Документація трудових книжок

Внесення цих, здавалося  б, найпростіших відомостей супроводжується  в практиці значною кількістю  помилок. Нерідкі випадки записування  прізвища, імені та по батькові працівника «на слух», без строгої відповідності даним паспорта («класичним» прикладом такої розбіжності є імена Наталія й Наталя). Рідше, але все-таки зустрічаються скорочення довгих імен та по батькові й навіть заміні їхніми ініціалами, що абсолютно припустимо (п. 2.10. Інструкції).

Дату народження пишуть іноді або шістьома арабськими цифрами (наприклад: 25.04.71 р.), або змішаним буквено-цифровим способом з невірним позначенням року народження (наприклад, 15 травня 52 р.), або римськими цифрами (наприклад, 3/VIII-47 р.), давно виведеними із уживання в трудових книжках. Відповідно до Інструкції (п. 2.3) дата народження записується вісьма арабськими цифрами: число й місяць повинні бути двозначними, рік - чотиризначним, наприклад 08.09.1963, або дата записується змішаним буквено-цифровим способом з обов'язковою вказівкою року чотирма цифрами, наприклад 8 вересня 1963 р. Інформація про рівень утворення працівника в сучасній формі трудової книжки, по-перше, не повинна бути відсутньою, а по-друге, повинна бути вписана над відповідною лінійкою, а не підкреслена під нею.

Іншою помилкою в даній  частині титульного аркуша трудової книжки є відсутність відомостей про спеціальності, незважаючи на напис «вище» у рядку про утворення:

Допускаються помилки  й при заповненні відомостей про  професії або спеціальність.

Громадянинові, що ще не має ніякої професії або спеціальності, нерідко вписують у трудову книжку найменування займаного їм робочого місця або виконуваного виду робіт  замість того, щоб залишити даний  рядок незаповненої до часу одержання  працівником професійного утворення із присвоєнням відповідної кваліфікації.

Правильність внесених у титульний аркуш відомостей перевіряє власник трудової книжки (працівник) і завіряє своїм підписом.

У титульному аркуші передбачається ще один підпис - особи, відповідального за видачу трудових книжок. Працівники кадрових служб нерідко ставлять у правому нижньому куті титульного аркуша особистий підпис (відповідно до паспорта), не звертаючи уваги на позначку «(розбірливо)»: Титульний аркуш трудової книжки обов'язково повинен бути завірений печаткою організації або печаткою відділу кадрів. Трудова книжка без печатки на титульному аркуші є недійсною.

Досить чіткі вказівки Інструкції про порядок заповнення титульного аркуша трудової книжки не рятують від серйозних помилок, що викликають ускладнення при оформленні пенсії, тому працівник кадрової служби, приймаючи трудову книжку від громадянина, що надходить на роботу, зобов'язаний перевірити правильність написання прізвища, імені, по батькові, дати народження й інших відомостей у титульному аркуші, зрівнявши їх з паспортом і документами про утворення. При виявленні помилки, зробленої на колишнім місці роботи й вчасно не виявленої (зіпсований у момент заповнення бланк трудової книжки не був знищений і замінений іншим), адміністрація по-новому (останньому) місцю роботи повинна внести зміни в записі титульного аркуша.

При заміні прізвища, імені, по батькові й дати народження однією рискою закреслюється колишня інформація, а потім записується нова (для  прізвища - нижче, на наступному рядку; для імені, по батькові й дати народження - вище або поруч, на тім же рядку). Неприпустимо при заміні цих даних закреслювати окремі букви або цифри з позначкою "Виправленому вірити", як це нерідко роблять недосвідчені працівники кадрових служб (п. 2.12 Інструкції).

Внесені в титульний  аркуш зміни обов'язково підтверджуються  посиланнями на відповідні документи: паспорт, свідоцтво про народження, свідчення про шлюб і т.п. Посилання  на ці документи даються на внутрішній стороні обкладинки трудової книжки й засвідчуються підписом керівника організації або працівника кадрової служби й печаткою організації або печаткою відділу кадрів.

У такому ж порядку  при необхідності вносяться зміни  у відомості про утворення, професію, спеціальності. При зміні рівня  утворення дається посилання на документ, отриманий по закінченні навчального закладу. Досить часто працівники організацій і підприємств, одержуючи нові професії або спеціальності, згодом просять вписати їхнього найменування в титульний аркуш трудової книжки. Слід зазначити, що Інструкція цього не припускає, а в титульному аркуші не відведене місце для перерахування знову отриманих професій і спеціальностей. Установлення робітникові другої й наступної професій із вказівкою привласнених розрядів відзначається в розділі "Відомості про роботу", одержання нових спеціальностей не фіксується в трудовій книжці. Змістовна частина трудової книжки має табличну форму, що включає 4 графи: порядковий номер запису, дата (число, місяць, рік), інформація про роботу, або про нагородження, або про заохочення, підстава внесення запису. Без табличної форми, звичайно за допомогою спеціального штампа, заносяться відомості про призначення пенсії (див. Додаток Г, п. 1.)

Як висновок можна  сказати, що у титульному аркуші трудової книжки відбиваються основні відомості про працівника: прізвище, ім'я, по батькові; дата народження; професія або спеціальність.

 

 

 

 

 

 

 

2. ПОРЯДОК ВЕДЕННЯ ТА ЗБЕРІГАННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

 

  2.1. Заповнення трудових книжок

Трудові книжки і вкладки до них  заповнюються у відповідальних розділах українською та російською мовами.

Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або вповноважений  ним  орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.

У трудову книжку вносять такі відомості:

• про працівника – його прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;
• про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
• про нагородження державними нагородами та відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;
• про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв'язку з цим.

Стягнення у трудовій книжці не зазначаються.

Трудова книжка вперше заповнюється в присутності працівника не пізніше тижневого строку від дня його прийому на роботу. У неї вносяться:

- відомості про працівника, тобто прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, (на підставі  відомостей паспорта) утворення, професія, спеціальність (на підставі диплома), кваліфікація;

- відомості про роботу, тобто прийом на роботу, переклад  на іншу постійну роботу, звільнення  з посиланнями на відповідні  накази;

- відомості про заохочення  й нагородження;

- відомості про відкриття, на якому є в працівника дипломи про використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції й про виплачені у зв'язку із цим винагородах.

Отже, трудова книжка відбиває всю оплачувану трудову  діяльність працівника і є основним документом про його трудову діяльність. По трудовій книжці обчислюється загальний, спеціальний і безперервний стаж працівника.

Всі відомості в трудову  книжку заносяться без скорочення - повністю. Прізвище, ім'я, по батькові й  дата народження працівника вказуються на підставі паспорта, утворення (загальне й спеціальне) - на підставі відповідного документа, професія й спеціальність також указуються на підставі документа. Всі зміни в цьому заносяться в трудову книжку на підставі відповідних документів по останньому місцю роботи. Так, якщо робітникові в період роботи присвоюється новий розряд, то в трудовій книжці про це вноситься відповідний запис.

За бажанням працівника в трудовій книжці окремим рядком указується його робота із сумісництва  й про її закінчення.

Студентам, що має трудові книжки, аспірантам і клінічним ординаторам навчальний заклад (наукова установа) вносить запис про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих і середніх спеціальних навчальних закладів.

Період їхньої роботи в студентських загонах, на виробничій практиці й при проведенні науково-дослідної договірної роботи також вноситься в трудову книжку окремим записом на підставі відповідної про це довідки.

З посиланням на дату, номер  і найменування відповідних документів у трудову книжку за місцем роботи до занесення відомостей про роботу на даному виробництві вносяться наступні записи окремим рядком:

- про час служби  в армії, флоті, органах державної  безпеки, внутрішніх справ і  всіх видів охорони;

- про час навчання  у вищому й середньому спеціальному навчальному закладах й аспірантурі, якщо це раніше не було занесене;

- про час навчання  в ПТУ й інших училищах, на  курсах й у школах по підвищенню  кваліфікації й підготовці кадрів;

- про роботу як члена  колгоспу.

Записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванню чинного законодавства й містить посилання на відповідну статтю, пункт закону.

Всі записи про прийняття  на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також  про нагороди та заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення – в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).

Дати пишуться арабськими цифрами (число й місяць – двозначними), наприклад: 05.01. 2002.

Записи виконують акуратно, кульковою  ручкою або чорнилом чорного, синього  чи фіолетового кольорів і звіряються печаткою.

З кожним записом, що вноситься  у трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, власник або вповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова відомча форма № П-2), в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці (вкладці).

В разі потреби власник  або вповноважений ним орган  може видати працівникові на його прохання завірений витяг із трудової книжки.

Якщо підприємство, на якому зроблено неправильний або неточний запис, ліквідовано, то виправлення вноситься правонаступником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає – то вищою організацією, якій підпорядковувалось ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності – облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя та держархівом при Раді Міністрів Криму.

Виправлені відомості  про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення та інші мають точно відповідати оригіналові  наказу (розпорядження).

У разі витрати наказу (розпорядження) або невідповідності  його фактичного виконуваній роботи виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Свідчення  осіб не можуть бути підставою для виправлення  внесених раніше записів.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладки) закреслювати рішення внесені неточні або неправильні записи забороняється.

Якщо, наприклад, треба  змінити запис відомостей про  роботу, то після закінчення відповідного порядкового номеру запису й дати його внесення в графі 3 пишуть: «Запис за номером… недійсний. Прийнято на посаду…» і в графі 4 повторюють дату й номер наказу (розпорядження) власника або вповноваженого ним орган, запис якого неправильно внесено в трудову книжку [4].

Так само виправляються недійсні записи про звільнення й переведення  на іншу постійну роботу в разі їхньої незаконності, встановленої органом  з питань розгляду трудових суперечок, і поновлення на попередній роботі. Наприклад, пишуть: «Запис за номером… недійсний: поновлений на попередній роботі». У разі зміни формулювання причин звільнення пишуть: «Запис за номером… недійсний: звільнений…» (зазначають правильне формулювання).

У графі 4 в такому разі робиться посилання  на наказ про поновлення на роботу або про зміну формулювання причини звільнення.

Якщо в трудовій книжці є запис  про звільнення або переведення  на іншу роботу, визначений недійсним, то на прохання працівника видається  дублікат трудової книжки, в який не вноситься цей запис.

Внесення відомостей про працівника.

Відомості про працівника записується  на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім'я та по батькові (повністю, без скорочення або зміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказується на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

 Після поставляння дати заповнення  трудової книжки її власник  своїм підписом засвідчує правильність  внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки  підписує особа яка відповідає  за видачу трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що прирівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Зміни в записи прізвища, імені, по батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо) з посиланням на їхні номери й дати.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюються, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дати народження й записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки й засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.