Бланки документов

Основным является ряд  форматов А, вспомогательным – ряд В. Форматы ряда В используются, когда необходимые форматы, занимающие промежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А.

Размеры потребительских  форматов приведены в таблице:

Ряд А		Ряд В
обозначение	формат, мм	Обозначение	формат, мм
А0	841х1189	В0	1000х1414
А1	594х841	В1	707х1000
А2	420х594	В2	500х707
А3	297х420	В3	353х500
А4	210х297	В4	250х353
А5	148х210	В5	176х250
А6	105х148	В6	125х250
А7	74х105	В7	88х125
А8	52х74	В8	62х88
А9	37х52	В9	44х62
А10	26х37	В10	31х44

 

Для создания управленческой документации используется форматы А3, А4, А5, и А6. Бланки документов организации изготавливаются на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Изготовление бланков документов на бумаге формата А5 рекомендуется в целях экономии бумаги. Они используются при подготовке небольших по объему информационно – справочных документов, например, сопроводительных писем.

Форматы бумаги А4 и А5 должны использоваться также при создании документов системы ОРД и могут использоваться также при оформлении листа резолюции.

Формат А6 (105х148) может использоваться при оформлении листа резолюции, а также предназначен для почтовых открыток и почтовых карточек.

Формат А3 (297х420) применяется, как правило, для больших таблиц, карт или диаграмм.

На бланк для  письма наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код по ОКРБ 004 – 2001 «Органы государственной  власти и управления » (для органов  государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018 – 2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

наименование вышестоящей  организации;

наименовании организации;

наименование структурного подразделения;

почтовый адрес отправителя;

коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк письма наносятся  ограничительные отметка и линии  для реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.

Реквизит «Государственный герб Республики Беларусь»:

Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых  штампах государственных органов  и иных государственных организаций  Республики Беларусь. Негосударственные  организации помещают изображение  Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов и  угловых штампах, если такое право  предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения -  не более 17 мм.

На бланках и угловых штампах государственных органов и государственных организаций изображения Государственного герба Республики Беларусь является обязательным.

Реквизит «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) »

 Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.

На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема  или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом – над серединой строки реквизита «Наименование организации» (« Наименование вышестоящей организации »).

На бланк для письма ограничительных отметок и линий  для реквизитов «Дата», «Регистрационный индекс», « Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа». Нанесение указанных ограничительных отметок и линий на бланк для письма является обязательным.

СТБ 6.38-2004 дополнительно предусмотрено нанесение на бланк для письма ограничительных отметок и линий для реквизитов «Код документа по ОКУД», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле». Указанные ограничительные отметки и линии могут оформляться на бланке для письма по усмотрению организацию. Ограничительные отметки и линии для реквизитов «Адресат» и «Заголовок к тексту» целесообразно наносить на бланк для письма в случае, если в организации для оформления писем применяется пишущая машинка. При подготовке документов с использованием компьютерной техники нанесение отметок и линий для указанных реквизитов будет излишним, так как соответствующие ограничения устанавливаются в электронных шаблонах, либо настраиваются непосредственно в текстовом редакторе при оформлении конкретного документа. Код документа по ОКУД определен только для одного вида письма – об изготовлении печатей и штампов (0201240001), форма которого унифицирована и включена в УСОРД. В связи с этим оформление ограничительной линии для данного реквизита на бланке для письма представляется нецелесообразным.

Ограничительные отметки  для реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» на бланке для письма должны быть оформлен на белорусском языке (На _______ад_______).

При изготовлении бланка на двух языках не дублируются реквизиты «Дата», «Регистрационный индекс», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа ». Указанные реквизиты являются переменными и оформляются на бланка частично, с использованием ограничительных линий, знака «№» и слов «На №ад». Полностью указанные реквизиты оформляются при создании конкретного документа, при этом дата указывается цифровым способом ( за исключением нормативных правовых актов Республики Беларусь, при оформлении которых используется словесно – цифровой способ), а индекс – с использованием цифр или букв и цифр в соответствии с требованиями нормативных правовых актов Республики Беларусь по делопроизводству и установленной в организации системной индексации документов. Во всех организациях бланк для письма должен быть изготовлен с продольным расположением реквизитов на двух языках.  СТБ 6.38-2004 предусмотрено оформление реквизитов бланка для письма, располагаемых слева, на белорусском языке.

 

 

 

 

2 Особенности оформления общего бланка на персональном компьютере.

 

В организации могут разрабатываться  бланки организационно – распорядительных документов двух видов: бланк для  письма и общий бланк. В этом разделе  мы рассмотрим общий бланк.

На общем бланке оформляться распорядительные документы, а также, в ряде случаев, организационно и справочно – информационные документы.

На общий бланк  наносятся реквизиты:

Государственный герб Республики Беларусь;

эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания);

код организации: код по ОКРБ 004 – 2001 «Органы государственной  власти и управления » (для органов  государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018 – 2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;

наименование вышестоящей  организации;

наименовании организации;

наименование структурного подразделения;

место составления или  издания.

На общий бланк наносятся  ограничительные отметки и линии  для реквизитов: дата, регистрационный  индекс.

Для оформления реквизита  «Название вида документа» на общем  бланке отводится свободное место  между реквизитами «Наименование  организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и  «Регистрационный индекс».

СТБ 6.38 – 2004 реквизит «Название вида документа».

Вид документа – это классификационное понятие, употребляемое для обозначения документов одного название.

Название вида документа определяется его назначением  и должно соответствовать компетенции  организации, содержанию документируемого управленческого действия, а также Табелю. На письмах название вида документа не указывается.

Название вида документа печатается прописными буквами  без разрядки.

При использовании  общих бланков с продольным расположением  реквизитов на двух языках название документа  печатается на двух языках.

Реквизит «Название вида документа» оформляется на всех документах кроме письма. Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между буквами) независимо от того, используется для подготовки документа бланк либо чистый лист бумаги стандартного формата, например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

Если общий бланк оформлен на двух языках с продольным расположением реквизитов, то название вида документа дублируется на каждом и государственных языков.(например, ЗАГАД - ПРИКАЗ).

Общий бланк может использоваться для подготовки и оформления документов разных видов, включение этого реквизита  в состав постоянных реквизитов, наносимых  на бланк, автоматически трансформирует общий бланк в специальный.

Для того, чтобы общий бланк можно было использовать при подготовке документов разных видов и для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс». При подготовке и оформлении конкретного документа на этом свободным месте печатается название вида подготавливаемого документа.

На общем бланке печатается реквизит «Наименование вышестоящей организации».

Реквизит «Наименование вышестоящей организации».

При наличии вышестоящей  организации указывается ее полное официальное наименование.

Реквизит «Наименование вышестоящей организации» оформляется на документах, независимо от того, используются для их подготовки бланки либо чистые листы бумаги установленных форматов. При использовании бланков наименование вышестоящей организации включается в состав реквизитов бланка. При использовании чистых листов бумаги указанный реквизит печатается выше реквизита «Наименование организации».

Реквизит «Наименование организации».

Наименование организации  обозначает автора документа, которым  является юридическое лицо, создавшее  документ.

Наименование организации  указывается в точном соответствии с уставом, положением о ней. Сокращенное  наименование организации может  указываться в тех случаях, когда  оно закреплено в учредительных  документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки.

Документ, подготавливаемый совместно двумя и более организациями, оформляется на чистом стандартном  листе бумаги. Наименования организаций  располагаются в соответствии с  их полными официальными наименованиями в верхней части документа  на одном уровне.

Например:

Министерство  финансов Министерство по налогам

Республики Беларусь и сборам Республики Беларусь

 

При систематической подготовке совместных документов может изготавливаться  отдельный бланк.

Реквизит «Наименование структурного подразделения».

Наименование структурного подразделения указывается на документе  в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения.

Реквизит «Дата документа».

Дата документа  – это реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время (число, месяц, год) его создания и (или) подписания, утверждения, принятия или опубликования.

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным  органом (постановление, решение), - дата его принятия, для утверждаемого  документа (план, отчет, инструкция, положение  и др.) – дата утверждения.

Датой совместного документа  является дата его подписания последней  организацией.