Картотеки документов

После исполнения документа  карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется для создания дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов).

В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек - 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.

 

4 Хранение  картотеки документов

 

Для ведения архива выделяется штатная должность "архивист" или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия или его заместителю.

В задачи архива входит:

- прием, учет и хранение  документов законченных делопроизводством;

- информационно-справочная  работа по архивным документам предприятия;

- организационно-методическая  помощь по ведению делопроизводства.

Лучше всего расположить  архивохранилище в специально выделенном отдельном помещении. В исключительных случаях можно использовать часть  помещения со стеллажами, шкафами или сейфами, в котором можно было бы обеспечить сохранность документов.

Специалистами установлен оптимальный срок использования  документов в делопроизводстве - 3 года (ряд предприятий сократили этот срок до 2 лет и 1 года). После истечения этого срока решается дальнейшая "судьба" документов: оставить ли их для дальнейшего использования в делопроизводстве, организовать архивное хранение документов или уничтожить.

Для определения сроков архивного хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит из трех человек. Примерный состав ЭК: зам. директора, ведущий специалист (юрист, работник делопроизводства, бухгалтерии или отдела кадров) и секретарь-референт. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия.

Определение сроков архивного  хранения конкретных документов проводится по "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденному руководителем Росархива 06. 10. 2000.

Прием-передача дел в архивное хранение документов производится работником службы делопроизводства (секретарем-референтом) и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого документа делается отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи.

Вместе с документами  на архивное хранение предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные  картотеки на документы. Заголовки  этих регистрационных форм также  должны быть включены в опись.

Только после передачи документов на архивное хранение предприятию разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт. Уничтожение документов осуществляется с помощью специальных машин типа "Shreder" не менее чем двумя работниками предприятия.

Документы постоянного  хранения и по личному составу коммерческих предприятий могут передаваться в государственные архивы на договорной основе.

Место архивного хранения документов должно быть известно и  доступно всем работникам и акционерам коммерческого предприятия. Об адресе и телефоне архива сообщается на общем собрании работников организации и информация об архиве вывешивается на стенде предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

От четкости и оперативности обработки и  движения документов в конечном итоге  зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.    Неважно на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным обменом электронными документами в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

 

Список используемой литературы

 

1. Андреева В. И., Делопроизводство, Практическое пособие, Изд. 8-е, переработанное и дополненное, Москва, 2003;
2. Басаков М. И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) : учебное пособие для образовательных учреждений среднего профессионального образования / М. И. Басаков . - 2-е изд . - М. : Дашков и К' , 2003;
3. Кирсанова М. В. Современное делопроизводство : учебное пособие для вузов / М. В. Кирсанова . - 3-е изд . - М. : ИНФРА-М , 2003.