Учет расчетов с поставщиками товаров, работ, услуг

Изучение системы организации  бухгалтерского учета на ЧП «Виколис» выявило  следующие особенности:

- порядок организации  и ведения бухгалтерского учета  на предприятии регламентируется  законодательными актам Украины  и внутренними документами, принятыми  на предприятии. К числу последних  относится Положение о бухгалтерии ЧП «Виколис», утвержденное директором предприятия.

- ответственность за  ведение бухгалтерского учета  на ЧП «Виколис»,  возложена на директора предприятия и главного бухгалтера. Данный пункт внесен в их должностные обязанности;

- структура отдела бухгалтерии утверждена Положением об организационной структуре ЧП «Виколис» и включает в себя 9 человек. Руководство отделом бухгалтерского учета на предприятии возложено на главного бухгалтера, который находится в непосредственном подчинении директора предприятия. Ведение учета на предприятии разделено на  бухгалтерский (оперативный) учет и налоговый;

- предприятие самостоятельно  определяет учетную политику, выбирает  форму бухгалтерского учета, разрабатывает  систему и формы ВХК, утверждает  правила документооборота.   Согласно приказа об учетной политике  (Приложение Б) на предприятии применяется журнально – ордерная форма учета. Учет расчетов с поставщиками и поставщиками  осуществляется в журнале-ордере № 6. 

На ЧП «Виколис» применяется автоматизированная форма бухгалтерского учета с использованием программы «1С:Бухгалтерия 7.7».  При учете доходов, расходов и финансовых результатов ЧП «Виколис» используется 7, 8 и 9 классы счетов бухгалтерского учета. 

Исследуемое предприятие ведет бухгалтерский, оперативный, статистический и налоговый учет согласно действующему законодательству. Руководитель предприятия и главный бухгалтер несут персональную ответственность за соблюдением порядка ведения и достоверности учета, финансовой и налоговой отчетности. Предприятие обеспечивает своевременную оплату налогов и иных отчислений в соответствии с действующим законодательством.

4. Документирование операций по формированию обязательств перед поставщиками за товары, услуги и выполненные работы

Поступление материальных ценностей от поставщиков, выполнение работ и услуг поставщиками производится на основании заключенных между заказчиками (покупателями) и поставщиками (поставщиками) хозяйственных  договоров. В договорах оговариваются: виды поставляемых материальных ценностей, выполняемых работ и услуг, коммерческие условия поставки, количественные и стоимостные показатели материальных ценностей или услуг, порядок расчетов  (условия платежей).

Существуют следующие  виды договоров:

1. Договор купли-продажи;
2. Договор аренды;
3. Договор комиссии.

Договор - это   соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении и прекращении гражданских  прав и обязанностей. При равноправных хозяйственных связях поставщиков  и покупателей товаров, их полной хозяйственной самостоятельности, резко повышается роль договоров поставки, которые являются основным документом, определяющим права и обязанности сторон по организации поставки товаров.

Договора могут заключаться  в устной письменной или нотариальной форме. В хозяйственной практике договор является основой деловых  отношений двух и многосторонних, обличенных в письменную форму, с  соответствующими правилами (печать, необходимые реквизиты сторон).

Договор вступает в силу и становится обязательным для сторон с момента  его заключения. Он считается заключенным, если между сторонами в требуемой в подлежащих случаях форме, достигнуто соглашение по всем существенным  условиям договора.

Договора могут заключаться  на 5,3 и 2 года или иной период (краткосрочные, сезонные, а также на разовые поставки).

Для облегчения и ускорения оформления договорных отношений  применяются  так называемая пролонгация, т.е. продление  договора. Однако в этом случае обязательно  согласование ассортимента поставляемых товаров. Изменение и расторжение  договора возможны по соглашению сторон, если иное не  предусмотрено кодексом, другими законами или договором.

По требованию одной из сторон договор  может быть изменен или расторгнут по решению суда, только:

1. При существенном нарушении договора одной стороной.
2. В иных случаях, предусмотренных законом или договорами.

Производственные запасы материалов в основном пополняются  за  счет поставок от предприятий-поставщиков.

Условия внутри украинских поставок формируются в соответствии с принятыми в стране условиями (франко-завод изготовитель, франко-станция отправления, франко-вагон, франко-станция назначения и др.), определяющими юридические права и обязанности продавцов и покупателей по отношению к товару.

Условия экспортно-импортных поставок формируются на основе международных торговых условий «Инкотермс», установленных Международной торговой палатой. В соответствии с этими условиями четко определяется, кто организует и оплачивает перевозку товара от продавца к покупателю, несет риск и ответственность при осуществлении этих функций и при гибели или порче товаров. Приобретение материальных ценностей на стороне может осуществляться только двумя вариантами. При первом варианте для приобретения материальных ценностей на стороне предприятие  назначает своего поверенного. Ему выдают  в подотчет наличные деньги с правами получения ценностей и немедленной оплаты за них, либо доверенность, по которой можно получить материальные ценности, в счет договоренности, имеющей место между предприятиями в виде договора поставок или гарантийного письма с визой руководителя поставщика (независимо, оплачены материальные ценности предварительно или нет). Доставка материальных ценностей в таких случаях осуществляется само вывозом, независимо от географического расположения покупателя и поставщика.

Для выполнения, каких-либо операций по получению материальных ценностей  на стороне поверенному лицу предприятия (экспедитору) выдается доверенность (ф. № 2М-2). Все доверенности в момент выдачи регистрируются в специальном журнале. Доверенность выписывается только бухгалтером на конкретное физическое лицо с указанием срока действия и наименования ценностей, предлагаемых к получению. На доверенности роспись экспедитора, которая должна быть заверена подписями бухгалтера и руководителя с наложением оттиска печати предприятия.

 ТМЦ прибывшие на предприятие,  должны своевременно приходоваться  на складе (материально ответственными  лицами).

 При поступлении на предприятии  такие ценности должны подвергаться  тщательной проверки на соответствие их ассортименту, количеству (по счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах. Они приходуются в соответствующих единицах измерения (кг, м и т. д.).

 Оприходование ценностей на  склад производится на основании документов, которые выписывают поставщиком при их отгрузке.

Таковыми являются: счет – фактура (Приложение Ж); товарно-транспортная накладная  по форме №1ТН, утвержденная Приказом № 48; накладная – требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов по форме №М-11; накладная на отпуск товарно-материальных ценностей по форме №М-20, утвержденная приказом №263.

    На основании  счета – фактуры  предприятие  перечисляет денежные средства  продавцу за товары, услуги в  котором указываются следующее:  № счета, дата, наименование продавца, наименование покупателя, расчетный  счет, наименование банка, код  ОКПО, МФО банка, наименование товара, цена единицы товара, общая сумма.    

Товарно-транспортная накладная  по форме №1ТН, утвержденная Приказом № 488 выписывается когда товар фактически получен с указанием  следующих  реквизитов: № доверенности, Ф.И.О. получающего  товар, № автомобиля, дата, количество товара, сумма.

Накладная – требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов по форме №М-11 выписывается в том  случае, если товар уже получен  на склад, но необходим для дальнейшего  использования. Бухгалтер выписывает накладную в которой указывается, что с подотчета материально ответственного лица, т. е. кладовщика, товар перемещается в подотчет другого материального лица к примеру начальника цеха готовой продукции для дальнейшего использования, наименование товара, количество.

В том случае, если предприятию  целесообразно отдельные  партии материалов направить сразу непосредственно  в цех или на участок, их отражаю  в учете как поступившие на склад и переданные в цех или  на производственный участок.

В приходных и расходных  документах на такие партии материалов делается отметка о том, что они получены от поставщиков и выданы цеху без завоза на склад (транзитом). Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом в цеха, должен оформляться приказом по предприятию.

Если ценности приобретались подотчетным лицом (работником предприятия) за наличные денежные средства, то основанием для определения стоимости при их оприходовании, согласно представленному этим лицом авансовому отчету, служат товарный чек и чек РРО или квитанция приходного кассового ордера, а также акт закупки (в случае приобретения запасов собственного производства у граждан).

Прием и оприходование  ценностей, поступающих от поставщиков, оформляют на складе предприятия  путем составления приходных  ордеров по форме №М-4.

Приходные ордера и приемные акты на оприходование ценностей  должны составляться в день их поступления.

Аналитический учет ценностей  на складах осуществляется материально  ответственным лицом на карточках  складского учета материалов по ф. №М-12. Учет на такой карточки ведется по каждому наименованию, сорту, виду и размеру ценностей с указанием номенклатурного номера и учетной цены. Записи в карточках производятся на основании первичных приходно-расходных документов в день осуществления операции.        

Документальное оформление расчетов с поставщиками зависит  от выбранной предприятием формы  расчетов.

Расчеты платежными поручениями (Приложение З, К) применяются:

1. при оплате счетов поставщиков и поставщиков за отгруженные ТМЦ, выполненные работы, услуги;
2. за ТМЦ, работы и услуги в порядке предварительной оплаты;
3. при авансовых платежах;
4. при осуществлении плановых платежей (поставщик производит плановые поставки товара, покупатель – плановые платежи. По окончании месяца осуществляется сверка взаимных расчетов, по  результатам которой делается либо дополнительная поставка, либо дополнительный платеж);
5. при оплате претензий по качеству и недостаче ТМЦ;
6. для завершения расчетов по актам сверки взаимной задолженности субъектов хозяйственной деятельности;
7. при платежах в бюджет и государственные целевые фонды;
8. при расчетах по нетоварным операциям;

для перечисления денежных средств с одного счета в банке  на другой (например, с текущего счета  – на счета аккредитива или  лимитированной чековой книжки).

Расчеты платежными требованиями – поручениями используются при оплате отгруженных ТМЦ, сданных работ, услуг. Платежное  требование – поручение заполняется поставщиком (поставщиком) в момент отгрузки ТМЦ  (сдачи работ, услуг) и передается покупателю (заказчику). Последний акцептует расчетный документ путем заполнения нижней части платежного требования – поручения: проставляется сумма к уплате (прописью), код текущего счета плательщика, подписи его первого и второго лиц с печатью. После этого данный документ передается в банк на оплату. 

Расчеты с помощью  аккредитивов. Аккредитив – это  договор, содержащий обязательства  банка-эмитента, согласно которого этот банк по поручению клиента (заявитель  аккредитива_ или от своего имени  по документам, отвечающим условиям аккредитива, обязан выполнить платеж в пользу бенефициара (лицо, которому предназначен платеж или в пользу которого открыт аккредитив) или поручает другому (исполняющему) банку  осуществить этот платеж. Другими словами, аккредитив – это обязательства банка по указанию поставщика (поставщика) оплатить счет за отгруженные ТМЦ (выполненные работы, услуги). Плательщик оформляет аккредитивное заявление банку с поручением выставить аккредитив, предназначенный  для оплаты счетов поставщика (поставщика) за отгруженные ТМЦ (сданные работы, услуги). Аккредитив выставляется для расчетов с одним поставщиком (поставщиком) на обусловленный в аккредитивном договоре срок за счет  собственных средств плательщика (покупателя, заказчика) либо  за счет краткосрочных ссуд банка. Аккредитив может быть выставлен как в банке поставщика, так и в банке покупателя, однако наиболее целесообразным является первый вариант.

Аккредитивы бывают покрытые (депонированные в банке поставщика или  покупателя на весь срок действия договора) и непокрытые (гарантированные, оплата по которым обеспечивается банком за счет предоставленного им кредита без предварительного бронирования денежных средств плательщика). Аккредитивы подразделяются  также на отзывные (может быть изменен или аннулирован банком плательщика без предварительного согласования с поставщиком) и безотзывные (может быть изменен или аннулирован только с согласия поставщика).

После отгрузки ТМЦ (сдача  работ, услуг) поставщик (поставщик) предъявляет  в свое отделение банка счета  и приложенные к ним товарно-транспортных документов, на основании которых ему зачисляется платеж с аккредитива.

Расчеты чеками из лимитированных  чековых книжек. Различают чековые  книжки двух видов: лимитированные и  нелимитированные. Основное отличие  между ними состоит в следующем. Источником лимитированных чековых книжек является лимитированный счет, открытый клиентом в банке. Оплату чеков из нелимитированной чековой книжки банк гарантирует без ограничения лимита. Гарантией платежа в этом случае является предварительное депонирование средств или банковский кредит. В настоящее время разрешено использование только лимитированной чековой книжки. Для ее получения предприятие предоставляет в банк заявление и  платежное поручение для депонирования средств на отдельном счете чекодателя. На обложке лимитированной чековой книжки банк проставляет предельную сумму – лимит и заверяет ее подписью уполномоченного лица банка и печатью. Чек, выписанный за отгруженные ТМЦ (сданные работы, услуги), передается чекодержателю (поставщику, поставщику), который сдает его в свой банк вместе с другими чеками по реестру. По поручению собственника книжки ее лимит может быть дополнен. При этом в банк представляются заявление, платежное поручение и чековая книжка. По истечении срока действия чековой книжки 9один год) неиспользованная сумма лимита возвращается на расчетный (валютный) счет собственника книжки.