Бланки документов

При подготовке проекта документа  допускается печатать только обозначения  месяц и года, день месяца проставляется  должностным лицом, подписывающим  или утверждающим документ.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный  индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами.

Например:

22.09.2011

При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно цифрового способа.

Даты в нормативных  правовых актах Республики Беларусь оформляются в соответствии с  законодательством Республики Беларусь.

Датой большинства  документов является дата их подписания (приказ, распоряжение, указание, справка, докладная записка, письмо, заявление, представление, уведомление, иные справочно – информационные документы, за исключением акта). Например, если проект приказа был подготовлен 23 августа 2011г., подписан 25 августа 2011г., то его датой будет 25.08.2011.

Реквизит «Регистрационный индекс».

Регистрационный индекс документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации, включающее регистрационный номер документа, который может быть дополнен необходимыми поисковыми признаками.

Регистрационный номер документ – это порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу при создании или получении.

Регистрационный индекс создаваемых  и получаемых документов состоит  из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими  условными обозначениями.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов  проставляются через косую черту  в порядке указания авторов на документе. (слева направо). «Регистрационный индекс» является одним из обязательных реквизитов, необходимых для придания юридической силы документу.

Реквизит «Место составления или издания».

Место составления  или издания документа располагается  под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».

Реквизит «Место составления или издания» оформляется на всех организационно- распорядительных документах, за исключением писем и заявлений, независимо от того, используются для их подготовки бланки либо чистые листы бумаги установленных форматов.

В письмах указанный реквизит не оформляется. Реквизит «Место составления или издания» является постоянным реквизитом, он оформляется на общем бланке при его изготовлении. СТБ 6.38 – 2004 установлено, что место составления или издания документа указывается на общем бланке с учетом принятого административного – территориального деления Республики Беларусь.

Общие бланки допускается  изготавливать как на одном языке, так и на двух. Обязательность использования двух языков при оформлении общего бланка определяется наличием на нем изображения Государственного герба Республики Беларусь: гербовые бланки оформляются только на двух языках (белорусском и русском), что установлено требованиями Указа Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000г. №357. Необходимость размещения изображения Государственного герба на бланках. В том числе общих бланках, установлена для государственных организаций.

При создании общего бланка на двух языках также должен использоваться только продольный вариант расположения его реквизитов.

Общие бланки негосударственных структур, на которых отсутствует изображение Государственного герба, могут оформляться по усмотрению организации как на одном, так и на двух языках с использованием как продольного, так и углового вариантов расположения реквизитов. Наиболее рациональным является изготовление общих бланков на одном языке с угловым вариантом расположения реквизитов, что позволяет экономить рабочую площадь документа при оформлении реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа». «Резолюция».

СТБ 6.38 – 2004 дополнительно  предусмотрено нанесение на бланк  письма ограничительных отметок  и линий для реквизитов «Код документа по ОКУД», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Отметка о контроле». Указанные ограничительные отметки и линии могут оформляться на общем бланке  по усмотрению организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В результате выполнения курсовой работы были проанализированы и охарактеризованы бланки документов, в том числе  бланк для письма.

Из всего выше указанного мы можем сделать вывод, что, от того, насколько правильно будет составлен  и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Поэтому требования, предъявляемые  к составлению и оформлению служебных  документов должен знать каждый.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Литература

 

1 Инструкция по делопроизводству  в Учреждение Образования Минского  Государственного политехнического  колледжа. 2011 г.

2 Давыдова Э.Н., Рыбаков  А.Е. Делопроизводства: Учебно-практическое  руководство.- Мн.: ТетраСистем. 1999. – 288с.

3 Унифицированная система  организационно-распорядительных документации. Утвержденные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм.- Минск, БелНИИДАД, 2007.

4 СТБ 6.38-2004. Унифицированное система документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительных документации. Требования к оформлению документов.

5 Методические указания  по практическому применению  СТБ 6.38-2004 Унифицированная система  документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов. – Минск, БелНИИДАЛ, 2005.

6 Журнал, Архивы и делопроизводство. – Минск, 1, 2, 3, 4, 5, 6, - 2010.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения А

Образец бланка для  письма на белорусском и русском

языках с продольным расположением реквизитов.

 

Государственный герб Республики Беларусь
Найменне вышэйстаячай арганiзацыi	Наименование вышестоящей  организации
Найменне арганiзацыi	Наименование организации
Паштовы адрас	Почтовый адрес
Камунiкацыйныя даныя	Коммуникационные данные
________________№___________
На №____________ад__________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения Б

 

Пример оформления бланк для письма

с продольным расположением  реквизитов

 

Государственный герб Республики Беларусь
Дэпартамент па архiвах i справаводству Мiнiстэрства юстыцыi Рэспублiкi Беларусь	Департамент по архивам и  делопроизводству Министерства юстиции  Республики Беларусь
Дзяржаўная установа «Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы» (БелНДIДАС)	Государственная учреждение «Белорусский  научно-исследовательский институт документоведения и архивного» (БелНИИДАД)
вул. Крапоткiна, 55, 220002, г. Мiнск тел. (017)268 65 19	ул. Кропоткина, 55, 220002, г. Минск  тел. (017)268 65 19
р\р 3314223650028 в ААТ «Белiнвестбанк», код 739, г. Мiнск, пр-т Машэрова, 29	р\с 3314223650028 в ОАО «Белинвестбанк», код 739, г. Минск, пр-т Машерова, 29
________________№___________
На №____________ад___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения В

 

Образец бланка для  всех видов организационно – распорядительных

документов (общего бланка) на белорусском и русском  языках с продольным расположением  реквизитов

 

Государственный герб Республики Беларусь
Найменне вышэйстаячай арганiзацыi	Наименование вышестоящей  организации
Найменне арганiзацыi	Наименование организации
Назва вiду дакумента	Название вида документа
________________№____________
Месца складання або выдання	Место составления или  издания

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения Г

 

Пример оформления общего бланка

с продольным расположением  реквизитов (на двух языках)

 

Государственный герб Республики Беларусь
Дэпартамент па архiвах i справаводству Мiнiстэрства юстыцыi Рэспублiкi Беларусь	Департамент по архивам и  делопроизводству Министерства юстиции  Республики Беларусь
Дзяржаўная установа «Беларускі навукова-даследчы інстытут дакументазнаўства і архіўнай справы» (БелНДIДАС)	Государственная учреждение «Белорусский  научно-исследовательский институт документоведения и архивного» (БелНИИДАД)
________________№__________
г. Мiнск	г. Минск

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения Д

 

Пример оформления общего бланка с угловым расположением  реквизитов (на одном языке)

 

Товарный знак (знак обслуживания)
Открытое акционерное  общество «КОНТИК» (ООО «КОНТИК»)
________________№__________
г. Минск

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложения 6

 

Пример оформления общего бланка с продольным расположением  реквизитов (на одном языке)

 

Товарный знак (знак обслуживания)

Открытое акционерное  общество «КОНТИК» (ООО «КОНТИК»)

_____________                                                                                 №_____________

г. Минск