря

 

Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь. Его   важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарской  деятельности. Труд секретаря характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.

     Наличие должностной инструкции  — важнейшая предпосылка рациональной  организации секретарской деятельности. Рассмотрим особенности должностной инструкции секретаря (см. прилож. 1).

В разделе «Общие положения» должен быть строго ограничен круг лиц, которым непосредственно подчинен секретарь. Оптимальное решение — непосредственное подчинение секретаря одному лицу. Должен быть приведен максимально полный перечень инструктивно-методических документов, которыми руководствуется секретарь в своей деятельности, справочных и иных пособий.

     Следует определить требования  не только к профессиональной  грамотности секретаря, но и к  его профессиональному умению (например, печатать, оформлять документы, пользоваться  множительной техникой, владеть  компьютером и т.д.).

     В разделе «Функции и задачи  секретаря» необходимо в общем  плане изложить главные направления  деятельности секретаря. Например: прием и регистрация документов; предварительное рассмотрение документов; контроль за исполнением документов; доставка документов; отправка всех видов служебной корреспонденции; прием и передача телефонограмм; учет явки сотрудников на работу; организация приема посетителей; ведение протоколов (стенограмм) совещаний у руководителя; оформление и регистрация командировочных удостоверений; контроль за формированием дел в подразделениях; контроль за состоянием рабочего места руководителя; выполнение поручений руководителя и т.д.

С исчерпывающей полнотой должны быть определены обязанности секретаря по каждой из выполняемых им функций (делопроизводство, машинопись, связь, прием посетителей, обслуживание руководителя и т.д.)..

В разделе «Ответственность секретаря» следует указать ответственность, которую несет секретарь за неполное или неправильное выполнение своих обязанностей, за неправильное использование или неиспользование своих прав. При этом следует иметь в виду, что в аппарате управления не бывает работ, за выполнение которых никто не несет ответственность.

     Помимо работы с документами  секретарь в большинстве случаев выполняет функции, связанные с организацией приема посетителей, подготовкой и участием в проведении совещаний и заседаний, ведет телефонные переговоры, занимается машинописью и ксерокопированием документов.

    Организация  приема посетителей — одна  из важнейших функций секретаря. При ее выполнении секретарь обязан проявлять тактичность, умение вступать в контакт с посетителями, самостоятельно решать некоторые вопросы. Следует различать три группы лиц, с которыми руководитель поддерживает постоянные или разовые контакты, — это сотрудники учреждения, представители других организаций, граждане, которых руководитель принимает при решении вопросов, относящихся к компетенции возглавляемого им учреждения.   Организуя прием сотрудников,

целесообразно придерживаться следующих рекомендаций. Руководитель должен информировать секретаря о лицах, которые могут быть им приняты в любое время без предварительной договоренности. Прием остальных работников руководитель, как правило, осуществляет в установленные часы, о которых секретарь обязан информировать соответствующий контингент сотрудников. По желанию руководителя секретарь может вести предварительную запись работников, что позволит сократить время ожидания приема; с этой же целью секретарь может пригласить работника по телефону.

       Организуя прием работников других  учреждений, секретарь обязан выяснить, согласована ли заранее (письменно  или по телефону) встреча данного  лица с руководителем. Если встреча  согласована, то секретарь информирует  руководителя о прибытии данного  лица, при необходимости напоминает  ему об этом и в дальнейшем  поступает в соответствии с  его указаниями. Если предварительной  договоренности не было, секретарь  выясняет, из какой организации прибыло данное лицо, его фамилию, существо вопроса и, оценив полученную информацию, может направить это лицо в структурное подразделение. Если же вопрос может решить только руководитель, секретарь докладывает руководителю и действует в дальнейшем в соответствии с его указаниями.