Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты Республики Беларусь в сфере информатизации и документации;

- указы и распоряжения Президента Республики Беларусь, постановления и распоряжения Министерства обороны Республики Беларусь, регламентирующие вопросы ведения учета личного состава;

- правовые акты органов исполнительной  власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- методические рекомендации главного управления кадрами Вооруженных Сил Республики Беларусь;

- государственные стандарты на  документацию;

- унифицированные системы документации;

- Государственную систему документационного  обеспечения управления. основные  требования к документам и  службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

- нормативные документы по организации  архивного хранения документов.

Основными руководящими документами, регламентирующими работу кадровой службы по учету личного состава в Вооруженных Силах Республики Беларусь, являются:

1. Постановление Министерства обороны « Об утверждении Инструкции о порядке приема граждан Республики Беларусь на военную службу по контракту в Вооруженные Силы Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 83. Настоящая Инструкция определяет порядок приема граждан Республики Беларусь (далее – граждане) на военную службу по контракту в Вооруженные Силы Республики Беларусь и транспортные войска Республики Беларусь (далее – военная служба по контракту)

2. Положение «о порядке прохождения военной службы», утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 25 апреля 2005 г. № 186. Настоящим Положением определяются порядок прохождения военной службы гражданами Республики Беларусь (далее – граждане) в мирное время в Вооруженных Силах Республики Беларусь, внутренних войсках Министерства внутренних дел, органах государственной безопасности, органах пограничной службы, Службе безопасности Президента Республики Беларусь, Оперативно-аналитическом центре при Президенте Республики Беларусь и других воинских формированиях, создаваемых в соответствии с законодательством (далее – воинские формирования), порядок заключения контракта о прохождении военной службы (далее – контракт) и прекращения его действия, а также другие вопросы.

3. Приказ Министра Обороны «О некоторых вопросах прохождения военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь» от 21 июня 2011 г. № 512. Данный приказ раскрывает ряд особенностей, на которые должен обратить внимание кадровый работник при приеме сотрудника на работу, постановке его на учет.

4. Приказ Министра Обороны «О некоторых вопросах работы кадровых органов Вооруженных Сил» от 30 ноября 2011 г. № 1050

5. Постановление Министерства Обороны Республики Беларусь «Инструкция о порядке заключения контракта о прохождении военной службы в Вооруженных Силах Республики Беларусь» от 11 мая 2011 г. № 15. Настоящая Инструкция разработана на основании Положения о порядке прохождения военной службы, утвержденного Указом Президента Республики Беларусь от 25 апреля 2005 г. N 186 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2005 г., N 69, 1/6402), и определяет порядок заключения и условия контракта о прохождении военной службы (далее, если не установлено иное, - контракт) в Вооруженных Силах Республики Беларусь (далее - Вооруженные Силы), а также формы контрактов.

6. Закон Республики Беларусь «О воинской обязанности и воинской службе» от 5 ноября 1992 г. № 1914 – ХII. Настоящий Закон устанавливает правовые и организационные основы исполнения гражданами Республики Беларусь воинской обязанности (конституционного долга по защите Республики Беларусь) путем прохождения воинской службы, а также основания и условия освобождения от воинской службы.

7. Приказ Министерства обороны Республики Беларусь от 08.04.2002 N 8 (ред. от 10.12.2008) "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь". Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь (далее - Инструкция Определяет порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения, использования и отправки служебных документов в органах военного управления, объединениях, соединениях, воинских частях и организациях Вооруженных Сил Республики Беларусь (далее - воинские части).

 

 

 

 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО УЧЕТУ ЛИЧНОГО СОСТАВА

2.1 ОСНОВНЫЕ  ЗАДАЧИ ПО УЧЁТУ ЛИЧНОГО СОСТАВА  В ВООРУЖЁННЫХ СИЛАХ.

Учет личного состава организуется и ведется на основании штатов, штатных расписаний, приказов командиров воинских частей по строевой части, приказов по личному составу и в соответствии с правовыми актами Республики Беларусь, определяющими порядок прохождения военной службы (службы в резерве) и законодательством Республики Беларусь о труде.

Основными задачами учета личного состава являются:

ведение учетных документов о прохождении военной службы (службы в резерве) военнослужащими (резервистами), трудовой деятельности гражданского персонала;

обеспечение командиров и начальников всех степеней справочными данными по личному составу, необходимыми для принятия решений по наиболее рациональному его использованию, а также данными о штатной и списочной численности личного состава воинских частей для принятия решений о порядке их комплектования, материального и технического обеспечения, подготовки для них резерва и восполнения потерь;

подготовка справочных данных по вопросам прохождения военной службы (службы в резерве) военнослужащими (резервистами), трудовой деятельности гражданского персонала и розыску военнослужащих (резервистов), самовольно оставивших воинские части (место службы);

извещение семей или близких родственников умершего (погибшего) личного состава о месте, времени, причине (обстоятельствах) смерти (гибели), выдача документов, необходимых для возбуждения ходатайства о назначении пенсии (пособия) и о предоставлении льгот, установленных законодательством Республики Беларусь.

Учет личного состава должен отвечать следующим требованиям:

вестись постоянно, в любых условиях деятельности войск (сил);

своевременно, достоверно и полно отражать штатную, списочную и наличную численность личного состава, а также происходящие количественные и качественные его изменения.

2.2 ВИДЫ  УЧЁТА ЛИЧНОГО СОСТАВА В ВООРУЖЁННЫХ СИЛАХ.

Учет личного состава подразделяется на персональный, штатно-должностной и количественный (статистический).

Персональный учет личного состава предназначен для всестороннего изучения профессиональных, моральных и других качеств личного состава, наиболее целесообразного использования кадров. Он должен отражать точные биографические данные, прохождение военной службы (службы в резерве), трудовую деятельность и другие сведения, объективно характеризующие личный состав.

Штатно-должностной учет личного состава ведется в каждом подразделении и воинской части. Он предназначен для осуществления систематического анализа укомплектованности подразделений и воинских частей военнослужащими по должностям и специальностям, организации контроля за движением личного состава.

Количественный (статистический) учет личного состава ведется в воинских частях в интересах получения обобщенных цифровых количественно-качественных данных о личном составе.

Командиры и начальники всех степеней должны организовать учет личного состава в подчиненных подразделениях и воинских частях и обеспечение качественного и полного выполнения требований руководящих документов.

2.3 ПОРЯДОК  УЧЁТА ЛИЧНОГО СОСТАВА В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ

В отделении (расчете, экипаже) (далее - отделение) военнослужащие учитываются лично командиром отделения по списку личного состава отделения, в котором указываются следующие сведения о личном составе: наименование должности; воинское звание; фамилия, имя и отчество; дата рождения; образование; семейное положение, адрес места постоянного проживания, номер домашнего телефона, фамилии, имена и отчества родителей (членов семьи).

Во взводе (авиазвене) (далее - взвод) учет личного состава ведется в журнале боевой подготовки взвода, а при отсутствии такого журнала - в именном списке личного состава. Именной список личного состава ведется на всех военнослужащих подразделения, включая командира.

Записи в именном списке личного состава производятся простым карандашом на основании записей в военных билетах и служебных удостоверениях военнослужащих в порядке их прибытия в подразделение. Недостающие сведения записываются на основании данных опроса личного состава.

Новый именной список личного состава составляется после полного использования всех листов старого списка. Использованный именной список личного состава сдается для уничтожения в установленном порядке.

В роте (батарее, эскадрилье) (далее - рота) учет личного состава ведется в книге учета личного состава.

В книгу учета личного состава заносятся сведения о военнослужащих в порядке прибытия их в подразделение. Запись производится на основании записей в личных документах военнослужащих (военных билетах, служебных удостоверениях) и учетных документах штаба воинской части.

Записи в книге учета личного состава ежемесячно сверяются с данными учетных документов, ведущихся в штабе воинской части.

Книги учета личного состава в подразделения выдаются штабом воинской части. Перед выдачей эти книги прошнуровываются и пронумеровываются, на последней странице книги производится запись о количестве листов, которая заверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства. Книги учета личного состава регистрируются в установленном порядке. Новые книги учета личного состава заводятся только после использования всех листов старых книг. Использованные книги учета личного состава сдаются в штаб воинской части для уничтожения в установленном порядке. Перед их уничтожением производится проверка правильности проведенных записей на военнослужащих, перенесенных на учет в новую книгу учета личного состава.

Для проведения вечерних поверок ведется именной список для вечерней поверки.

В именной список для вечерней поверки данные на военнослужащих заносятся в порядке штатно-должностного расчета. Лица, временно прикомандированные, записываются в конце списка.

Данные на военнослужащих, зачисленных в списки личного состава роты навечно или почетными солдатами, заносятся в начало списка.

Заполненные именные списки для вечерней поверки хранятся в подразделении в течение одного года.

Учет личного состава в роте ведет командир роты, который обязан:

знать личный состав роты и вести его учет;

ежедневно докладывать начальнику штаба батальона (полка, бригады) сведения о наличии и расходе личного состава роты;

ежемесячно проверять наличие военных билетов и служебных удостоверений у военнослужащих роты, их состояние и своевременность записи в них учетных данных;

периодически проверять знание старшиной роты, командирами взводов, их заместителями и командирами отделений сведений о подчиненном личном составе в соответствии с их должностными обязанностями.

В батальоне (дивизионе) (далее - батальон) ведутся следующие учетные документы:

на личный состав управления батальона и подразделения, не входящие в состав рот - книга учета личного состава;

на весь личный состав батальона - книга штатно-должностного учета личного состава.

В батальоне учет личного состава ведет начальник штаба батальона, который обязан:

ежедневно иметь достоверные и лично им проверенные сведения о численности личного состава батальона по штату, по списку и в наличии, о количестве отсутствующих с указанием причин по каждому подразделению батальона и в целом за батальон;

ежедневно докладывать командиру батальона и в штаб воинской части сведения о наличии и расходе личного состава;

не реже одного раза в два месяца проверять состояние учета личного состава в подразделениях батальона, наличие у военнослужащих военных билетов и служебных удостоверений, своевременность записи в них учетных данных, наличие жетонов с личными номерами у военнослужащих.

В батальоне кадра, а также зенитных ракетных и технических дивизионах (не батарейного состава) зенитных ракетных полков и бригад и в отдельных радиолокационных ротах на весь личный состав батальона (дивизиона, роты) ведется книга учета личного состава.

В радиотехнических батальонах, радиотехнических центрах и радиолокационных узлах, содержащихся по самостоятельному штату и входящих в состав радиотехнических полков (бригад), учет личного состава ведется по правилам, установленным для штаба воинской части.

При этом личные дела офицеров, прапорщиков, солдат и сержантов, проходящих военную службу по контракту, этих батальонов, центров и узлов, ведутся в штабах полков (бригад).

В подразделениях, приравненных к взводу, роте и батальону, учет личного состава ведется по правилам, установленным для соответствующих подразделений.