Документы

Систематизация  документов

Хранение документации в  любой компании необходимо не только для того, чтобы следовать законодательным  нормам, но и для внутреннего контроля качества работы и динамики развития компании. Для облегчения процесса работы с уже исполненными документами  необходимо периодически проводить  такую процедуру, как систематизация документов.

В делопроизводстве систематизация документов применяется как к  документам постоянного хранения, так  и к документам временного хранения (срок хранения которых менее  10 лет).

Систематизация  документов включает в себя две основных цели

• правильное оформление документации в соответствии со всеми законодательными нормами,
• физическая сохранность документации.

Конечно, основной целью  систематизации документов является формирование их в дела, которые по истечении  определенного срока передаются на архивное хранение. В зависимости  от ценности дела, оно направляется либо в Государственный архив, либо в архив организации. Стоит отметить, что для передачи дел в архив  необходимо правильно их оформить. Все документы нумеруются, подшиваются  в одну папку, которая обязательно  снабжена так называемой «этикеткой». На этикетке указана вся основная информация и реквизиты, связанные  с делом. Затем дело отмечается в  специальном перечне, который носит  название «номенклатура дел». В нем  указывается название дела, срок его  хранения и особая информация, касающаяся непосредственно документов.

Систематизация документов как гарантия их физической сохранности  тоже играет немаловажную роль в делопроизводстве. При проведении систематизации в  случае необходимости дела сшивают  заново. Ответственность за эту процедуру, как правило, несет сотрудник  отдела делопроизводства. Однако в  некоторых небольших компаниях  эту функцию выполняет бухгалтер.

Систематизация документов – процесс трудоёмкий. Но именно он помогает в дальнейшем значительно  упростить работу с большим количеством документов и превратить обращение к нужной документации из энерго- и времязатратной процедуры в элементарную.

 

Формирование и оформление дел

 

Формирование  дел – это группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

 

Делом  называют  совокупность  документов (в  отдельных  случаях – документ), относящихся  к  одному  вопросу или участку  деятельности,  помещенных в отдельную  обложку.

 

Правильное формирование дел способствует:

•  оперативному поиску необходимых документов;

•  обеспечивает их сохранность;

•  устанавливает  порядок в организации делопроизводства.

 

Формированием дел в структурных подразделениях учреждений и предприятий занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

 

Группировка документов в дела производится согласно отметкам исполнителей на исполненных  документах «В дело №…» в строгом соответствии с номенклатурой дел.

 

Документы постоянного  и временного сроков хранения группируются в отдельные дела. Следует раздельно  группировать оригиналы и копии  документов,  годовые, квартальные  и месячные планы и отчеты, приказы  вышестоящей и подчиненной организаций, поскольку они имеют различные  сроки хранения.

 

В дела формируются  документы одного делопроизводственного  года, за исключением переходных и  личных дел. 

 

Дело с  документами не должно превышать 250 листов (30–40 мм толщины).

 

Документы в  деле могут располагаться в порядке  разрешения вопросов, хронологии, алфавита, нумерации и др.  В  большинстве  фирм  формирование  дел  проводится  по  наименованиям  видов 

документов, например, акты, приказы, контракты.

 

Устав  предприятия  и  другие  учредительные  документы  формируются  в  самостоятельное  дело. Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

 

Дела организации, предприятия при их завершении по окончании года подлежат оформлению. 

 

Оформление  дел включает комплекс работ по технической  обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений  при методической помощи и под  контролем ведомственного архива.

 

В зависимости  от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

 

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу. 

 

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или  переплет дел; нумерацию листов в  деле; составление заверительной  надписи дела, составление (в необходимых  случаях)  внутренней  описи  документов  дела,  внесение  необходимых уточнений  в реквизиты обложки дела (наименования организации, индекса и заголовка  дела, даты дела и др.).

 

Документы постоянного  и  временного  хранения  свыше 10 лет следует подшивать (переплетать) в  дела с твердой обложкой.

 

Листы в деле нумеруются черным (графитовым)  карандашом  или  нумератором; каждый  том  дела нумеруется  самостоятельно.  В конце дела (тома) на  отдельном  листе делается заверительная надпись,  в  которой  цифрами  и  прописью  указывается  количество  пронумерованных  листов, отражаются исправления в  нумерации, оговаривается особенность  физического состояния документов и  проставляется  подпись лица, ответственного за де-

лопроизводство, с указанием должности, а также  дата.

 

Дела  временного ( до 10 лет  включительно)  хранения  подлежат  частичному оформлению; дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в  деле, листы дела не нумеровать, заверительные  надписи и внутренние описи документов не составлять.

 

Обложки дел постоянного и временного хранения должны иметь следующие  реквизиты: 

•  наименование вышестоящей организации;

•  наименование структурного подразделения;

•  индекс дела по номенклатуре дел и номер  тома;

•  заголовок  дела;

•  срок хранения;

•  дата (год) или крайние даты начала и окончания  дела;

•  количество листов, номер фонда, описи и дела по описи.

 

С момента  заведения и до передачи в ведомственный  архив документы хранятся в структурных  подразделениях.

 

Руководители  структурных подразделений  и  сотрудники,  отвечающие  за  делопроизводство, несут ответственность за сохранность  документов и дел.

 

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками  дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным  признакам.

 

При формировании дел необходимо соблюдать следующие  требования:

1) в дело помещаются  документы, работа по которым  проведена;

2) документы, подшитые  в дело, являются подлинниками  или заверенными копиями;

3) документы разных сроков  хранения формируются в разные  дела;

4) документы, касающиеся  одного вопроса, помещаются в  одно дело;

5) в дело включается  один экземпляр документа;

6) документ должен быть  правильно оформлен;

7) в дело формируются  документы одного года;

8) документы внутри дела  располагаются в хронологической  или нумерационной последовательности.

 

Номенклатура  дел

Номенклатура  дел –  систематизированный перечень наименования  дел,  заводимых в организации, с  указанием  сроков  их хранения, оформленный  в установленном  порядке.

Номенклатура  предназначена:                                                                                        •для группировки исполненных документов в дела;                                                      •учета и обеспечения сохранности дел;                                                                    •оперативного поиска документов в делах.

Номенклатуры  дел подразделяются:                                                                                     •  на типовые;                                                                                                                     •  примерные;                                                                                                                    •  конкретного предприятия (сводные).

Типовая номенклатура дел  составляется для однородных по характеру  деятельности  и  структуре  организаций (предприятий),  например:  типовая  номенклатура дел школ. Она устанавливает  единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел  устанавливает примерный  состав и индексы для организаций,  однородных  по  характеру  деятельности,  но  разных по  структуре,  и  носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел конкретного  предприятия (сводная) составляется на основе номенклатур дел структурных  подразделений для отдельного предприятия  и отражает его специфику. 

Сводная номенклатура дел  организации составляется службой  ДОУ, подписывается  руководителем  организации,  согласовывается  с  экспертной  комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на  хранение,  а затем утверждается  руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.

Ежегодный экземпляр сводной  номенклатуры дел является документом постоянного хранения, он регистрируется и включается в раздел номенклатуры дел общего отдела, канцелярии и  др.

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений  организации. Первым разделом номенклатуры является «секретариат» («дирекция», «отдел  документационного  обеспечения  управления»).  Другие  структурные  подразделения располагаются после  секретариата по степени значимости.

Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат  – 1, бухгалтерия – 2 и т. п.).

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел  с присвоением им соответствующих  индексов, например: в индексе 1-2 (1 –  соответствует секретариату, а 2 – порядковому номеру дела, заведенному в секретариате).

Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:                                                       •  название вида документов (приказы, контракты, протоколы);                              •  краткое  содержание («Переписка с  ОАО «Эра» по  строительству автостоянки»);                                                                                                                      •  дата (период), к которому относятся документы дела («Приказы по основной деятельности за 2005 г.»).

В  ряде  случаев  можно  использовать  термин «Документы»  с  расшифровкой  в скобках  их  видов,  например «Документы ( акты,  договоры,  переписка)  об  аренде технических средств за 2005 г.».

Срок хранения каждого  дела в номенклатуре определяется по «Перечню  документов с указанием  сроков хранения» со ссылкой на соответствующую  статью перечня. Этот вопрос решается архивистом предприятия.

В графе «Примечание» проставляются  отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу, о делах, переходящих на следующий год (например, «Переходящее дело с 2004 г.»), изъятых или утерянных делах и т. п.

В графе «Примечание» при  большом объеме хранящихся документов указывается против каждого дела номер шкафа и номер полки, где оно хранится.

Количество  дел в  номенклатуре  указывается,  как  правило,  по  окончании года.

При заведении второго  тома  какого-либо дела рекомендуется  сразу же заполнить эту графу.

Номенклатура  дел  составляется  делопроизводственной  службой,  секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста  предприятия.

Номенклатура дел подписывается  ответственным составителем, архивистом, согласовывается  с  экспертной  комиссией  и  утверждается  руководителем  предприятия.

Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.