Делопроизводство губернских органов управления Беларуси 1772-1917

Цель издания  сборников образцов документов —  дать полное руководство о порядке  производства дел в присутственных местах с описанием «обряда делопроизводства»  и приложением форм документов (см. приложение Д). Предназначались такие сборники самому широкому кругу чиновников и частных лиц, которым приходится обращаться в государственные учреждения.

В конце XIX в. из-за границы в Российскую империю стали поступать, как мы сейчас их называем, «технические средства»: пишущие машины, множительные аппараты (гектографы, стеклографы, шапирографы), получила развитие стенография.

Кроме законодательных  актов, нормативно-правовые акты по делопроизводству второй половины XIX – начала XX вв. содержали сборники циркуляров и инструкций, издаваемые министерствами для подведомственных учреждений, содержали также циркуляры и инструкции по делопроизводству. Инструкции издавались определенным государственным учреждениям, например, казенным палатам. В инструкции казенным палатам издания 1915 г. подробно прописан порядок движения документов в казенной палате или документооборот.

Государственное регулирование делопроизводства Российской империи второй половины XIX – начала XX вв. опиралось на нормативно-правовую базу, которая состояла из законодательных актов и нормативно-правовых актов по делопроизводству – сборники циркуляров и инструкций, инструкций по делопроизводству исполнительных органов власти (министерств). Сборники содержали также циркуляры и инструкции по делопроизводству.

Для государственных  учреждений, действовавших на территории Беларуси на принципах коллегиальности, издавались инструкции, например, казенным палатам, губернским и уездным казначействам и расходным отделениям губернских казначейств, казначействам за 1864, 1865, 1870, 1878, 1911, 1915 гг. [13, с. 134]. Инструкции первых лет издания – это малоформатные книжки объемом до 100 страниц, а инструкции последних лет издания – это книги стандартного формата объемом до и свыше 500 страниц.

На начало XX в. общее делопроизводство государственных учреждений представлено в инструкции казенным палатам 1915 г. По этой инструкции можно восстановить документооборот учреждения, который подробно описан.

Управляющий казенной палатой устанавливал внутренний канцелярский порядок: принимал меры к упрощению  и сокращению канцелярского производства, к совершенному уничтожению внутренней переписки между столами и  отделениями, к устранению бесполезных подробностей в изложении докладных записок и исполнительных бумаг.

Порядок движения документов в казенной палате, или документооборот включал следующие операции:

Поступающие в казенную палату пакеты, повестки, объявления и посылки принимались дежурным чиновником, записывались в книгу и под расписку передавались секретарю.

Секретарь вскрывал корреспонденцию, погашал гербовые марки, проверял приложения, отмечал на бумагах время их поступления и делопроизводства, к которым они относились. Не вскрывались секретарем телеграммы, пакеты из центральных учреждений, пакеты, адресованные непосредственно управляющему палатой, а также пакеты с надписями «секретно», «конфиденциально», «доверительно», «к торгам» и другая корреспонденция по указанию управляющего. Невскрытые пакеты и телеграммы представлялись немедленно, а затем ему же передавалась остальная корреспонденция для просмотра и соответствующих распоряжений.

Прошения и жалобы, подаваемые в казенную палату, принимались управляющим или, по его указанию, помощником управляющего и начальниками отделений или секретарем. При этом, по желанию просителей, им могли выдаваться расписки в приеме прошений из особой книги с оплатой гербовым сбором 15 коп.

После возвращения бумаг управляющим казенной палатой секретарь передавал их журналисту, который записывал их в общий журнал входящих бумаг и передавал зарегистрированные бумаги начальникам отделений. Срочные бумаги передавались начальникам отделений сразу после записи в журнал.

Начальники отделений, просмотрев бумаги, возвращали их журналисту для раздачи под расписку заведующим столами.

Заведующие столами распоряжались о записи полученных телеграмм и бумаг в настольные реестры, а ассигновок – в особые для них журналы и проверяли наличие оплаты гербовым сбором подлежащей к оплате бумаги и приложений и приложений к ней и погашение марок. Вне очереди исполнялись бумаги с определенными сроками или с надписью «срочное», «арестантское» и т.п. Незамедлительно должны были посылаться просителям извещения о приостановлении производства по прошениям, неоплаченным или не полностью оплаченным гербовым сбором.

Дела решались либо по постановлениям общего присутствия, либо по докладам отделений, утвержденным управляющим, либо по резолюции управляющего палатой.

В общем присутствии при решении сложных дел составляли отдельные журналы, при решении однородных дел – общие журналы по докладным запискам отделений или по особым спискам однородных дел. Все журналы подписывались председателем и членами присутствия и скреплялись секретарем, потом в хронологическом порядке переплетались в книги.

Обработка исполненных  документов включала следующие операции:

На полях исходящих бумаг, адресуемых в центральные учреждения Министерства финансов, записывалось их краткое содержание. В ответных представлениях требовалось указывать отделение и стол того учреждения, куда посылалась бумага.

Исходящие подписывались управляющим палатой и начальниками соответствующих отделений и скреплялись заведующими делопроизводством. Не на всех исходящих требовалась подпись управляющего палатой. Исключения составляли исходящие бумаги, имеющие справочный характер, требования о взыскании недоимок и др.

Подписанные бумаги возвращались в столы. Заведующие столами проверяли наличие на исходящих бумагах всех подписей, приложений и в тот же день передавали в регистратуру для отправки по назначению.

Регистратор записывал их в журнал исходящих бумаг. Для этой записи велся один общий журнал. Допускалось в палатах с большим числом исходящих бумаг иметь журналы исходящих бумаг по каждому отделению и по секретарской части, но нумерация этих журналов должна была составлять единое целое. Распределение нумерации делалось секретарем на основании опыта прошлых лет и ожидаемых изменений.

После регистрации исходящие бумаги отправлялись по адресам и отдавались адресатам под расписку в разносной книге в этот же день или не позднее следующего присутственного дня. Вне очереди отсылались срочные и спешные бумаги и ассигновки с полномочиями казенной палаты. Отпуски и докладные записки отсылались в соответствующие столы сразу после отсылки бумаг. Контроль за отсылкой корреспонденции осуществлял секретарь.

В делопроизводстве местных органов управления широко использовался реквизит ограничения  доступа к документам. Во второй половине XIX в. грифы «секретно», «совершенно секретно», которые используются и в современном делопроизводстве, а также «циркулярно», «доверительно», «конфиденциально», «экстренно конфиденциально» располагались всегда на верхнем поле документа в верхнем правом углу.

Дольше всего в делопроизводстве местных органов власти белорусских губерний приживался реквизит «заголовок к тексту». В циркуляре МВД департамента общих дел 1-го отделения 2-го стола от 13 октября 1904 г. №33 «О сокращении и упрощении переписки» военным губернаторам, губернаторам, градоначальникам и обер-полицмейстерам было предложено обозначать кратко о существе содержания бумаги и указывать на первой странице внизу, в левом углу. Предложено было на документах, адресованных на имя министра, указывать, в какое учреждение, делопроизводство, стол направляется документ, а если документ адресован в центральное учреждение – также указывать отделение и стол. В циркуляре отмечено, что указанный порядок местными властями не соблюдается.

К концу XIX в. документы оформлялись на печатных машинках. В реквизитах бланка, изготовленного типографским способом, появляется реквизит «место составления документа» г. Минск. Появляется именной бланк «Минского губернатора» «Черновое» (в верхнем правом углу). В этом бланке представлены реквизиты: Должность «бланк – Минского губернатора по канцелярии»; номер документа, ответ на _ , дата документа, входящий номер, № дела, к которому будет приобщен документ (в левом нижнем углу).

В начале XX в. реквизит «место издания» становится постоянным и присутствует на большинстве бланков документов.

Реквизиты «секретно», «циркулярно» помещались по-прежнему в верхнем правом углу документа. Следует отметить еще один реквизит «верно», который в современном  делопроизводстве используется как  отметка о заверении копии».

Таким образом, общее делопроизводство государственных  учреждений губернских на территории Беларуси было единообразно и законодательно регламентировано. В статьях закона тщательно прописаны технология поступления, движения и исполнения документов, иерархия документов и отчетность дел для всех губернских учреждений. Нормативно-правовая база по делопроизводству Российской империи, которая действовала и на территории Беларуси, состояла, кроме законодательных актов, из нормативных документов – сборников циркуляров и инструкций, инструкций, издаваемых министерствами. Количество реквизитов на документе в начале XX в. по сравнению с количеством реквизитов по закону «Учреждение министерств» 1811 г. увеличилось до 19: название вышестоящей организации, наименование организации, наименование структурного подразделения (отделение, стол), дата, исходящий номер, ссылка на регистрационный номер документа, место издания, краткое содержание текста (заголовок к тексту), адресат, заголовок (наименование вида документа), текст, подпись, входящий номер, отметка о поступлении документа, резолюция, гриф утверждения документа, гриф ограничения доступа (секретно, циркулярно), отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка о заверении копии, печать.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В работе была предпринята  попытка исследования становления делопроизводства губернских органов управления на территории Беларуси с момента ее присоединения к Российской империи до 1917 г. Подводя итог работы, можно выделить следующие положения.

В системе государственных учреждений, принятой законом «Учреждения для управления губерний» 1775 г. и установленной на территории Беларуси, присоединенной к Российской империи в последней трети XVIII в., стало устанавливаться общее делопроизводство на основе «Генерального регламента» 1720 г. В государственных учреждениях в последней трети  
XVIII в. установлен рост документооборота, который характерен для всего исследуемого периода.

Общее делопроизводство в губернских органах власти на территории Беларуси в период Российской империи совершенствовалось серией законодательных актов для губернских учреждений, которые отражали изменения в системе управления и были направлены на повышение динамики и эффективности управления. Ключевыми моментами развития системы общего делопроизводства на территории Беларуси явились следующие законодательные акты: «Учреждения для управления губерний» 1775 г., «Свод губернских учреждений» 1833 г., «Положение о порядке производства дел в губернских правлениях» 1837 г., «Учреждение губернских правлений» 1845 г., «Временные правила о преобразовании губернских учреждений» 1865 г.

Общее делопроизводство государственных учреждений губернских, уездных и городских на территории Беларуси было единообразно и законодательно регламентировано в сборе законов «Общее учреждение губернское» в разделе «Общее образование управления в губерниях».

Совершенствование делопроизводства в губернских правлениях, являвшихся образцом делопроизводства для всех учреждений, проходило по трем направлениям: сокращение регистрационных форм документов; унификация документов путем введения бланков документов и книг; увеличение количества реквизитов на документах: в начале XIX в. – десять, в конце – девятнадцать.

Присутственные  места (губернские, уездные и городские) работали по принципу «одного окна»: справки, необходимые для решения дела, собирались канцелярией, а не просителем. Общие принципы работы канцелярий распространялись как на губернские, так и на уездные учреждения.

В начале XX в. общее делопроизводство губернских учреждений в законченной форме представлено в нормативных правовых актах министерств – инструкциях. «Инструкция казенным палатам» 1915 г. содержит ряд организационно-правовых документов и подробную инструкцию по документационному обеспечению управления.

Документы, отложившиеся в делопроизводстве губернских, уездных и городских учреждений, формировали архивы канцелярий. Правила работы ведомственных архивов законодательно приняты в 1845 г. в законе «Учреждение губернских правлений». Принципы работы ведомственных архивов, принятые в законе, действуют и используются в работе современных архивов.

Совершенствование делопроизводства прекратилось в 1914 г. в результате начавшейся Первой мировой войны. Происшедший в 1917 г. социально-политический переворот – сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к реформированию государственного аппарата. Новый государственный аппарат, хотя и заимствовал старые принципы, зарождался на новых основах.

В результате Октябрьских  событий 1917 г. наряду с разрушением государственной власти Российской империи было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. К сложившейся в дореволюционной России системе министерского делопроизводства вернулись в 1946 г. И эта система – правда, в довольно измененном виде – существует до сих пор и зарекомендовала себя как наиболее приемлемая для России.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ:

1. Варадинов, Н.В. Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству, к составлению всех правительственных и частных деловых бумаг и к ведению самих дел. / Н.В. Варадинов. – СПб, 1857.