Учет расчетов с подотчетными лицами

• командировочное удостоверение (форма № Т-10).

Помимо приказа о направлении в командировку кадровая служба оформляет командировочное удостоверение. Этот документ выписывается в одном экземпляре и удостоверяет время пребывания в командировке. В нем фиксируются и заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью время прибытия в пункт назначения и время выбытия из него. На основании командировочного удостоверения бухгалтерия выплачивает работнику суточные.

Перечисленные выше документы утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Также следует отметить, что для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности организации, работнику под отчет оформляется расходный кассовый ордер согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.  

Работник, возвратившийся из командировки обязан сделать отметку о прибытии в командировочном удостоверении в течение 3 дней после окончания командировки по приказу, представить подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания (форма №Т-10а), в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Поскольку в ОАО «ИЭМЗ «Купол» ведется автоматизированный учет на базе программы 1С: Предприятие 8.1, для ввода в информационную базу программы авансового отчета предназначен документ «Авансовый отчет». Документ формирует бухгалтерские проводки и имеет печатную форму установленного образца. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, служебное задание, чеки, проездные документы, накладные, счета, счета-фактуры, квитанции к приходным кассовым ордерам. Проверенные бухгалтерией авансовые отчеты утверждаются руководителем организации, после чего принимаются к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

2. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами.

Как  отмечалось выше, в ОАО «ИЭМЗ «Купол» бухгалтерский учет ведется с использованием программы «1С: Предприятие 8.1.».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном балансовом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для обозначения подотчетных лиц в 1С: Бухгалтерии используется термин субконто. Наличие субконто позволяет более детально раскрыть информацию о расчетах с подотчетными лицами.

В организации аналитический учет ведется с применением следующих субсчетов:

71.1 «Расчеты с подотчетными  лицами в рублях»;

71.11 «Расчеты с подотчетными  лицами в валюте».

 

 Дебетовое сальдо этого счета означает сумму задолженности подотчетных лиц организации. Дебетовый оборот означает выданные под отчет суммы, либо возмещение перерасхода. Кредитовый оборот показывает величину сумм, использованных в соответствии с авансовыми отчетами, а также не использованных и сданных в кассу сумм.

Синтетический и аналитический учет по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" без применения автоматизированного учета ведется в журнале-ордере № 7. Используемая в организации программа, позволяет детализировать журнал-ордер по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в разрезе каждой проводки, каждой операции, отдельного подотчетного лица, отдельной даты.

На основании разнесенных расходных кассовых ордеров на суммы, выданные под отчет, авансовых отчетов – на израсходованные суммы; новых приходных или расходных кассовых ордеров – на расхождения в суммах, полученных и израсходованных, программа позволяет сформировать стандартные отчеты, содержащие итоговые и детальные сведения о состоянии расчетов с подотчетными лицами.

Стандартный отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам, содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Используется для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.

Стандартный отчет «Журнал-ордер счета по субконто» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо) за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам.

Стандартный отчет «Журнал-ордер и ведомость по счету» представляет собой отчет по движению на счете (начальное сальдо, обороты с другими счетами и конечное сальдо), детализированный по датам (периодам) или по проводкам (операциям).

Стандартный отчет «Анализ счета 71» представляет собой таблицу, в которой содержатся обороты счета с другими счетами за указанный период, а также сальдо на начало и на конец периода.

Стандартный отчет «Анализ счета по субконто» содержит итоговые суммы корреспонденций данного счета с другими счетами за указанный период, а также остатки по счету на начало и на конец периода в разрезе объектов аналитического учета.

Стандартный отчет «Главная книга» используется для вывода оборотов и остатков счета за каждый месяц. Данный отчет полезен при подведении итогов и составлении отчетности.

В стандартный отчет «Карточка счета» включаются все проводки со счетом 71 или проводки по данному счету по конкретным подотчетным лицам, в карточке счета показываются остатки на начало и на конец периода, обороты за период и остатки после каждой проводки.

Ежемесячно итоги из журнала-ордера переносятся в Главную книгу: дебетовые обороты – по корреспондирующим счетам, кредитовые – общей суммой. Данные из главной книги переносятся в баланс. Схема учета представлена в Приложении 2.

Далее представим журнал хозяйственных операций. Напомним, что в ОАО «ИЭМЗ «Купол» бухгалтерский учет ведется с применением программы 1С: Предприятие 8.1. За день осуществляется большой поток хозяйственных операций, что делает достаточно трудоемким их представление в данной курсовой работе, поэтому представим примерные хозяйственные операции, отражающие порядок расчетов с подотчетными лицами за период 05.08.2013 – 09.08.2013:

№ п/п	Дата	Содержание операции	Корреспонденция счетов		Сумма	Документ
			Дебет	Кредит
1	05.08.2013	Возвращен остаток неиспользованных подотчетных сумм Селезневым А.П.	50	71-1	425,13	ПКО № 283 от 02.08.2013
2	05.08.2013	Выдан аванс Новиковой С.Д.	71-1	50	5300,00	РКО № 311 от 02.08.13
3	05.08.2013	Перечислены денежные средства Петрову Е.Н. с расчетного счета	71-1	51	7281,13	Выписка с расчетного счета № 102 от 05.08.13
4	05.08.2013	Выдан ж/д билет Соболеву Н.Л.	71-1	50-3	3530,00	РКО № 312 от 02.08.13
5	05.08.2013	Приобретена проволока сварочная	10	71-1	12863,72	Товарная накладная № 085 (форма № ТОРГ-12) от 02.08.13  Приходный ордер № 59 от 02.08.13  Авансовый отчет № 128 от 02.08.13
6	06.08.2013	Отражен НДС по приобретенным материальным ценностям	19	71-1	2315,47	Товарная накладная (форма № ТОРГ-12) № 085 от  02.08.13  Счет фактура № 085 от 02.08.13
7	07.08.2013	Возвращен перерасход Иванцовой Т.О.	71-1	50	112,30	РКО № 313 от 04.08.13
8	07.08.13	Оплачено Килиным Е.В. поставщику за поступившие материалы	60	71-1	39520,00	Бухгалтерская справка-расчет от 04.08.13  Авансовый отчет № 131 от 04.08.13
9	07.08.2013	Отражены произведенные подотчетным лицом расходы, относящиеся ко вспомогательному производству	23	71-1	369851,06	Авансовый отчет № 132 от 04.08.12
10	07.08.2013	Произведены расходы социального характера	91-2	71-1	8500,00	Авансовый отчет № 138 от 04.08.13
11	08.08.2013	Отнесены на затраты суточные	20	71-1	2500,00	Авансовый отчет № 136 от 04.08.13
12	08.08.2013	Удержана задолженность по подотчетным суммам из заработной платы	70	71-1	218,30	Расчетная ведомость № 15 от 08.08.13
13	09.08.2013	Начислены положительные курсовые разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте	71-1	91-1	426,18	Бухгалтерская справка – расчет
14	09.08.2013	Произведены расходы относящиеся к расходам на продажу	44	71-1	31500,00	Авансовый отчет № 137 от 06.08.13
15	09.08.2013	Отражена недостача денежных средств выданных под отчет	94	71-1	3870,10	Авансовый отчет № 140 от 06.08.13

 

 

3. Рационализация расчетов с подотчетными лицами.

 

В ходе изучения учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ИЭМЗ «Купол» были выявлены некоторые недостатки:

- отсутствуют правила  подтверждения представительских расходов;

          - в организации утеряна учетная политика и график документооборота.

В целях совершенствования бухгалтерского учета целесообразно провести следующие мероприятия:

1. Разработать правила подтверждения представительских расходов, для этого предлагается:

- составить перечень документов, подтверждающих затраты организации на проведение приемов (первичные документы бухгалтерского учета, аналитические регистры  налогового учета, расчет налоговой базы, а также внутренние документы организации);

- обосновать необходимость проведения  переговоров;

- составить перечень лиц присутствующих  на переговорах;

- разработать смету представительских расходов (Приложение 4).

 

2. Разработать график документооборота. (Приложение 5).

3. Обеспечить организованное  хранение документов, назначить  лицо ответственное за передачу  документов в архив.

 

 

Выводы и предложения.

 

В заключении можно сдать выводы о том, что поставленные во введении данной курсовой работы цели и задачи  были достигнуты. В частности рассмотрены основы бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами, рассмотрены расходования подотчетных сумм на хозяйственные нужды и командировочные расходы, изучены сущность  представительских расходов и требования к их оформлению.

В ходе написания работы рассмотрены основные первичные документы, а также нормативные акты, регулирующие ведение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском и налоговом учете. При изучении нормативно-правовой базы были замечены основные требования к отнесению расходов к представительским.

Анализ деятельности организации подтвердил углубленную специализацию производства, выявил положительную динамику выручки от реализации продукции, финансовую стабильность организации; нами было отмечено увеличение числа оборотных и внеоборотных активов,  и выявлена тенденция превышения величины заемных средств над собственными.      Основным первичным документом, отражающим расчеты с подотчетными лицами, является авансовый отчет. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71.

В ОАО «ИЭМЗ «Купол» были выявлены следующие недостатки:

- отсутствие графика документооборота  расчетов с подотчетными лицами;

- отсутствие правил подтверждения  представительских расходов.

Для устранения выявленных недостатков предлагаем:

- создать график документооборота по расчетам с подотчетными лицами;

- принять форму сметы представительских расходов официального приема представителей;

- разработать правила подтверждения представительских расходов;

- для предотвращения потерь  документов обеспечить организованное  их хранение, с назначением ответственного  лица.

 

 

Список используемой литературы

1. "Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 23.07.2013) (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.10.2013);
2. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 23.07.2013) "О бухгалтерском учете". Принят Государственной Думой 22 ноября 2011 года;
3. Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные  командировки»;
4. Письмо Минфина России от 12.03.03 г. № 04-02-03/29;
5. «Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой банка России на территории Российской Федерации» (утв. Банком России 12.10.2011№ 373-П). (Зарегистрировано в Минюсте РФ 24.11.2011 № 22394);
6. ПБУ10/99 «Расходы организации», утвержденное приказом Минфина России от 06.05.99 г. № 33н (с изм. и доп. От 27.11.06 г.);
7. Бухгалтерский финансовый учет. Бычкова С.М., Бадмаева Д.Г. М.: Эксмо, 2008. — 528 с;
8. Кондраков Н. П. Бухгалтерский (финансовый, управленческий) учет: учеб. —М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. - 448 с.
9. Камышанов П. И. Бухгалтерский финансовый учет: Учебник / П. И. Камышанов, А. П. Камышанов. – 4-е изд., испр. – М. : Омега-Л, 2007. – 589 с.
10. Феоктистов И.А. Расходы фирмы. Бухгалтерский и налоговый учет. Полное практическое руководство [электронный ресурс]//. - Режим доступа: http://www.libma.ru/delovaja_literatura/rashody_firmy_buhgalterskii_i_nalogovyi_uchet_polnoe_prakticheskoe_rukovodstvo/index.php
11. Дружинина С. Максимальный срок заграничной командировки [электронный рересурс]//. - Режим доступа: http://www.bashinform.ru/likbez/536530/
12. Н. Ковязина, А. Анищенко.  Новые правила направления сотрудников в командировки [электронный рересурс]//. - Режим доступа: http://www.glavbukh.ru/art/15260;
13. А.В. Брызгалин, О.Е. Аникеева. Определение представительских расходов [электронный ресурс]//. - Режим доступа: http://www.consultant-so.ru/news/show/type/company_news/year/2011/month/07/alias/spornye_voprosy_nalogovogo_ucheta_predstavitelskih_rashodov;
14. Брыкин И. Представительские расходы: спорные вопросы //Финансовая газета.- 2009.- № 16;
15. Устав ОАО «ИЭМЗ «Купол»;
16. Бухгалтерский баланс ОАО «ИЭМЗ «Купол» за 2010-2012 гг.
17. Отчет о движении денежных средств ОАО «ИЭМЗ «Купол» за 2010-2012 гг.
18. Отечет о финансовых результатах ОАО «ИЭМЗ «Купол» за 2010-2012 гг.
19. Пояснения к бухгалтерскому балансу и отчёту о финансовых результатах ОАО «ИЭМЗ «Купол» за 2010-2012 гг.
20. Пояснительная записка к годовому отчёту ОАО «ИЭМЗ «Купол» за 2010-2012 гг.