Документація трудових книжок

При виписуванні трудової книжки (вкладки  до неї або дублікат) власник або  вповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості.

У разі неправильного первісного заповнення трудової книжки або вкладки до неї, а також псування бланків їх через  недбале зберігання вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.

Якщо трудову книжку працівника загублено підприємством у  наслідок стихійного лиха або з інших причин, то йому видається дублікат трудової книжки без стягування суми її вартості.

Трудові книжки та дублікат їх, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у  відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок. Після цього терміну не затребувані трудові книжки (дублікати їх) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню в установленому порядку.

Власник або вповноважений ним орган зобов’язаний постійно мати потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладок до них.

На підприємстві ведеться також  документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнення трудових книжок:

• книга обліку бланків трудових книжок і вкладок до них;
• книга обліку руху трудових книжок і вкладок до них.

У книзі обліку руху трудових книжок і вкладок до них фіксуються всі  операції, що пов’язані з одержанням і витраченням бланків трудових книжок і вкладок до них із зазначенням  серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства [12].

Книга обліку руху трудових книжок і  вкладок до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом  підприємства, який здійснює прийняття  і звільнення працівників. У цій  книзі реєструються всі трудові книжки, що одержано від працівників при влаштуванні їх на роботу, а також трудові книжки і вкладки до них, виписані працівникам, які раніше не мали їх.

Про одержання трудової книжки у  зв’язку зі звільненням працівники розписуються в особовій картці й у книзі обліку.

Обидві зазначені книги мають  бути пронумеровані, прошнуровані та стверджені підписом керівника підприємства й  відбиток гербової (круглої, що прирівнюється  до гербової) печатки [7].

Бланки трудових книжок і вкладок  до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності й видаються на заяву під звіт особі, котра відповідає за ведення трудових книжок.

Особа, яка відповідає за ведення  трудових книжок, щомісяця подає до бухгалтерії звіт про наявність  бланків трудових книжок і вкладок до них і про суми, одержані за заповнені трудові книжки та вкладки до них, разом з прибутковим ордером каси підприємства.

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладку до неї), зобов’язана негайно  заявити про це власникові або  вповноваженому ним органові за місцем останньої роботи. Не пізніше ніж за 15 днів після заяви, а в разі ускладнення – в інший термін, власник або вповноважений ним орган видає працівникові нову трудову книжку або вкладку до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» у правому верхньому куті першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладка  до неї заповнюється за загальними правилами. У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження й» «Відомості про заохочення» дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження й заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування  на це підприємство вже працював, то заповнюючи дублікат трудової книжки, в розділі «Відомості про роботу» в графу 3 спочатку вносять запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами.

Загальний стаж роботи записується  сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу й на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Після цього загальний стаж, підтверджений  належно оформленими документами, записується за окремими періодами  роботи в такому порядку: у графі 2 зазначається дата прийняття на роботу; у графі 3 пишеться назва підприємства, де працював працівник, а також назви цеху (відділу) й посади (роботи), на яку було прийнято працівника. Відомості про роботу за сумісництвом та за суміщенням професій у дублікаті трудової книжки вносяться на бажання працівника.

Якщо в поданих працівником  документах є відомості про переведення  його на іншу постійну роботу на тому самому підприємстві, то про це робиться запис.

Після цього в графі 2 записується  дата звільнення, а в графі 3 –  причина звільнення, якщо в поданому працівником документі є такі дані.

Якщо подані працівником документи  не містять повних даних про роботу в минулому, то в дублікат трудової книжки вносять тільки ті дані, що є  в документах.

У графі 4 зазначаються назва, дата й номер документа, на підставі якого зроблено відповідні записи в дублікаті. Власники або вповноважені ними органи попередніх місць роботи зобов’язані сприяти своєму колишньому працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж його роботи до влаштування на останнє підприємство.

Якщо трудова книжка (вкладка  до неї) стала непридатною (наприклад, обгоріла, розірвалася, забруднилася), то власник або вповноважений  ним орган за останнім місцем роботи видає працівникові дублікат трудової книжки (вкладки до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис: «Видано дублікат», а книжка повертається працівникові. Влаштовуючись на нове місце роботи, працівник зобов’язаний пред’явити дублікат трудової книжки [4].

 

ВИСНОВКИ

 

З вищесказаного можна зробити  наступні висновки:

Основним документом, який засвідчує час роботи на тій  чи іншій посаді та підтверджує загальний  стаж для пенсійного забезпечення, згідно зі ст.48 Кодексу законів про  працю України, є трудова книжка. Історично сформулювались особливі умови ведення цих документів. Так, ….і. т.д.

Підготовка до введення трудових книжок проходить декілька етапів. По-перше, прийняти по відповідному акті трудові книжки робітників та службовців, наявні в наявності в кадровій службі.

По-друге, перевірити наявність  і правильність ведення книги  обліку руху трудових книжок і вкладишів  до них. У цій книзі повинні  бути зареєстровані всі трудові  книжки робітників та службовців, отримані від них при надходженні на роботу, а також оформлені ними уперше (див. Додаток А).

По-третє, перевірити наявність  і схоронність трудових книжок працівників.

  При заповненні трудових  книжок вносять такі відомості:

• про працівника – його прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;
• про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
• про нагородження державними нагородами та відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України

 У разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

Якщо працівник працездатного  віку протягом останніх двох років  перед звільненням підвищував кваліфікацію, то треба це зазначити.

У разі звільнення осіб, які працювали  в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних  записів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж, у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та засвідчується печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.

Трудові книжки та дублікат їх, що не були одержані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у  відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок. Після  цього терміну не затребувані  трудові книжки (дублікати їх) зберігаються в архіві підприємства протягом 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню в установленому порядку.

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНОЇ  ЛІТЕРАТУРИ

 

Підручники, монографії:

1. Іванова Т.В., Піддубна Л.П. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: навчальний посібник К.: Центр учбової літератури, 2007. - 360с. [110]
2. Скібіцька Л. І. Діловодство. Навчальний посібник. Друге видання. –К.:Кондор, 2009. – 220 с.[108]
3. Ломачинська І.М., Товт І.С. Кадрове Діловодсво.  Навч. посіб. - К., 2011. - 182 с.[84]
4. Дрижчан С. Головне джерело трудового права // Праця і зарплата. – 2004. - №45. – С.2-3.

 

Електронні видання

5. http://www.ukrreferat.com/index.php?referat=23675
6. http://referatus.com.ua/rizne-referati-i-kursovi-z-riznih-napryamkiv/trudova-knizhka-osnovniy-dokument-pro-trudovu-diya/?page=last#ixzz2llg3BdAb

 

                                            Стандарти:

7. Про затвердження Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників . Міністерства праці та соціальної політики України, 
   Міністерства юстиції України від 08.06.2001 р. N 259/34/5)

 

                                               Документи:

8. Трудовий кодекс України. – К., 2001.
9. Інструкції про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженої наказом Мінпраці України, Мінюстиції України, Мінсоцзахисту України від 29 липня 1993 p. №58 (зі змінами, внесеними наказом від 26 березня 1996 p. №29).

 

                                                   Статті

10.  Трудові книжки: оформлення, внесення і зміна записів, облік, зберігання

 Журнал "Довідник кадровика" №4, 2011 Віктор РОЖНОВ

 

 

ДОДАТКИ

Додаток А

 

Акт списання бланків  трудових книжок

 

М.П.

Затверджую

Керівник підприємства

(установи, організації)

"__"_____ ____ року

 

Акт

Про списання бланків трудових книжок (бланків вкладишів до трудових книжок)

 

Місто _____________________

Нами________________________________________складено дійсний акт у тім, що за період з "__" _________ р. по "__"________м.________зіпсовано___________________" __" штук_____________бланків трудових книжок (або вкладишів до них)______________________________ _(перелічити серію й номер кожного бланка трудової книжки (або вкладиша до неї) на ___________________ мові, які "__" ________р. знищені шляхом спалення.

Акт складений на списання зіпсованих бланків трудових книжок (або вкладишів до них) з підзвіту___________________________________________________

 

Голова комісії

Члени комісії

 

Додаток Б

 

Оформлення записів  відомостей про роботу в трудовій книзі А

Формулювання текстової частини наказу	Запис у трудовій книжці
	неправильно	правильно
Прийняти на роботу з 15.01.2002 Паршина Геннадія Івановича  у відділ кадрів на посаду менеджера  по персоналі з окладом руб. з  іспитовим терміном 1 місяць	Прийнятий у відділ кадрів на посаду менеджера по персоналі з місячним іспитовим терміном	Прийнятий у відділ кадрів на посаду менеджера по персоналі
Прийняти на роботу з 21.01.2002 Игнатьеву Ніну Петрівну в  канцелярію на посаду секретаря з  неповним робочим тижнем (понеділок, четвер) з оплатою праці пропорційно відпрацьованому часу з окладу руб.	Прийнята в канцелярію на посаду секретаря з неповним робочим  тижнем	Прийнята в канцелярію на посаду секретаря
Прийняти на роботу з 01.02.2002 Кирееву Ольгу Вікторівну в лабораторію № 5 на посаду лаборанта з повною матеріальною відповідальністю з окладом руб.	Прийнята в лабораторію  № 5 на посаду лаборанта з повною матеріальною відповідальністю	Прийнята в лабораторію  № 5 на посаду лаборанта
Прийняти на роботу з 28.01.2002 Кузьміну Ганну Павлівну в транспортний цех на посаду диспетчера на час відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами диспетчера Трифоновой И. Г. з окладом руб.	Прийнята в транспортний цех на посаду диспетчера на час  відсутності диспетчера Трифоновой И. Г.	Прийнята в транспортний цех на посаду диспетчера

 

Б)

Формулювання текстової  частини наказу	Запис у трудовій книжці
	неправильно	правильно
Прийняти на роботу з 06.02.2002 Єфімова Олександра Петровича  у відділ стандартизації на посаду провідного наукового співробітника  у зв'язку з обранням по конкурсі з окладом руб.	Прийнятий у відділ стандартизації на посаду провідного наукового співробітника	Прийнятий у відділ стандартизації на посаду провідного наукового співробітника  у зв'язку з обранням по конкурсі
Прийняти на роботу з 05.02.2002 Антонова Миколи Дмитровича в комерційний відділ на посаду менеджера по продажах у порядку переведення з АКБ "Росинвест" за узгодженням між керівниками організацій з окладом руб.	Прийнятий у комерційний  відділ на посаду менеджера по продажах	Прийнятий у комерційний відділ на посаду менеджера по продажах у порядку переведення з АКБ "Росинвест"
Прийняти на роботу з 11.02.2002 Ширяеву Валентину Василівну  в секретаріат кур'єром тимчасово  на один місяць із окладом руб.	Прийнята в секретаріат  кур'єром	Прийнята в секретаріат  кур'єром на тимчасову роботу