Функции и обязанности секретаря

Содержание 

 

Введение ……………………………………………………………………3

Глава 1. Секретарь в организации…………………………………….…..4

   1.1.Основные функции и качества современного секретаря …………5

   1.2 Личные качества секретаря…………………………………………6  Глава 2. Типовые функции секретаря…………………………………….8                                 

   2.1 Функции секретаря-референта …………………………………….11

   2.2 Функции секретаря руководителя…………………………………13

Глава 3. Организация работы секретаря………………………………...18

Заключение………………………………………………………………..19

Приложение……………………………………………………………….22

Список литературы……………………………………………………….24

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря-референта  со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

Секретарь-референт является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию телефонных разговоров.

Эффективный, профессиональный секретарь  с хорошими деловыми манерами может  оказать значительную помощь своему руководителю и оптимизировать его профессиональную деятельность.

В задачи секретаря входит организационная, коммуникативная, сервисная и множество  других функций. Эффективный секретарь  должен уметь: передавать информацию внешним  и внутренним клиентам, быть устойчивым к неопределенности, соблюдать деловой стиль. Современный секретарь - "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя".

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Секретарь  в организации

 

Секретарь – это, как говорится, лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но и успех партнеров и клиентов фирмы.

Секретарь должен быть всегда в “форме”: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

 

 

1.1 Основные функции и качества современного секретаря

 

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень  общего образования, так и специфические  знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями  секретаря:

• знания, необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);

• знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями;

• знания правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;

• знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю при подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

Чтобы отвечать современным требованиям, секретарь  должен обладать следующими качествами:

• иметь профессиональный имидж;

• хорошо владеть речью и письмом;

• обладать хорошей памятью;

• хорошо ориентироваться во времени;

• содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

• уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

• осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

• быть энергичным, проявлять инициативу;

• быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

• поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

• контролировать финансы офиса;

• быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы.

 

1.2 Личные качества секретаря

 

Принято считать, и совершенно обоснованно, что каждый человек представляет собой уникальную личность.

Современная психология понимает под  личностью более или менее  автономную, устойчивую систему социально  значимых индивидуальных психологических  характеристик человека, делающих его  именно таким, а не другим определяющих его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям, словом — весь его облик, уровень притязаний и реальное поведение. Характеристики эти обусловлены природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темпераментом и др., их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но, в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т. д.

На основе полученных от природы данных (а в случае необходимости и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.

Речь идет о секретаре предприятия, учреждения, организации любой формы  хозяйствования. Указанная профессия  очень распространена во всем мире, особенно среди девушек и молодых  женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчины считается престижной и довольно высоко оплачивается. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Но повышается и уровень профессиональных и других требований к личности секретаря.

 

 

Глава 2. Типовые функции  секретаря

 

Есть несколько позиций, которые  занимают секретари: Receptionist – девушка, работающая на телефоне. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование – умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным  языком, ему предусмотрена должность Office Manager, который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность – Personal Sekretary – помощник генерального директора или президента. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию, как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Без особого рода знаний, умений и  навыков секретарю не справится  со своими обязанностями. А в обязанности входит:

• учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

• оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.. ;

• подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

• оформление протоколов рассылок выписок из них;

• анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

• подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

• прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

• организация приемов посетителей;

• прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

• техническое обеспечение работы руководителя;

• подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

• организация приема работников и посетителей;

• телефонное обслуживание;

• подготовка командировок;

• организация презентаций и специальных приемов гостей;

• стенографирование;

• контроль за праздничными и юбилейными датами;

• обработка почты;

• машинописные работы;

• сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

• сбор материалов для докладов и речей руководителя;

• ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности  могут быть ограничены и дополнены  другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем, уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в  условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Секретари-референты и офис-менеджеры  занимают в иерархии офисных служб  более высокую ступень, чем, например, операторы на телефоне. Поэтому если к секретарю при приеме на работу предъявляют повышенные требования, причем, касающиеся не только внешности, но и знаний, значит, руководителю требуется секретарь, который умеет быть незаменимым и в то же время держаться в тени.

Секретарь-референт, секретарь руководителя, личный помощник руководителя - строго говоря, это три разные должности. Секретарь-референт больше нацелен на работу вне компании, то есть он выполняет распоряжения начальника, касающиеся общения с клиентами и партнерами, поэтому от него требуют знания иностранных языков. В компетенцию секретаря руководителя попадают вопросы, связанные с процессами, происходящими внутри компании, то есть он выполняет задания, имеющие отношения к самой фирме и ее сотрудникам. А вот личный помощник (кстати, ими порой становятся мужчины) может не только организовывать и планировать рабочее время шефа, но и иметь определенные полномочия в принятии серьезных решений или при переговорах. Но для большинства фирм наличие такого количества секретарей у руководителя — непозволительная роскошь, поэтому один человек выполняет работу троих, а как его называть — референтом или помощником, зависит от вкуса начальника. В небольших и средних компаниях, там, где нет целого штата секретарей различной специализации, разные обязанности поручают одному человеку, и в большинстве случаев объявления о приеме на работу подразумевают под этими тремя вакансиями сходный набор функций.

 

2.1 Функции секретаря-референта

 

Секретарь-референт — это одна из первых капиталистических профессий, которые стали необыкновенно популярными после перестройки. Действительно, в советское время должность секретаря руководителя считали тяжелой, скучной и малопрестижной. А вот когда индивидуальные предприниматели стали сами себе начальниками, часто оказываясь при этом молодыми и к тому же богатыми, то большинство претенденток на вакансию секретаря-референта связывали свои ожидания не столько с карьерным ростом, сколько с надеждой удачно выйти замуж. Теперь ситуация изменилась, и всем стало понятно, что работа секретаря — все тот же тяжелый, часто скучный, порой весьма неблагодарный труд.

Перечислим на основе типовых должностных  инструкций основные функции секретаря-референта:

• информационно-справочное обслуживание по документам предприятия;
• методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия;
• документирование деятельности совещательных органов предприятия;
• оперативно-организационное обслуживание руководства;
• ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

Секретарь-референт должен:

• осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия;
• обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации;
• контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия;
• осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение;
• осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения;
• осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.);
• вести прием посетителей;
• выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия: