Функции и обязанности секретаря

- оформление приказов по личному  составу;

- оформление  личных карточек формы Т-2 или  личных дел;

- оформление  трудовых книжек;

- оформление  и ведение трудовых контрактов (договоров);

- оформление  командировочных документов;

- оформление  листов нетрудоспособности;

- ведение табеля  учета рабочего времени;

- выдача справок о трудовом  стаже и зарплате.

• обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ;
• использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия;
• проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;
• выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

 

2.2 Функции секретаря руководителя

 

Обязанности секретаря руководителя очень разнообразны: планирование рабочего дня шефа, организация работы офиса, переговоры с клиентами и партнерами по заданию начальника, поиск и предоставление транспортных средств для руководителя и других сотрудников и служб, устройство встреч, как на территории офиса, так и в неслужебной обстановке, ведение документации и многие другие дела служебного характера. Кроме этого, босс может возложить на своего помощника и личные проблемы, например, отправлять поздравления (подарки, цветы) к праздникам не только в организации, с которыми сотрудничает фирма, но и родственникам. Поскольку рабочий день руководителя обычно ненормированный, то и секретарю часто приходится засиживаться на работе допоздна.

Чтобы стать начальнику незаменимым  помощником, секретарь должен обладать такими личностными качествами, как  готовность к работе, исполнительность, аккуратность, ответственность, деликатность, скромность, умеренная инициативность, умение запоминать и делать выводы. Невозможно занимать эту должность, не обладая навыками машинописи (200 уд./мин), делопроизводства, стенографии, хорошего знания ПК. Все эти умения приобретают самостоятельно по книгам и самоучителям (их существует великое множество), в процессе предыдущей работы или на курсах. Из профессиональных навыков также необходимы умение вести переговоры, грамотность и хорошее владение устной и письменной речью, потому что секретарю руководителя приходится фиксировать приказы, вести деловую переписку и т. п.

Если в обязанностях в основном преобладает работа секретаря-делопроизводителя, то требуется высшее лингвистическое  образование, если же нужен именно помощник, то предпочтение отдают высшему образованию в отрасли специализации компании.

Очень большую роль играет психологическая  совместимость, сходство характеров, а  также умение секретаря держаться  в тени. В эту профессию идут те, кого вполне устраивает положение помощника, правой руки. Порой, руководитель бывает несправедлив к своему секретарю, так как он чаще других попадает под горячую руку.

Однако хороший начальник и  толковый опытный секретарь функционируют  как один отлаженный механизм. Тому есть немало примеров, особенно это касается секретарей ученых или писателей. Многие известные люди начинали с секретарской должности.

Нельзя обойти стороной еще один деликатный вопрос: нерабочие отношения  между начальником и его секретаршей. Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, следует сразу присмотреться к потенциальному начальнику и, отправляясь на собеседование, одеться так, чтобы подчеркнуть свои деловые качества, а не внешние достоинства. Если вы не получите это место, следовательно, начальнику надо было от секретаря совсем другое, и вы удачно избежали проблем.

Устраиваясь на работу, необходимо подробно обсудить свои обязанности, а еще  лучше — попросить должностную  инструкцию. Часто наивность секретарей, большинство из которых — молоденькие  девушки, плохо разбирающиеся в людях и в жизни, становится одной из причин неприятных последствий. Принимая и поощряя подарки, отвечая на ухаживания, поддерживая игривые разговоры и двусмысленные шутки, одеваясь в откровенные или вызывающие наряды, девушка часто неосознанно создает впечатление своей доступности. Поэтому, не умаляя вины любителей воспользоваться служебным положением, стоит все же предостеречь их от ошибочных шагов.

Хотя секретарь находится ближе  всех к руководителю, его карьерный  рост ограничен. Безусловно, из всякого правила бывают исключения, но особенно обольщаться не стоит.

К основным функциям относят:

• осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
• ведение делопроизводства;
• организация приема посетителей.

Секретарь руководителя должен в процессе своей деятельности:

• осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;
• принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;
• вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;
• принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;
• готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;
• следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;
• организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;
• по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;
• выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;
• осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;
• вести контрольно-регистрационную картотеку;
• обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;
• печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных;
• организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
• формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
• копировать документы на персональном ксероксе.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Организация  работы секретаря

 

Главная фигура делопроизводственного процесса — секретарь-референт. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, — оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.

Состояние делопроизводства и общая  культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяется качеством труда секретаря, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип деятельности. Труд секретаря характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции (см.Приложение).

 

 

Заключение

 

Важными факторами успеха работы секретаря  является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь-референт должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь-референт является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

Роль секретаря-референта, как она  определяется в брошюре Европейской  ассоциации профессиональных секретарей, состоит в том, чтобы знать  существо деятельности своего руководителя и уметь значительную часть этой работы брать на себя.

В обязанности секретаря входит:

Стенографирование, печатание стенограмм, составление писем и т.д.

Получение, обработка входящей и  исходящей почты.

Ведение телефонных разговоров, организация  приемов.

Ведение дневника руководителя; организация его встреч.

Организация деловых поездок руководителя.

Регистрация деловой корреспонденции, ведения дел.

Организация и участие в работе совещаний.

Организация дел в кабинете руководителя.

Освобождение руководителя от рутинных операций.

Информационное обеспечение.

Оформление банковских счетов.

Руководство деятельностью подчиненных  секретарю делопроизводственных служб  и персонала.

Соблюдение положительных правил техники безопасности.

Организация и руководство работой  по обеспечению неразглашения обработанной информации.

Обеспечение секретариата и руководителя необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Организация общих собраний и мероприятий  общего характера.

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь-референт, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина для уничтожения бумаг и копировальный аппарат. Секретарь-референт должен знать, уметь и максимально использовать имеющиеся средства для повышения оперативности и эффективности своего труда.

Компьютер стал незаменимым в практике секретаря-референта и по праву  занимает первое место на его рабочем  столе. Секретарю, он помогает выполнять  широкий круг задач:

составление и редактирование документов;

регистрация и контроль исполнения документов;

хранение и поиск документов, другой полезной информации;

прием и передача документов по каналам  связи;

архивное хранение документов;

организация своего рабочего времени  и времени руководителя и др.

Таким образом, можно сделать  вывод, что в современных условиях технические средства в работе секретаря-референта очень важны и незаменимы. Они позволяют существенно сократить рабочее время, улучшить процесс делового общения, качественно улучшить выполнение рабочих обязанностей. Разнообразие технических средств позволяет охватить все аспекты деятельности любой современной фирмы.

Подводя итог, можно сказать, что высокая планка требований и высокая оплата труда, соответствующая квалификации секретаря-референта, сделали эту профессию престижной и привлекательной. Но существуют и отрицательные моменты в этой профессии. Например, секретарь подвергается стрессовым ситуациям значительно чаще остальных сотрудников – это и нежелательные или навязчивые посетители, и несдержанность руководителя, и напряженный темп работы, и т.д. Кроме того, здесь имеется несколько вредных производственных факторов, например, работа на компьютере негативно сказывается на зрении, работа с оргтехникой подвергает дополнительному электромагнитному излучению и т.п.

Секретарь-референт - важная профессия, особенно в наше время, в эпоху создания все новых и новых фирм. В большей степени от него тоже будет зависеть успех фирмы или предприятия.

 

 

Приложение

Должностная инструкция секретаря

 

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Фамилия И.О. ________________

«________»_____________ ____ г.

 

1. Общие положения

 

1.1. Секретарь относится  к категории технических исполнителей.

1.2. Секретарь назначается  на должность и освобождается  от нее приказом генерального  директора компании.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.

1.4. На время отсутствия секретаря  его права и обязанности переходят  к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе  по организации.

1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).

1.6. Секретарь руководствуется в  своей деятельности:

- законодательными актами РФ;

- Уставом компании, Правилами внутреннего  трудового распорядка, другими нормативными  актами компании;

- приказами и распоряжениями  руководства;

- настоящей должностной инструкцией.

 

2. Должностные обязанности секретаря

 

Секретарь выполняет следующие  должностные обязанности:

2.1. Осуществляет работу  по организационно-техническому  обеспечению административно-распорядительной  деятельности руководителя.

2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.3. Принимает документы  и личные заявления на подпись руководителя.

2.4. Отвечает на телефонные  звонки, фиксирует и передает  служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных  переговоров руководителя.

2.5. По поручению руководителя  составляет письма, запросы, другие документы.

2.6. Выполняет работу  по подготовке заседаний и  совещаний, проводимых руководителем  (сбор необходимых материалов, оповещение  участников о времени и месте  проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы  заседаний и совещаний.

2.7. Осуществляет контроль  за исполнением работниками предприятия  изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков  выполнения указаний и поручений  руководителя, взятых на контроль.

2.8. Обеспечивает рабочее  место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.